現代醫院人事檔案管理信息化建設研究

楊玲

【摘要】人事檔案管理是醫院人力資源管理工作中非常重要的一部分。隨著信息技術的不斷發展與革新，人們的思維方式與時間概念、空間概念都發生了很大的變化，在新形勢下，現代醫院的人事檔案管理內容更加廣泛，信息數據也變得越來越多，這使得傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足現階段的需求，如何才能使人事檔案管理跟上時代的步伐，更好地為醫院的發展服務，已經是急需解決的一個問題。本文通過對現階段醫院人事檔案管理中存在的問題進行分析，并對現代醫院人事檔案管理信息化建設進行了深入的研究。

【關鍵詞】現代醫院;人事檔案;管理;信息化;建設

醫院的人事檔案會記錄這所醫院在職人員的很多信息，這些信息關乎醫院職工的利益，其記錄的信息具有一定的法律性與證據性，可以為醫院職工發放工資、考核干部、評定職稱甚至是人事糾紛提供一定的參考依據。對于醫院人事檔案進行信息化建設主要工作就是利用計算機技術以及現代網絡化技術對醫院人事檔案有關的信息進行存儲與利用，提高人事檔案管理工作效率，使其工作更為便捷，準確。

一、現代醫院人事檔案信息化建設

近年來，隨著醫院的不斷發展，各項業務水平都有所提升，這其中最關鍵的就是醫院逐漸走向現代化，從傳統的管理模式向現代化、高效率、信息化的管理模式轉變。醫院人事檔案管理也不例外，為了進一步確保醫院的可持續發展，醫院人事檔案管理也逐漸引入信息化。為了更好地實現醫院人事檔案管理信息化建設，一方面，醫院的領導層以及各科室的管理者應該對人事檔案管理信息化建設加以重視，不僅要對人事檔案管理信息化建設相關的決策加以支持，還應該認真、細致地做好與人事檔案管理相關的工作;另一方面，醫院人事檔案管理相關的工作人員要樹立信息化管理的意識，深刻認識到醫院人事檔案管理信息化建設的必要性，并將相應的工作提上日程，提高醫院人事檔案管理的時效性。

二、現代醫院人事檔案存在的問題

（一）人才流動導致信息紊亂。人事檔案管理管理工作會涉及很多的部門，醫院人事檔案管理時，在對其進行收集、傳遞與錄入的時候必須接受黨委組織有關部門以及政府人事有關部門等的共同參與和管理，這樣一來，就很容易導致人事檔案在實際的流轉與管理過程當中出現分歧與沖突，這不僅影響了人事檔案管理的時效性，還會對人事檔案的真實性造成一定程度的影響。

（二）人事檔案管理制度不嚴謹。現階段，我國醫院的人事檔案管理制定還存在著一些不足，有待進一步完善。主要表現為：一是絕大多數的醫院人事檔案管理手段相對落后，沒有專職的專業人事檔案管理人員，甚至有些醫院采用兼職人員管理人事檔案工作。二是人事檔案管理工作人員也不夠熟練，再加上人員流動性比較大，導致醫院人事檔案沒有系統的整理與存檔。三是人事檔案管理工作人員工作變動過于頻繁，導致其對人事檔案管理的重要性認識不足，嚴重影響到人事檔案管理的水平。四是由于現階段我國醫院人事檔案多為紙質版，多次翻閱、查看很容易導致其損壞遺失。

（三）基礎設施及硬件設備不完善。我國現階段絕大多數的醫院都存在著人事檔案設備更新緩慢，數量不夠等問題，這樣一來，不但降低了檔案工作者的工作效率，還會造成信息更新不及時、難以查閱等問題。再者就是大多數人事檔案管理部門的計算機使用時間比較久，系統版本較低，這對人事檔案更新與查閱也有一定的影響。除此之外，由于人事檔案絕大多數是紙質的，在其存放與查閱過程中很容易造成紙張破損，字跡模糊等情況發生。因此，在進行人事檔案管理的時候應該按照有關規定，將其存放在防火、防潮的專用的庫房里。

