事業單位檔案管理信息化建設分析

高麗

【摘要】科技發展的突飛猛進使得信息技術在各領域得到普及和應用。事業單位的檔案管理工作因涉及重要的檔案資料，對單位的長遠發展是十分重要的。因此，檔案管理工作要緊跟時代發展趨勢，主動融入大數據戰略和事業單位的改革機制中，依托大數據平臺，實現檔案管理的信息化，有效提高檔案管理工作效率，以促進檔案管理的健康、可持續發展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化;策略

時代在進步，科技在發展，信息化已經成為現階段各行各業發展的主流趨勢，并日益改變著人們的生活。因此，作為站在國家行政管理體制改革風口浪尖上的事業單位，要意識到傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足現行的工作需求，必須要順應時代趨勢進行改革。事業單位的檔案管理工作必須要與信息化接軌，這樣既可以保證檔案資料可以得到永久的保存，方便快速地對檔案進行調閱，又極大提高了工作效率，促進事業單位各項工作的有序進行。

一、事業單位檔案管理信息化建設的必要性

檔案涵蓋了事業單位內部包括員工信息、合同審批、工作流程、重大會議決定等大量的信息，是事業單位的寶貴資源。隨著信息化時代的到來，事業單位檔案管理工作也要順應時代潮流，向信息化發展轉變，這樣才可以更好地確保事業單位檔案管理工作的真實、高效、安全，同時也可以方便事業單位內部人員進行檔案的調閱和整理，進而促進事業單位內部各項工作的有效進行。

二、阻礙事業單位檔案管理信息化建設的原因

事業單位的檔案記錄了單位從成立之初到現在發展的歷史，對事業單位而言具有不可或缺的價值。目前事業單位的檔案管理工作形式仍然習慣于傳統的人工操作，盡管很多單位嘗試了檔案管理信息化管理，但是在實際中由于各種原因，使檔案管理信息化發展的道路受到阻礙。具體表現在以下幾個方面：

（一）部分事業單位領導對檔案管理工作的重視程度有待提高。目前，一些事業單位領導把工作重點放在日常業務的管理上，沒有充分理解和意識到檔案管理工作的重要性，片面認為檔案管理工作僅是對檔案進行整理和歸檔，是一項最簡單、最平常的工作。導致對待檔案管理工作不夠重視，對檔案管理信息化建設投入的精力和資金不夠充足，使得事業單位檔案管理信息化建設工作設施不完善，阻礙了事業單位檔案管理信息化的發展，同時也在一定程度上影響了事業單位工作的正常運行。

（二）早期事業單位的檔案管理工作存在弊端。部分事業單位的檔案整理仍采用紙質錄入的方式，這種方式給日后資料的整理和查找帶來困難，不利于資料的長時間保存。另外，事業單位早期的很多資料大多都是紙質書寫，由于時間過長，且在保管過程中出現保管不利的情況，導致很多資料都有丟失、老化、不完整的現象發生。給檔案管理信息化及后續的整理和利用帶來了難題。

（三）事業單位檔案管理信息化建設的人才缺乏，工作能力不足。由于事業單位對檔案管理工作相對不夠重視，因而從事檔案管理工作的人員大多并非專業人士，且很多都是兼職檔案員，人員流動快，整體素質有待提高。由于在工作中達不到專業的檔案管理要求，在工作中容易產生失誤，因此無法保證檔案接收檢查、登記造冊、保存保管、借閱使用等工作內容的準確性和完整性。同時，事業單位檔案管理工作崗位相對邊緣化、工資待遇不高，導致許多有能力的人才不愿意投身到檔案管理工作中來，不利于檔案管理信息化建設的發展。此外，現有的檔案管理人員大多年齡偏大，受傳統工作方式的影響頗深，對新技術的接受能力弱，甚至出現排斥的現象。這些都導致事業單位的檔案管理信息化建設舉步維艱，給事業單位檔案管理信息化建設帶了不小的挑戰。

