檔案管理中電子檔案的重要性分析

涂桂莉

【摘要】在檔案管理中，電子檔案具有至關重要的作用。隨著信息化技術的不斷運用，電子檔案已經成為檔案管理中的重要種類，如何提高電子檔案的管理效果，對于檔案管理而言具有關鍵性的作用。因此，我們需著力重視電子檔案的特點，認真分析電子檔案管理時應當采取的方法和措施，并結合電子檔案管理實際，制定有效的電子檔案管理方法，使電子檔案管理能夠取得積極成效，確保電子檔案在安全性、實效性方面滿足檔案管理的實際需要，以解決電子檔案在管理過程中存在的諸多問題。

【關鍵詞】檔案管理;電子檔案;重要性

目前，電子檔案已成為檔案材料的重要組成部分，由于電子檔案數量不斷增多，對電子檔案的管理提出了較高的要求，如何在現有的檔案管理制度下做好電子檔案的管理，對檔案管理而言至關重要。因此，我們應當結合電子檔案的特點和電子檔案的優勢，制定具體的電子檔案管理措施，使電子檔案管理能夠在科學性、實效性和系統性方面滿足實際需要，提高電子檔案的管理效率，使電子檔案在存儲、調用和實際應用方面能夠取得積極效果，為電子檔案的管理奠定良好的基礎。

一、電子檔案能夠節約管理成本，提高管理效率

（一）電子檔案存儲空間小，節約儲存成本。電子檔案與傳統的紙質檔案不同，電子檔案在實際管理中存儲空間小，主要存儲在計算機硬盤和數據庫中，在較小的芯片內就可以存儲大量的數據，無論是數據容量還是數據規模，都是傳統的紙質檔案所無法比擬的。由于電子檔案存儲空間小，占用容量不大，在整個存儲過程中對工具設備的要求不高，依靠電腦操作即可完成，與傳統紙質檔案相比，電子檔案的存儲成本相對較低。基于這一優勢，電子檔案已經成為各個單位檔案存儲的主要形式。單位檔案資料數量多，傳統的紙質檔案不但占用了大量的場所，同時還需要專門的檔案管理設備予以輔助，應用電子檔案，可極大節約檔案的存儲成本。

（二）電子檔案對檔案保管場所沒有嚴格要求。由于電子檔案主要存儲于電腦硬盤和專用的數據庫中，對保管場所幾乎沒有要求，只要能夠放置電腦的地方，就可以存儲電子檔案。這解決了傳統檔案管理需要大量專用保管場所和專用保管設備的問題。單位使用電子檔案，可將電子檔案與傳統紙質檔案相結合，極大節約檔案保管場所的面積，并節省了用于檔案管理的專用設備投入，使整個單位的檔案管理效果得到提高，節約大量的檔案管理開支。

（三）電子檔案整理速度快，調用查找容易。使用了電子檔案之后，對檔案信息的查找不用再翻閱紙質檔案的目錄，可以通過電腦檢索的功能直接找到對應的檔案，有效提高了檔案的查找和調用速度。現如今，各工作單位由于檔案的數量較多，在檔案查找的過程當中，如何快速找到所需要的檔案是一個難題。應用電子檔案之后，無論是檔案材料的整理，還是檔案資料的查找，都可以在較短的時間內完成，避免了傳統紙質檔案查找速度慢、調用時間長的弊端，以此影響實際應用效率。

二、電子檔案保管時間長，不受自然條件限制

（一）電子檔案可以建立備份，長期存儲于數據庫中。電子檔案可以根據實際需要建立備份，將備份長期存儲于數據庫中，避免電子檔案發生丟失。由于電子檔案可以進行多個備份，可以分成不同的渠道存儲，最大限度地保證了電子檔案的有效性，避免電子檔案因保管不善而發生丟失。同時，將電子檔案存在于數據庫中，數據庫的使用年限相對較長，可以保證電子檔案的存檔時間有效延長，避免了紙質檔案在存檔過程當中因保管環境的問題造成紙質檔案損毀。所以，電子檔案比紙質檔案在保管時間上要更長一些。

（二）電子檔案可以進行網絡傳輸，可以存儲于云端。電子檔案與紙質檔案最明顯的區別在于可以進行網絡傳輸，可以存儲于云端，既方便電子檔案的調用，同時也減輕了數據庫的壓力，使電子檔案利用云存儲的方式進行實時存儲和實時調用，并且不占用現有數據庫的空間。這一存儲手段主要依賴于云端技術，能夠實現電子檔案的云端存儲。在此基礎上，電子檔案的使用和傳輸也可以利用網絡來實現，降低了電子檔案的存儲難度，使電子檔案的傳輸和存儲更加便捷、更加快速。

