信息化背景下檔案管理工作的SWOT分析

胡紅霞

【摘要】本文以戰略管理中的SWOT分析方式視為主要的分析對象，針對檔案信息化管理的內外部環境做出合理的判斷，提出相對于科學的方案，確保檔案管理工作更加順利地開展。

【關鍵詞】信息化;檔案管理;SWOT分析

國家的信息化發展相對滯后，因起步較晚，相較于國外的發展程度來說還有較大的進步空間，目前仍處于不斷探索的階段，在其發展的進程中反映出不足之處。為了讓檔案信息化建設實現更為穩定的發展，需要從科學分析的角度明確存在的主要問題，通過展開較為深入的剖析，尋找合理的應對措施，這將具有顯著的意義。

一、信息化背景下檔案管理的基本概述

信息化是一種趨勢，其象征著人們進入到新的發展階段，信息化元素在多個領域的滲透和發展，使得人類社會發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作也開始接受著信息化元素的影響，檔案信息化建設的步伐逐步加快，檔案信息化建設工作正式成為一種新的潮流。檔案信息化是現代信息技術和檔案工作相互結合的重要產物，屬于檔案部門在運用了相應的信息技術之后為檔案管理提供的有效支持，促使檔案工作呈現出現代化模式，提升了基本的工作效率和質量。檔案信息化的基本目標以及相應的任務等均是結合當前國家發展的基本要求做出的具體分析。檔案信息化能夠讓檔案管理工作更加順利地開展，同時又能迎合當今社會對于高效率工作提出的必然要求，促使傳統的檔案管理模式實現有效的轉變。轉變了以往的傳統模式，檔案信息化管理工作呈現出多元化的特征，其覆蓋的內容多種多樣，在這類動態化的系統工程實踐中，檔案管理信息化成效明顯，其被這個時代賦予了新的內涵。

二、信息化背景下檔案管理工作的SWOT分析

信息化背景下檔案管理工作開始積極地融入了新型的技術，這就使得檔案管理工作的效率和質量得以提升，同時也讓檔案管理的模式不斷優化，取得了更為顯著的進展，符合當前信息時代提出的嚴格要求。

（一）優勢之處。檔案信息化屬于新時代的產物，其在管理實踐中積極地運用了新的理念，促使管理的成效更加顯著，同時也讓相關的工作進展更加明顯。基于SWOT分析方式對檔案管理信息化做出合理的判斷，能夠從不同的方面解讀其優勢之處：首先是涉及的內容更為豐富。作為人類活動的重要依據，檔案記載著真實的情況，屬于具有歷史價值的資料，社會實踐活動的真實性以及多樣性等讓檔案信息的內容更加的多元，彰顯出實際的多樣性特征。檔案信息資料十分豐富，在管理上需要耗費大量的時間和精力，若是采取信息化的管理模式，可以減輕人員的工作壓力，提升工作的效率，是一種較為可靠的管理模式。其次則是檔案信息的地位較高。因其本質的屬性就是讓人們可以在觀念上對其提升認識，心理上對檔案信息的真實情況有所了解，這就使得檔案本身的可信度較高，對比于其他的信息和資料來說，這就是其顯著的特征。再者就是檔案管理實現信息化之后的便利性顯著。在電子信息時代，歸檔保存的數字信息越來越多，這就是檔案信息化管理的代表，通過將信息技術合理的運用至檔案管理工作中，使得檔案信息可以實現有效的歸檔處理，之后進行通盤規劃，將其合理分散至不同的業務環節，將重復性的作業提前落實，由此減少重復作業的情況，也可避免出現滯后作業的問題，從最大的限度上讓管理工作的效率穩步提升。

（二）存在劣勢。信息技術是21世紀具有代表性的產物，在這個信息化時代，檔案管理工作積極地融入了信息化的元素，其具體的工作效率有所提升。盡管在運用信息化手段落實檔案管理工作時彰顯出較多的優勢之處，但是存在的劣勢不容忽視。重點表現為以下幾個方面：資金投入受限制。檔案工作的開展往往需要資金的大力支持，但是因國家檔案館數量眾多，導致很多地方檔案館在信息化管理上反映出資金投入不足的情況，正是因為經費較為緊張，使得檔案信息化基礎設施的置辦存在著嚴重的問題。其次則是基礎設施的管理較為落后。這種問題的存在極大地影響到檔案信息管理工作的開展，因檔案信息化管理涉及較多的物質要件，比如計算機設備的軟硬件設施以及其他的輔助設施等，加之環境要求較高，所以需要積極重視信息技術的應用條件，分析相關設施的準備情況。縱觀當前的實際情況來看，關于信息化管理的整體投資不足，有限的資金尚未運用至合適的位置。此外，資金不足直接影響到基礎設施的科學化管理，在設施配置上忽視了實際所需設備的具體情況等。