（四）事業單位檔案工作欠缺安全意識及安全措施。事業單位是國家設置的帶有一定的公益性質的機構。由于其獨特的性質，使得事業單位在工作中常常會有國家機密類資料，尤其是科研單位，某些項目資料十分重要，對保密工作有很高的要求。因此，事業單位的檔案管理工作必須要注意安全性。但是目前的檔案管理工作中對安全性的考慮尚不完善，同時對資料的審核過程不夠嚴謹，加上缺乏相應的安全措施，使重要資料的安全性無法得到有效保障。

（五）欠缺資金投入，信息化建設基礎設施不足。事業單位信息化建設必須在保證基礎設施建設的前提下進行，但是目前某些事業單位沒有足夠的資金投入作為基礎，導致事業單位檔案管理信息化建設進度緩慢。

（六）沒有統一的信息化管理數據平臺。目前，事業單位之間沒有建立和制定統一的信息化管理平臺，一些事業單位僅僅根據本單位或本部門的需求，制定了自己的檔案信息化數據庫，但是在各類事業單位之間或部門之間由于沒有整體統一的信息化管理制度數據平臺，因此無法實現數據資料的共享，無法真正發揮數據信息化方便、快捷、高效的優勢。

三、檔案管理信息化建設的措施

（一）加大資金投入，加快基礎設施建設。事業單位應重視檔案管理的信息化建設，盡可能地加大資金的投入，為檔案管理信息化建設提供強有力的后盾。加強檔案管理基礎設施建設，積極引進先進技術設備，建立信息化管理平臺，對各類檔案文件進行電子掃描歸檔，建立全方位的信息化管理系統。

（二）現有檔案管理從業人員要轉變思想，樹立信息化觀念。在信息化背景下，事業單位的檔案管理人員要積極轉變思想，樹立先進的信息化意識，在工作中運用信息化的視角和觀念進行工作。同時，事業單位要定期宣傳最新的信息化成果，加強對現有從業人員的培訓、學習、交流，使他們可以學習和掌握網絡知識技術，以應對檔案管理信息化的各項工作、提高工作效率。

（三）提高檔案管理人員工資待遇，配備檔案管理人才。檔案管理工作具有嚴謹性和專業性，因此要聘請專業人才才能勝任，事業單位領導要重視檔案管理工作，提高檔案管理工作的崗位工資待遇，為專業人才的職稱評定工作提供便利，以吸引更多的專業人才投身到檔案管理工作中去，帶動和提升檔案管理人員的整體素質。

（四）保證事業單位檔案管理信息化的安全性。檔案管理的信息化建設，可以實現檔案資料的資源共享，同時也給檔案資源的安全性帶來的挑戰，因此，必須要保證檔案資料的安全性。檔案管理人員要對檔案資料根據分類和密級程度做好加密設置、訪問權限、身份識別等安全措施。同時，要時刻注意網絡、系統的安全，應在系統中設置防火墻，及時更新殺毒軟件，以便更好地起到預防保護作用。對于涉密單位，應按照涉密管理規定，對各類密級文件進行專業整理及歸檔。此外，要配備專門的檔案室，并且配有檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等基礎設施，最大限度地保證檔案資料的安全性。

（五）建立完善統一的檔案管理制度和平臺。事業單位要建立完善的檔案管理信息化制度，對檔案管理人員的日常工作進行考核，秉著公平公正的原則做到獎罰分明，以提升檔案管理人員的工作熱情，促進檔案管理工作更加規范化、標準化。同時，各事業單位之間要建立統一數據平臺，加強各事業單位間、部門間的聯系，實現資源共享，提升工作效率。

（六）建立實用的檔案信息網站。事業單位要建立自己的檔案網站，方便網上咨詢、查找，以及電子文件的實時歸檔和使用。網站應具有強大的檢索功能，才能夠充分發揮計算機網絡的優勢。要保證軟件硬件設備的穩定，及時更新換代，保證網站的運轉速度。

四、結束語

信息化儼然成為社會發展的主流趨勢。事業單位作為國家的重要分支，更要順應時代的潮流加強信息化建設。我們要充分認識到檔案管理工作的重要性，針對工作中發現的不足之處，采取有效的措施予以解決，為檔案管理信息化建設創造良好環境。同時積極引進人才，構建完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，以保證檔案管理工作的保密性和安全性，促進事業單位實現長遠發展。

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