（三）電子檔案不需要專門的檔案室存儲。電子檔案在存儲過程當中，不需要專門的檔案室存儲，只存儲于計算機硬盤和數據庫網盤中。在存儲過程當中對場地要求并不十分嚴格，單位的每一臺計算機都可以成為電子檔案的存儲終端，只要將電子檔案做好備份和匯總，電子檔案的實際使用就不受影響。所以，電子檔案的優勢在于不需要專門的檔案室進行儲存，節約了專用場地，使電子檔案的存儲難度降低，存儲效果更好，整個電子檔案的存儲成本得到了有效的控制。

四、電子檔案管理難度低，可以實現系統化管理

（一）電子檔案的歸檔速度快。相比于紙質檔案，電子檔案的歸檔速度比較快，電子檔案的歸檔只需要按照檔案的類別予以轉換存儲即可，不像傳統的紙質檔案，需要對其進行分類，同時需要對其中的內容進行篩選。現如今，電子檔案的歸檔只需要對文件內容按類別存儲，存儲時歸到相對應的硬盤區域即可。對于電子檔案的管理，普遍采取專用的文件夾和專用的硬盤進行管理，使電子檔案的歸檔速度能夠滿足使用需要，能在較短的時間內對電子檔案進行快速歸檔。

（二）電子檔案有專門的電子系統實施管理。在電子檔案管理中，有專門的電子系統實施管理，既能夠實現電子檔案的快速歸檔，同時，也能夠保證電子檔案在查詢和調用過程當中滿足實際需要。專用的電子管理系統管理效率高、針對性強，能夠實現全部的檔案管理功能，是現階段電子檔案管理的有效工具，在實際使用過程當中能夠滿足單位的檔案管理需要。采用電子檔案管理系統，能夠保證檔案在歸檔的過程中分門別類，在檔案調用時實現快速查詢、精準定位，高度有效地完成電子檔案的傳輸。

五、電子檔案準確性強，防止檔案資料被惡意篡改

（一）電子檔案資料可以進行加密，防止篡改。電子檔案資料具有準確性強和安全性強的特點，在使用過程當中，可以對電子檔案資料進行加密，加密之后的電子檔案資料能夠有效地防止篡改，最大限度地保證了電子檔案資料的安全性。電子檔案與紙質檔案不同，如果沒有專用的保護手段，容易被惡意篡改。現階段，電子檔案資料普遍采取加密的形式予以保護，解決了電子檔案資料的安全性問題，使電子檔案資料在傳輸和使用過程當中能夠保證原始數據和資料內容不發生改變。

（二）電子檔案可以設定管理權限，檔案調用需審批。電子檔案資料在管理過程當中可以設定管理權限，不同的管理權限對電子檔案資料的調用程度也不一樣，電子檔案調用時也需要采取審批制度，避免電子單流失和未經授權進行傳輸。電子檔案的審批可以利用網絡系統進行，可以在電子檔案的管理系統中實現。現階段，各單位主要領導享有電子檔案管理的最高權限，且往下依次享有電子檔案的調用和使用權限，對于使用權限的審批需要經過主要領導的授權，同時也需要在電子管理系統中予以備案。

（三）電子檔案沒有特別權限不能修改，檔案資料準確性高。電子檔案在保管過程當中，沒有特別的權限不能對其進行修改，合理保證電子檔案資料的完整性和準確性。考慮到電子檔案的原始性特征，后期篡改既影響電子檔案的記錄結果，同時，也會導致電子檔案信息失真。因此，在修改權限上，只有最高權限，才能夠具有電子檔案的修改權，并且每次電子檔案的修改都會在網絡上生成相應的記錄，做到有據可查、有跡可循，避免電子檔案修改喪失其相應的控制權。

六、結論

通過本文的分析可知，電子檔案在檔案管理中具有明顯的優勢，在實際管理過程當中，我們既要認識到電子檔案的益處和特點，同時還要制定具體的電子檔案管理方法，保證電子檔案管理能夠在準確性、實效性和科學性等方面滿足實際需要，通過采取專用的電子檔案管理系統，也能夠滿足電子檔案的管理需要，使電子檔案從歸檔、保管、調用等程序上都能得到有效管理。

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