如何在新形勢(shì)下做好辦公室行政管理工作

趙春梅

辦公室作為企業(yè)管理的重要組成之一，對(duì)于企業(yè)正常運(yùn)行有著極為重要的作用。這就要求企業(yè)管理層能夠合理開(kāi)展工作，從而有效溝通企業(yè)上下級(jí)，有利于員工工作積極性的調(diào)動(dòng)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)辦公室也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而有效開(kāi)展行政管理工作，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，同時(shí)，辦公室作為企業(yè)中協(xié)調(diào)各部門(mén)工作的機(jī)構(gòu)，對(duì)于企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的制訂有著極為重要的作用，這就要求辦公室工作效率能夠有效提高。

辦公室作為企業(yè)管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著極為重要的作用，這就要求企業(yè)能夠根據(jù)時(shí)代形勢(shì)制訂不同的管理策略，從而確保辦公室工作效率。企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識(shí)到辦公室作為企業(yè)計(jì)劃制訂傳達(dá)和不猛協(xié)調(diào)的中樞，能夠確保企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的可持續(xù)進(jìn)行。另外，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立較為完備的管理策略，從而使得企業(yè)各部門(mén)能夠正常工作運(yùn)行，切實(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，下面將針對(duì)新形勢(shì)下辦公室行政管理工作的有效開(kāi)展進(jìn)行討論。

一、企業(yè)辦公室行政管理職能

（一）協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的職能

辦公室作為企業(yè)行政管理的銜接部門(mén)，對(duì)于各部門(mén)的工作有著一定的協(xié)調(diào)職能。通過(guò)辦公室使得企業(yè)高層制訂的發(fā)展計(jì)劃能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給部門(mén)，從而確保企業(yè)發(fā)展方案能夠切實(shí)有效的執(zhí)行，有利于促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。另外，辦公室作為下層員工聯(lián)系企業(yè)管理的階級(jí)的方式，對(duì)于企業(yè)管理者了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r有著極為重要的作用，通過(guò)辦公室對(duì)于企業(yè)發(fā)展的反饋使得企業(yè)管理者能夠制定合理地發(fā)展規(guī)劃，從而確保企業(yè)的健康發(fā)展。除此之外，辦公室還負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部消息的匯總和分類，從而為決策者提供一定的便利，有利于提高企業(yè)的工作效率，同時(shí)，辦公室還能夠及時(shí)處理企業(yè)內(nèi)部問(wèn)題，從而確保企業(yè)能夠正常運(yùn)行，為員工的高效工作效率提供保障。

（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能

除了能夠有效協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，辦公室還能輔助領(lǐng)導(dǎo)制定合理地企業(yè)發(fā)展計(jì)劃。企業(yè)辦公室作為企業(yè)信息的中準(zhǔn)站，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r有著一個(gè)極為清楚地了解，這就導(dǎo)致辦公室對(duì)于企業(yè)發(fā)展計(jì)劃有著極為深刻的認(rèn)識(shí)。所以，在企業(yè)管理者制定發(fā)展決策時(shí)，辦公室可以提供合理地建議，從而確保方案的可行性。除此之外，辦公室在日常工作中應(yīng)當(dāng)注意對(duì)于基層員工的了解，從而能夠根據(jù)實(shí)際情況開(kāi)展工作，同時(shí)，辦公室還負(fù)擔(dān)著解決基層員工心理問(wèn)題的責(zé)任，這就要求辦公室對(duì)于企業(yè)基層有著一個(gè)較為密切關(guān)注，從而有效確保企業(yè)的工作效率。領(lǐng)導(dǎo)作為企業(yè)決策者往往有著巨大的壓力，這時(shí)就要求企業(yè)辦公室能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)合理分擔(dān)壓力，從而確保領(lǐng)導(dǎo)有著充足的精力規(guī)劃企業(yè)發(fā)展計(jì)劃，從而確保企業(yè)的正常運(yùn)行。

（三）體現(xiàn)企業(yè)文化職能

企業(yè)辦公室還是企業(yè)文化的具體體現(xiàn)，通過(guò)企業(yè)辦公室的有效工作，使得整個(gè)企業(yè)形成較強(qiáng)的凝聚力，從而確保企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。另外，辦公室作為企業(yè)與外界交流的窗口，是企業(yè)文化的集中體現(xiàn)，這就需要辦公室制定合理地管理體系，從而有效促進(jìn)企業(yè)文化的建立。除此之外，在企業(yè)發(fā)展中，辦公室應(yīng)當(dāng)注意對(duì)于企業(yè)基層與管理層的溝通，確保企業(yè)管理方案能夠發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用，同時(shí)，通過(guò)有效的溝通交流，使得員工對(duì)于企業(yè)有著較高的認(rèn)同感，從而為企業(yè)樹(shù)立良好的口碑，有效促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室行政管理存在的問(wèn)題

（一）機(jī)構(gòu)繁冗，人浮于事

由于缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致我國(guó)的企業(yè)辦公室不能對(duì)企業(yè)管理起到實(shí)質(zhì)性的作用。這就導(dǎo)致部分企業(yè)辦公室會(huì)出現(xiàn)機(jī)構(gòu)繁冗的狀況，導(dǎo)致辦公室職能不能很好地實(shí)現(xiàn)。除此之外，部分企業(yè)辦公室甚至?xí)霈F(xiàn)職能疊加的情況，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)效率較低，不能創(chuàng)造實(shí)際效益。由于企業(yè)管理部門(mén)相比于其他部門(mén)而言具有一定的特殊性，不能有效參與到實(shí)際生產(chǎn)工作中，這就導(dǎo)致部分辦公室不能很好地發(fā)揮溝通作用，導(dǎo)致企業(yè)管理者對(duì)于企業(yè)實(shí)際狀況缺乏一定的了解，不利于企業(yè)工作計(jì)劃的合理制定。另一方面，由于企業(yè)辦公室人員工資相對(duì)固定，這就導(dǎo)致部分員工缺乏工作激情，對(duì)于工作往往敷衍了事，不能很好地實(shí)現(xiàn)辦公室的職能，不利于企業(yè)工作效率的有效提高。