三、基于SWOT分析檔案管理信息化的發展機遇

（一）電子政務的重點實施。電子政務管理成了一種新的趨勢，屬于國家的關鍵政策之一，在其管理的進程逐步加快的今天，檔案的管理成效備受關注。檔案作為政府完成相關工作的行政工具，因此其面臨著較為嚴格的要求，通過將電子政務這一政策積極的推行，使得檔案管理信息化成了一種新的趨勢，只有將其投入實踐，才能更好地迎合電子政務的進一步發展。

（二）法制社會的大力構建。作為一個法治國家，在人們開展各項活動的時候，均需要考慮法律的約束作用。在21世紀的今天，經濟以及社會的穩步發展使得檔案工作面臨著諸多的情況，同時也關注到諸多的新問題，在法制環境下，還需要將法律法規等逐步地完善，修正與社會發展步伐不相符的內容，促使檔案信息化法律法規體系管理落實到實處。正是相關法律法規的完善和健全，使得檔案信息化工作的開展更加的順暢，也為其實現更進一步的發展創造了更為優質的條件。

四、基于SWOT分析檔案管理信息化的發展途徑

（一）穩步推動檔案信息化法制管理。應該結合具體的情況做出合理的分析，實現相對規范和標準化的管理模式，妥善處理法規標準制定的相關問題，運用檔案信息資源的開發途徑，結合法律保障規范相關的行為。檔案信息資源開發利用應該在相關法律法規的規定之下落實基本的行動，保證各種行為均在法律約束的范圍內，踐行有法可依、有法必依的原則。在國家層面加以分析，相關的部門應該積極地將多種力量集合到一起，在深入研究法律規章的基礎上，促使各項檔案行政法規可以實現及時的修訂，確定更為嚴謹的標準和規范。此外，結合國內外檔案界最新學術研究的狀態加以分析，應該積極吸收先進和科學的經驗，從公眾獲取信息、公眾在線了解信息等多個方面提供較為可靠的保障。

（二）彰顯檔案信息資源的基本效益。在開發理念上加以分析，應該清楚地了解到資源管理的重要性，結合著子社會的實際需求，真正將多種資源合理運用起來。數字檔案資源能夠實現網絡共享的目的，各個檔案館需要積極結合館藏的基本優勢，從實際需求的角度，構建起富有特色的管理模式，以免檔案資源管理上出現重復勞動的問題，促使檔案信息資源管理的成效更加明顯。在技術問題上，還需要重視多元化技術的推廣，比如XML語言技術等，可以在實際運用的過程中，消除“信息孤島”的情況。這類標記語言可以被運用至某一行業中，甚至在實際運用的時候，將其作為一種數據交換的標準，在具體實踐時實現不同標準數據庫的信息流通。

（三）確保檔案信息的安全可靠性。網絡時代信息的共享往往是依靠著現代信息技術和網絡基礎設施等加以實現，依照傳統的方式時，往往需要投入較多的資金，技術力量需求量較大，甚至超出了檔案界可以承受的范圍，因此體現出極大的管理難度。為轉變這一現狀，需要積極轉變檔案部門的工作模式，主管部門應該進一步強化對信息資源管理的力度，就相關的規范和標準加以出臺，制定出科學的管理標準，促使檔案信息資源管理可以在較為規范的標準下落實，給資源共享打下堅實的基礎。

五、結語

重點分析了信息化背景下檔案管理工作的開展情況，基于SWOT分析模式，闡述了具體的優勢和劣勢，明確了開展進程中面對的機遇。為了更好地實現科學發展的目標，主張合理利用科學的檔案信息化管理手段，實現資源的共享，彰顯出信息時代檔案管理工作的開展成效。

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