三、現代醫院人事檔案信息化建設改進與改革

（一）加強網絡信息化管理。醫院人事檔案管理應該逐漸走向信息化與網絡化，這樣才能進一步提高人事檔案的價值，同時更好地滿足各有關部門日常對人事檔案的需求。醫院在進行人事檔案管理信息化建設的時候應該著手建立醫院職工人事檔案局域網，實現醫院人事檔案的共享性，這樣一來，各有關部門就可以在其局域網內對職工的人事檔案信息進行檢索與查詢，實現人事檔案快速、高效的獲取。不過在建立人事檔案局域網的同時，還應該解決好該局域網的使用權限問題，應該嚴格控制該局域網的使用權限，避免職工人事檔案信息泄露或者遺失等問題發生。除此之外，醫院人事檔案信息化建設應該跳出部門內部交流，打破部門之間的屏障，使其真正發揮出信息化管理的價值，實現信息化系統的全面性。

（二）加強制度建設。醫院人事檔案管理只有不斷對其規章制度進行完善，確保其規章制度滿足相關工作需求，才能夠更好地保障人事檔案管理相關工作順利、有序地開展，提高醫院人事檔案管理工作的水平。更好地為各有關部門的人事管理相關工作提供參考。醫院建立相關的人事檔案管理規章制度時，應該參照我國的《全國檔案系統信息化建設實施綱要》《檔案法》等有關文件，按照這些文件當中的相關規定對醫院人事檔案管理工作流程與環節進行科學、合理的細化，嚴格劃分人事檔案管理相關的工作崗位與相應的責任及工作任務，同時還要保證人事檔案管理各類工作之間的有效銜接，只有這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的真實性與可靠性。

（三）提高基礎設施和硬件配備。隨著信息化的不斷普及與快速的發展，現階段，各行各業都逐漸走向了信息化，也只有這樣才能夠更好地適應網絡發展的新需求。因此，為了進一步提升醫院人力資源管理水平與質量，就必須加快醫院人事檔案信息化管理的步伐。為了更快、更好地實現醫院人事檔案信息化建設，一方面，醫院應該增加對基礎設施的資金投入力度，全面配置人事檔案管理所需的硬件設施，保證人事檔案信息化建設所需的物質基礎;另一方面，還應該搭建醫院人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設提供良好的軟件支撐。

（四）加強人事檔案統一分類號。為了進一步改進與優化醫院人事檔案管理相關工作，使其更好地滿足相關部門對人事檔案的需求，在對人事檔案進行信息化建設的同時，還應該結合《中國檔案分類法》對醫院人事檔案展開分類，并根據醫院的實際詳情，制定滿足醫院實際需求的人事檔案分類操作細則，然后對人事檔案進行關鍵字標識區分。此外，還應該加強對人事檔案標識的校審工作，對分類錯誤的人事檔案及時更正，促使醫院人事檔案管理的標準化與規范化。

（五）拓寬檔案收集范圍。醫院人事檔案管理工作者應該及時地對醫院職工的人事檔案材料進行收集與整理，保證其人事檔案資料的及時性與準確性，避免因人事材料收集渠道閉塞造成醫院職工人事檔案不齊全的情況發生。特別是記錄者醫院醫護人員個人素質以及綜合業績考評的檔案，更應該及時收集與整理。除此之外，還應該對醫院職工的勞務合同、崗位變動以及獎懲材料等等進行收集與分類整理歸入相應的人事檔案，對人事檔案種類加以豐富，使人事檔案內容更為全面。這樣就能為人事檔案查閱者提供更為科學、有效的依據。

四、結束語

綜上所述，醫院人事檔案信息化建設不僅可以提升人事檔案資料的利用率，同時還可以提高人事檔案管理相關工作的工作效率，科學、規范地對醫院人事檔案進行管理。此外，醫院應該鼓勵人事檔案管理工作者，立足本職，大膽突破，利用現代信息化技術，進一步提升醫院人事檔案管理水平，為提升醫院發展提供更好的基礎。

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