（二）辦公室人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

部分企業(yè)中，辦公室工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)也是當(dāng)前企業(yè)辦公室行政管理中存在的問(wèn)題。由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致辦公室工作人員不能很好地開(kāi)展工作，不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。辦公室員工作為企業(yè)工作中的核心，對(duì)企業(yè)決策的制訂有著極為重要的作用，而專業(yè)知識(shí)的缺乏就意味著辦公室員工不能很好地收集匯總信息，這就導(dǎo)致決策者不能準(zhǔn)確的做出決斷，不利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。甚至部分員工由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致其在工作業(yè)務(wù)上存在較大的問(wèn)題，不能有效開(kāi)展工作，間接影響到公司的發(fā)展。

三、辦公室行政管理工作的提高策略

（一）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，注重協(xié)調(diào)管理

為了有效提高企業(yè)辦公室工作效率，這就要求辦公室能夠改進(jìn)當(dāng)前工作策略，從而確保辦公室職能能夠?qū)崿F(xiàn)。由于辦公室處理的事務(wù)相較于其他企業(yè)部門(mén)來(lái)說(shuō)較為復(fù)雜，這就要求辦公室職員有著較強(qiáng)的協(xié)調(diào)意識(shí)，能夠配合各部門(mén)工作的展開(kāi)。同時(shí)，能夠積極參與到各部門(mén)工作中，確保各部門(mén)之間能夠協(xié)調(diào)工作，從而為企業(yè)樹(shù)立較強(qiáng)的凝聚力。除了專業(yè)工作能力，辦公室工作人員還應(yīng)當(dāng)注意自身素養(yǎng)，辦公室作為企業(yè)與外界聯(lián)系的窗口，是企業(yè)文化的直接體現(xiàn)，象征著企業(yè)的面貌，這就要求辦公室人員必須有著極高的自我素養(yǎng)，從而能夠合理應(yīng)對(duì)各種場(chǎng)面，有效促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)于辦公室工作人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，從而確保辦公室工作人員能夠參與到企業(yè)工作中，從而對(duì)企業(yè)發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。通過(guò)對(duì)辦公室工作人員素養(yǎng)和專業(yè)能力的有效提高，切實(shí)改善當(dāng)前企業(yè)辦公室行政管理工作的狀況，為企業(yè)發(fā)展打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

（二）工作創(chuàng)新是核心，建設(shè)高效隊(duì)伍

除了對(duì)于員工個(gè)人能力的增強(qiáng)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意工作創(chuàng)新。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)于企業(yè)管理有著更高的要求，要求企業(yè)管理制度更加完善，能夠做到精細(xì)化管理。這就要求企業(yè)辦公室能夠與時(shí)俱進(jìn)，制訂合理地工作方案，從而有效調(diào)動(dòng)公司各部門(mén)工作，使得各部門(mén)能夠協(xié)調(diào)工作，有效提高企業(yè)工作效率。由于企業(yè)管理制度的不斷變更，這就需要辦公室人員能夠盡快調(diào)整行政管理的工作方案，從而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)的革新。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)于員工個(gè)人潛力的發(fā)掘，從而使得員工能夠更好的參與到企業(yè)工作中，有效提高企業(yè)工作效率，通過(guò)對(duì)員工潛力的發(fā)掘，間接推動(dòng)企業(yè)辦公室管理的改革，避免人浮于事的狀況出現(xiàn)，使得辦公室管理制度對(duì)于企業(yè)發(fā)展能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用。

（三）完善激勵(lì)機(jī)制

除了工作制度的創(chuàng)新，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注意激勵(lì)機(jī)制的完善。通過(guò)激勵(lì)機(jī)制的推行，使得員工對(duì)于企業(yè)有著更高的認(rèn)同感，使得員工能夠積極參與到公司工作中，有效提高企業(yè)的工作效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)于員工的個(gè)人訴求有著一個(gè)較為基礎(chǔ)的了解，從而有效調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，通過(guò)人性化管理，使得員工個(gè)人才能得以彰顯，確保人盡其才，有利于員工個(gè)人潛力的發(fā)掘。除了激勵(lì)機(jī)制的完善，企業(yè)還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，從而確保激勵(lì)制度能夠落實(shí)到位，這就要求企業(yè)能夠針對(duì)各部門(mén)的工作情況制定不同的監(jiān)督方案，確保獎(jiǎng)懲得當(dāng)，從而有效調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室行政管理工作效率的提高對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著極為重要的意義，辦公室作為企業(yè)各部門(mén)聯(lián)結(jié)的樞紐，能夠確保企業(yè)政策落實(shí)到位，從而有效提高企業(yè)工作效率。這就需要企業(yè)辦公室在行政管理工作中能夠積極學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，從而確保企業(yè)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，切實(shí)有效提高企業(yè)工作效率，為企業(yè)發(fā)展打下扎實(shí)基礎(chǔ)。（作者單位：神華準(zhǔn)格爾能源有限公司大準(zhǔn)鐵路機(jī)務(wù)段）