淺談檔案信息化管理優點與策略

常山

實現檔案信息化管理，可以不斷提高管理效率，方便資源共享，保存具有穩定性，提高傳遞的速度和安全性。要建立規范體系，完善安全措施，健全管理制度，提高技術支撐，積極宣傳，提高檔案管理人員的責任感和使命感，使檔案管理工作順應新時代發展需求。必須利用現代科學技術，充分發揮檔案信息化管理的優勢，根據單位實際制定合理的策略和措施，不斷提高檔案信息化管理水平，切實促進當地經濟社會的協調有序發展。

規范化和信息化是檔案管理的方向。隨著科學技術和信息化技術的快速進步和發展，傳統的檔案管理模式應向信息化管理方向發展，不斷提高檔案管理水平。檔案信息化管理能夠不斷增強檔案管理能力，為檔案信息利用人和單位提供信息，為經濟和社會發展提供強有力的支撐。

一、檔案信息化管理的優點

（一）提高檔案管理效率

人工操作融于傳統檔案管理的各個環節，具體操作流程繁瑣，耗費大量時間，難以保障檔案信息的安全性和可靠性，人工操作中的微小失誤可能導致更大的錯誤。而檔案信息化管理可提高工作效率，使檔案管理變得簡單可靠，耗費人力和時間相對較少，只要保證錄入準確的檔案信息，就可以省時省力，查找檔案信息時只要在檢索欄輸入相關關鍵詞就可以輕松找到相關檔案，不會因為檔案數量繁瑣而耗費大量人力。可見信息化能顯著提高檔案管理效率。

（二）方便資源共享

在傳統檔案管理難以實現信息共享，檔案柜中擱置大量檔案信息，不僅浪費了大量檔案信息資源和資金，有時還難以找到文件及其檔案信息。運用現代科學技術實現檔案信息化管理，變案卷級管理、單途徑管理和外部特征（目錄）管理為文件級管理、體系管理和內外部特征（內容信息和目錄）管理。進一步發展的互聯網技術可以分離利用檔案信息及其有效載體，同時互聯其他信息管理系統，開發利用檔案信息的質量效率得到有效促進和顯著提高。借助基于互聯網的檔案信息網絡服務平臺能掌握其他部門和單位的工作重點和檔案管理動態信息，不僅能貢獻檔案信息資源，還能相互交流工作經驗和教訓。

（三）保存具有穩定性

傳統檔案管理以紙質檔案為重要載體，但紙張的耐久性其中的纖維素決定的，高溫、潮濕、氧化等外界環境素可破壞其中的纖維素，難以保證檔案能夠完整持久地保存，甚或損毀紙質檔案;檔案信息化管理可避免或降低上述缺陷，數字化技術能提高檔案存儲的穩定性，外界環境因素影響程度較低，有利于方便快捷地通過網絡傳遞檔案信息。

（四）提高傳遞的速度和安全性

在檔案傳遞過程中損壞和丟失情況時有發生，還可能因為其他原因造成丟失或延誤，難以收集得到完好無損的原始檔案，進而影響整理、歸檔和檢索利用的時效性。直接通過網絡傳遞的方式完成檔案管理整個過程，可見信息化管理能及時安全地完成檔案傳遞。

二、檔案信息化管理的策略

（一）建立規范體系

規范化和標準化是檔案信息化管理的前提和基礎。傳統管理方式獲得的案卷質量不高，不同檔案往往具有不同的著錄細則，難以實現不同管理軟件的相互銜接和利用;檔案信息化管理標準尚未統一，無法按照統一模式和操作程序進行全面管理;隨著科技發展，傳統的管理程序難以適應時代發展需求。所以必須建立健全檔案信息化管理規范體系，實現標準化、規范化、科學化、數字化管理檔案。

（二）完善安全措施

不論哪種檔案管理模式，均需要人的操作來完成。但是，人的操作往往具有一定的主觀性，難以避免不發生失誤，檔案的安全性受到一定的影響。要保證檔案安全，必須發揮人的主觀能動性，保證安全保存和利用密級檔案。應用信息化管理方式密級檔案時，要避免黑客和病毒等威脅檔案信息化管理系統，切實保證檔案信息資源數據庫的安全性，同時采取其他必要措施，不斷提高檔案信息化管理質量和效率。

（三）健全管理制度

檔案信息化管理制度，應遵循的要求包括：第一，建立健全并不斷完善合理科學的規章制度。為適應不同單位或部門信息化管理檔案的需要，必須符合法律法規要求和實際情況。第二，簡明實用。為充分發揮制度的指導和規范作用，建立的管理制度必須簡便易行，較為實用且具有較強的可操作性。第三，領導和職工均受制度的約束。管理制度能否得到貫徹執行與領導息息相關，只有領導嚴格執行管理制度，才能很好地約束職工這一制度的主要執行者。第四，要嚴肅執行規章制度。檔案部門是規章制度的制定、完善和執行部門，為充分體現規章制度的權威性，要嚴格執行規章制度，必須做到功過和獎懲分明，不得徇私舞弊，流于形式。

（四）提高技術支撐

檔案信息化管理的生命在于軟硬技術支持，這是檔案信息化管理的前提條件之一。首先，配備的硬件及其配套設備儀器要做到質量和性能優良，為避免和降低自然損毀的機會，應具有防電磁干擾和輻射等基本性能。其次，設計開發的檔案信息管理軟件要具有通用性，既要融合辦公管理系統，也要融合其他檔案管理軟件。最后，要采取保證軟硬件安全運行的具體措施。為保證檔案信息的完整性，實現一體化管理，要建立集成系統，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，不斷豐富和提高館藏檔案信息的數量和質量，開發綜合利用功能，實現網絡化信息化檔案管理模式。

（五）積極宣傳，提高檔案管理人員的責任感和使命感

提高檔案管理人員素質和培養管理意識是檔案信息化管理的關鍵。要加大力度提高檔案管理人員的職業歸屬感，適應科技發展需求以更新檔案管理模式。科技和網絡技術的發展，對每位檔案管理者的業務素質提出了更高的要求，要不斷加強培訓和學習專業管理知識及其前瞻性管理技術，不斷提高文字綜合和分析能力，不斷提高自身的管理水平和技能，實現檔案信息化，滿足經濟社會發展需求。

檔案管理者要認識到檔案信息在中國特色社會主義經濟社會協調發展中的重要性。必須順應新時代的發展，更新檔案管理內容和范圍，改進收集檔案的方式和方法。必須利用現代科學技術，充分發揮檔案信息化管理的優勢，根據單位實際制定合理的策略和措施，不斷提高檔案信息化管理水平，切實促進當地經濟社會的協調有序發展。要增強責任感和使命感，增強檔案信息化管理的科學性和時效性，為檔案信息利用者提供優質服務，切實促進經濟社會的協調發展。

可見，實現檔案信息化管理，可以不斷提高管理效率，方便資源共享，保存具有穩定性，提高傳遞的速度和安全性。要建立規范體系，完善安全措施，健全管理制度，提高技術支撐，積極宣傳，提高檔案管理人員的責任感和使命感，使檔案管理工作順應時代發展需求。（作者單位：內蒙古興安盟科爾沁右翼前旗紀律檢查委員會監察委員會）