電子檔案管理與檔案管理的信息化建設(shè)研究

摘 要：電子檔案管理是事業(yè)單位工作的一個(gè)重點(diǎn)部分，加強(qiáng)對電子檔案的管理，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，明確電子檔案用戶的需求，由于事業(yè)單位電子檔案管理中面臨較多的挑戰(zhàn)，影響單位的發(fā)展，因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，保障企業(yè)發(fā)展的順利。本文是針對電子檔案管理在事業(yè)單位的作用、電子檔案管理的現(xiàn)狀、檔案管理的信息化建設(shè)的完善措施進(jìn)行概述。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案是人類智力成果的傳承與保存的關(guān)鍵載體，將檔案信息進(jìn)行電子化管理，對于事業(yè)單位發(fā)展具有不可替代的作用。事業(yè)單位需要重視檔案管理的信息化建設(shè)，保證檔案信息儲(chǔ)存的完整。本篇文章筆者針對在事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的有效性、電子檔案管理存在的問題提出檔案管理的信息化建設(shè)的改善建議。

一、電子檔案管理在事業(yè)單位中的作用

電子檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展必不可少一部分，電子檔案管理主要包含的內(nèi)容有檔案收集、分類、立卷、檢索、整理等。檔案記錄的信息資源是從剛開始到現(xiàn)在的所有事業(yè)單位人員的基本信息，信息包括自己的學(xué)歷、活動(dòng)、經(jīng)歷等。檔案管理工作會(huì)占領(lǐng)事業(yè)單位工作一部分。電子檔案建立需要一段時(shí)間，還應(yīng)對電子檔案進(jìn)行定期更新，確保電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確。對于電子檔案加強(qiáng)管理，事業(yè)單位應(yīng)該明確檔案中所有的數(shù)據(jù)資源，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，保障客戶在短時(shí)間內(nèi)科進(jìn)行查詢。通過電子檔案管理，可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺上了解單位內(nèi)部的檔案資源，對于管理工作的開展提供便利[1]。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國縣級事業(yè)單位檔案服務(wù)建設(shè)的網(wǎng)站較少，影響檔案管理的信息化建設(shè)。由于嚴(yán)重缺少成型的電子檔案服務(wù)機(jī)制，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)電子檔案資源缺乏，無法滿足檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展的需求。部分電子檔案信息網(wǎng)站無客戶端與資源支撐，網(wǎng)站長時(shí)間不更新，導(dǎo)致網(wǎng)站信息內(nèi)容比較老舊，無法吸引客戶的眼球，這對于檔案管理的信息化建設(shè)也造成一定影響。另外，由于檔案信息管理體系的資金匱乏，檔案管理設(shè)備配置不夠合理，資源管理體系建設(shè)缺乏資金。資源檔案管理中資金渠道較少，部分檔案信息機(jī)構(gòu)甚至無法維持基本運(yùn)營，造成檔案管理的信息化建設(shè)難度增加[2]。

三、檔案管理的信息化建設(shè)

（一）網(wǎng)站定位與管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置

電子檔案管理的信息化建設(shè)，首先，應(yīng)將已經(jīng)存在的檔案管理問題進(jìn)行總結(jié)，并實(shí)施針對性的處理。通常應(yīng)對于電子管理服務(wù)相關(guān)機(jī)構(gòu)管理網(wǎng)站進(jìn)行精準(zhǔn)定位，要清楚網(wǎng)站定位基本原則與目的，積極了解客戶需求，并以其為基礎(chǔ)發(fā)展線上電子服務(wù)，如可以適當(dāng)設(shè)置檔案動(dòng)態(tài)欄目，如檔案、查詢、圖文信息、檔案實(shí)際案例，可為用戶提供高品質(zhì)的服務(wù)。應(yīng)將傳統(tǒng)管理模式改變，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理形式，以科技技術(shù)為基礎(chǔ)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上檔案信息進(jìn)行資源分享，還可以對檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)考核，將檔案管理中存在的不足并斷完善。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)集中統(tǒng)一檔案中涉及到的資源，如物力、人力、技術(shù)等問題，設(shè)立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，保障網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享的安全[3]。

（二）網(wǎng)站資源的完善

對于互聯(lián)網(wǎng)中存在電子檔案資源，應(yīng)對其實(shí)施定期更新、升級，將相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行充分歸類，保障網(wǎng)站資源可以被用戶快速找到，提升管理效率，節(jié)省用戶尋找自己需要電子資源的時(shí)間。另外，網(wǎng)絡(luò)電子資源應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，管理人員應(yīng)換位思考，以客戶角度對于檔單資源數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與加工，進(jìn)而生成專業(yè)的檔案電子產(chǎn)品，保障其查閱資料速度提升。通過對網(wǎng)站資源不斷改善，可為檔案資源管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)資源。在互利網(wǎng)平臺上將電子檔案的資源進(jìn)行完善，可促進(jìn)電子檔案管理效率的提升，確保信息化建設(shè)可在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。

（三）加大資金投入

檔案管理機(jī)構(gòu)要想進(jìn)行信息化建設(shè)，就應(yīng)以檔案管理實(shí)際情況為基礎(chǔ)，根據(jù)了解，現(xiàn)階段檔案資源管理信息化建設(shè)難度較高的一個(gè)關(guān)鍵因素就是資金大量欠缺，這就需要加強(qiáng)資金投入，并不斷將資金渠道進(jìn)行拓寬，保障電子檔案部門運(yùn)營的順利。電子檔案部門發(fā)展不僅應(yīng)多元化發(fā)展，還需要與政府部門積極協(xié)調(diào)，保障信息化建設(shè)的正常進(jìn)行。檔案管理應(yīng)引起政府部門的重視，可以將信息化建設(shè)作為政府項(xiàng)目，積極投入資金，確保其正常開展。還可將檔案信息管理部門發(fā)展為一個(gè)專業(yè)機(jī)構(gòu)，并為多數(shù)用戶提供專業(yè)的檔案服務(wù)。另外，檔案管理部門需要對于檔案服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，將檔案信息產(chǎn)品附加的價(jià)值不斷提升，進(jìn)而吸引部分企業(yè)或是商業(yè)性活動(dòng)進(jìn)行資金投入，通過吸引投資與政府支持等模式，加強(qiáng)資金投入，提升事業(yè)單位的檔案信息管理效率。加強(qiáng)檔案信息運(yùn)用，可保障檔案管理的信息化建設(shè)的順利開展。

社會(huì)主義發(fā)展不斷進(jìn)步，事業(yè)單位發(fā)展難免也會(huì)遇到問題。多數(shù)單位在發(fā)展過程中會(huì)出現(xiàn)檔案信息管理問題，導(dǎo)致信息化建設(shè)受到阻礙。事業(yè)單位應(yīng)引起關(guān)注，加大對于信息化電子檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，為事業(yè)單位發(fā)展提供基本的資金支撐。還應(yīng)積極完善網(wǎng)站建設(shè)，保障電子檔案管理效果的增強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)

[1] 鹿曉玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J]. 現(xiàn)代國企研究.2015（22）：95.

[2] 黃凱.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決方案[J]. 電子技術(shù)與軟件工程， 2017，136（14）：223.

[3] 陶麗萍.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J]. 露天采礦技術(shù).2016（4）：60-62.

【作者簡介】 王志梅（1968—），女，大專，研究方向：檔案管理。