高校數字化校園建設與電子檔案管理存在的問題

吳衛 倫鳳梅 劉昊瑜

【摘要】隨著互聯網技術的高速發展，使人們已經處在了一個信息網絡時代，因此，對高校進行數字化建設就顯得十分有必要。而數字化校園的建立，有利于高校多方面管理的穩步提升，不斷提高各部門間的工作效率，并且在高校老師方面，能夠提升老師的教學質量;而在高校學生這方面，則能夠推動學生學術等的研究和創新，從而能夠很好地助力于高校的不斷發展。然而高校在進行數字化建設中由于經驗不足、意識不夠等原因，還存在諸多問題。本文則是對高校數字化校園建設和電子檔案管理存在的問題進行的探討，希望高校能夠看清問題并解決問題，實現其發展。

【關鍵詞】高校;數字化校園建設;電子檔案管理;存在問題

隨著互聯網技術的日趨成熟，高校也逐漸在教學、科研和信息管理中運用到了網絡技術、多媒體技術和通信技術等技術，從而不斷完善對數字化校園的建設。而又隨著校園數字化建設的不斷完善，高校信息化程度也在逐漸加深，而這之中的電子檔案管理很好地提高了高校檔案管理水平。而在高校數字化校園建設和電子檔案管理中，由于高校本身部門眾多，人員復雜，教學檔案、學生檔案等的各種檔案信息量巨大，對其的建設和維護提出了較高的要求，因此，導致高校在數字化校園建設和電子檔案管理上存在著不小的壓力。

一 高校數字化校園建設存在的問題

現下，大多數高校都在積極進行數字化校園建設，但是在它的建設上由于受到高校自身的發展限制而存在著或多或少的問題，這些問題可大致分為建設分工不明、相關設備不足和相關技術建設人員不夠這三種。

（一）數字化校園建設中分工不明。數字化校園建設各大高校已經得到了一定程度的建設，但是在高校建設過程中往往存在分工不明的情況。學校在數字化校園建設中將大量的工作外包，但是對于學校和外包企業相關責任人的對接上存在極大問題。在外包企相關責任人上，學校能夠得到強大的技術支持，但是由于相關人員對校園情況并不是很熟悉，就會造成建設盲區，以至于最終結果呈現上出現一定偏差。且在哪個區域投放多少人力不清晰，負責人來回扯皮耽誤問題解決也耽誤時間。而在學校相關負責人上，一般情況下其都能做好開工和驗收監管工作，但是在施工建設中，往往存在監管不力的情況。例如在建設中，往往存在資源調動或暫停情況，但是學校負責人缺乏一定的及時掌控，從而影響學校正常的教育教學。同時由于學校存在多個院系，各院系間的建設存在各個細化管理，而管理人員眾多也導致分工不明，管理混亂的情況。

（二）相關數字化設施不足。高校數字化校園建設得到了多方的認可和支持，但是總體來說，學校在數字化校園建設這塊缺少足夠的經費支持。這一點可以從高校設施采購和使用上體現。而設備不足就會造成老師教學資源緊張，導致其分配不齊，影響學生接收知識的效率。例如學校數字化圖書館的構建上，由于大多數學校在設計時并沒有考慮學校師生具體情況，其平臺無法承受大量師生同時涌入，以至于在其使用上必須分時段進行操作。同時還由于采購人員對學校各院系教學的具體情況出現慣性思維，從而使采購的設備與實際需要不符，造成資源浪費。例如多媒體教室，體育系和計算機系存在本質區別，但是在多媒體教室建設上，有些學校卻沒有明確劃分，造成資源利用率不夠或不足兩種極端現象。

（三）數字化技術建設人員不夠。大部分高校在數字化校園建設中缺乏一定的本校相關專業人員，從而導致整個數字化校園在建設后期的運行和維護上存在一定的隱患。一方面，一些學校并不是綜合性院校，學校并沒有相關專業的老師和學生，因此存在技術扶持上的先天不足，從而在數字化校園建設后不能做到及時、有效的設備運行和維護，并且即使有專業技術人員，但是大多是遠離科研前線多年的專職人員，缺乏對數字化的敏銳度，很難在前期就做到隱患的有效排除。因此，高校在數字化技術建設人員上儲備不足，造成后期運行和維護存在一定困難。

二 高校電子檔案管理存在的問題

近年來，各大高校也在積極利用互聯網技術實現自身的管理水平的不斷提升，而隨著電子檔案的建設，其管理水平也在不斷提升。但是在電子檔案管理中，依舊存在著意識不夠、管理滯后和安全性不高等問題，還需要進一步加強管理。

（一）意識不夠。高校在進行數字化校園的大力建設，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的認真態度，從而使一些門類在建立后卻缺乏有效的管理，從而喪失了其強大作用，形成資源的嚴重浪費。就在電子檔案的管理上，高校領導層缺乏足夠重視，從而使其在管理也存在極大問題，從而使檔案資源不能發揮其方便、快捷的作用。例如，一個老師想要抽取自己的教學檔案，但是由于高校在電子檔案上管理不善，該老師很難在短時間內獲取相關檔案資料，嚴重影響其教學進度。

（二）管理滯后。在高校電子檔案管理上還存在管理滯后的問題。高校處于一個人員密集且流動性很強的環境中，因此在進行電子檔案管理時，往往需要對其進行不斷更新和維護，以保證其的準確性。但是面對信息量巨大的檔案信息，相關管理人員并不能做好及時更新和維護工作，從而使其更新發展速度跟不上真實信息變化速度，同時在相關人員進行信息提取上存在較大時差，從而使靈活調動跟不上需求需要。例如，學生想要獲取其在校成績證明，在經過申請、批復后，還需要等到一定時間的提取，從而才能實現信息的獲取，而這對需要及時提取信息的學生來說顯得很不友好。

（三）安全性不高。高校在電子檔案管理上有一定的技術人員做支撐，但是在日常信息的管理上，也存在著一定的信息安全隱患。首先是檔案信息本身存在的安全隱患，高校電子檔案分為共享性和私密性，在信息共享上，相關管理人員確實應該做好安全防控，但是缺乏一定的安全意識，不能有效地排除相關危害信息，從而使學生受到思想污染，這是管理人員不可推卸的責任。而在私密性信息管理上，管理人員專業素養不夠，從而不能使相關信息得到安全管理，時常出現信息泄露事件，嚴重影響師生信息安全和學校聲譽，同時在進行信息的存儲和提取時，缺乏必要手段進行二次保護，也容易造成信息外泄。其次是電子檔案存儲的環境可能存在的安全隱患。由于自然因素或人為因素造成相關設備出錯的情況也時有發生。

三 結束語

總之，順應時代發展，高校應該積極運用網絡技術、信息技術等高科技技術進行數字化校園建設和電子檔案管理，以使高校的教育教學和科研水平得到長足發展。而在目前高校數字化建設和電子檔案管理中主要存在的問題是建設和管理意識還不夠，不能有效推進相關工作的開展，其次就是面對校園整個群體，不能夠做好其內部的有效聯合和有序管理。因此，高校在進行數字化校園建設和電子檔案管理時，需要做好意識基礎的準備，大力推進其建設和管理，正面對待問題并積極解決。從而實現高校的現代化建設，推動其長遠發展。

【2018年黑龍江省高等院校檔案研究項目（項目編號：HGDK2018-20）】

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