制造業企業采購內部控制制度的優化研究

徐國汝

摘要：隨著《企業內部控制應用指引》頒布與推廣，促使企業主動優化治理機結構、管理體制和運行機制，促進了企業經營目標的實現。從整體來看，提升了我國企業的現代化管理水平和競爭力水平。《企業內部控制應用指引》不能涵蓋所有企業運營管理中的具體細節，部分企業受到現有管理水平和可用資源的制約，在內控管理方面存在一些問題或缺陷。文章以A企業為例，對制造企業采購內控流程設計與控制進行了分析與研究，對企業完善采購內控制度建設具有啟示作用。

關鍵詞：內部控制;采購流程設計;管理會計

采購是企業生產經營的起點，采購與付款又密切關聯。采購的原材料質量和價格又很大程度上決定企業的產品質量。因此通過建立企業內部控制來規范供應商的選擇、采購合同的訂立、物資的運輸方式、物資的驗收標準、貨款的結算方式等采購全過程就顯得十分重要。

一、制造業企業采購內部控制存在的問題分析

（一）惡性競標采購，導致采購物資質量不保證

部分公司通過招標方式競標采購，本意是競標選優的，但在實際過程中，受利益的影響，常出現低價競標、串標、陪標等惡性競標事件，導致采購物資質量不保證、采購成本增加等。

（二）拿回扣高價采購，導致采購成本高

在采購業務中，大家都認為采購部門是一個有“油水”的部門，缺少內控或內控失效的公司，從采購員個人到采購整個部門“吃卡拿要”的事也時有發生。因此勢必會增加采購成本。

（三）沒有嚴格的預算控制，導致一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加

沒有采購預算或有采購預算但執行不嚴，在一些中小企業采購業務管理中屢見不鮮。嚴格執行采購預算或調整申請審批流程，很大程度上減少一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加的問題產生。

（四）缺少審批及監督流程，導致采購腐敗或責任不明等問題

職責不明、監督無效在采購內控中是非常重大缺陷，因此公司可以通過設計審批流程，明確設置各部門（崗位）工作職責，來提升工作效率，減少問題的發生。

二、制造業企業采購內部控制制度建設的關鍵點：以A企業為例

采購業務應集中管理，避免多頭采購，以提高采購規模降低成本，提高采購效率。企業應當建立供應商管理制度、合同評審制度、采購預算制度、物資入庫驗收管理制度、采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度、財務付款管理制度、審計審查制度和廉政制度等關鍵點。

（一）建立供應商管理制度

1. 合格供應商引進評價指標的設立。A企業首先通過分析供應商的財務數據、核心競爭力、企業文化，總體判斷供應商的可成長性以及與A企業的匹配度。其次通過現場考察和交流，對供應商的研發能力（研發投入比、研發人員能力結構比、新技術新發明申請的數量）、生產能力（設備開機率、生產節拍、工人工齡結構）、物流保證能力（在制品流轉速度、產成品周轉率、運輸方式）、質保能力（質量文件有效性、工裝及樣件的有效性、檢驗的有效性、不合格品控制的有效性、產品可追溯性）進行評價。

2. 合格供應商的過程管理。合格供應商引入后的培育管理，是打造有價值的供應鏈的第一環節，因此A企業通過設立相關指標，動態地對供應商進行評價、輔導，同時也建立適當的競爭機制和淘汰機制。設立了相關指標有交付率、不合格批次率、放行批次率、問題響應速度、問題整改關閉率等。

（二）建立合同評審管理制度

合同是雙方共同商議并簽署的契約文件，需要合同雙方共同遵守，有效的合同同時受法律保護的，從而保證雙方的權利和義務不受損，因此A企業根據自己實際情況，制訂有關合同管理制度，減少合同簽訂風險，減少企業經濟損失。

1. 確定了合同評審責任部門及相關評審的內容。商務部應對合同標的的價格、物流、交付等方面進行評審;技術部和生產部門應對合同的技術相關適用標準、生產能力、提供計劃等方面進行評審;財務部應對合同的結算方式、付款時間、獲利水平等方面進行評審;法務部門應對合同的合法性、權利和義務對等性、糾紛處理措施、適用法律范圍及不可抗因素免責條款等方面評審。

2. 明確合同簽訂審批權限（審批權力人和審批上限）及相應報批流程。A企業并對合同進行了分類，并對不同合同類別、合同金額進行設置申請和二級及以上審批流程。涉及“三重一大”的合同實行集體決策聯簽制度，以防發現重大內控缺陷，造成公司重大經濟損失。

（三）建立采購預算管理制度

A企業引入了全面預算管理體系，并在采購預算上，開創性的采用“以銷定產、以產定購”的采購模式，并利用ERP信息平臺的物料需要計劃功能，由系統通過物料BOM結構表以及庫存實時數據，自動下達采購計劃。減少了之前無計劃采購或憑經驗采購的模式造成的庫存積壓、待料停機停產、資金占用等問題的發生。

（四）建立物資入庫驗收管理制度

1. 嚴格按質量標準進行采購驗收。采購物資入庫驗收是采購物資質量控制的最后環節，A企業十分重視，因此，明確規定由質量部門負責驗收工作，嚴格執行公司的相關質量標準對物資進行檢驗把關，出具書面的檢測報告單。驗收結果分合格、不合格、讓步接收件三種情況，并將結果記入供應商考核評價數據庫。

2. 驗收后的物資管理嚴格分類。為了可視化管理，要求質量部門根據不同驗收結果開具不同顏色的檢測報告單：綠色表示合格可辦理入庫手續、紅色表示不合適嚴格入庫、黃色表示可讓步接收（指在特殊情況下，需要對有質量瑕疵的物資辦理入庫手續，但需要從入庫到投入生產再到產成品要進行全過程管控）。

3. A企業的具體驗收入庫流程。（1）物流部門請求驗收通知書;（2）質量部門現場檢查（抽檢/全檢）;（3）質量部門出具檢測報告單;（4）物流部門根據報告單將合格品、讓步接收品移交倉庫，辦理入庫手續，不合格品退回供應商。

（五）建立采購崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請審批制度

為了避免采購崗位有“吃卡拿要”的惡習影響采購物資的質量，A企業對采購崗位設置了輪換年限要求，即同一采購人員采購同一類物品年限不得超過3年，達到3年的必需進行輪換。除了對崗位輪換之外，還建立了采購申請審批權限及流程。物流部門提出物資需要計劃;采購部門根據預算計劃識別是預算內采購還是預算外采購;或屬預算內采購的，由采購員提出請購申請，采購部經理審核，財務部經理復核后生成采購單，交付采購員采購;或屬于預算外采購的，需要走調整預算計劃流程。

（六）建立付款管理制度

A企業在付款管理上體現了業財融合的管理方法，具體關鍵幾點如下。

1. 憑“三單一票”付款。三單是指物資需求計劃單（含調整預算計劃申請審批單）、請購申請審批單、采購入庫驗收合格單;一票是指采購發票。

2. 訂立優秀供應商優先付款激勵政策。為了引導和激發供應商，財務部協同商務部、采購部訂立了一套供應商考評機制，并作為了采購主合同的補充條款。其中對優秀供應商有優先付款激勵政策，分別設立了提前付款、按時付款、延遲付款規則。

3. 財務部借助銀行平臺，線上發出付款指令 ，銀行自動完成付款操作，既高效安全，又降低了交易費用。

（七）建立審查問責制度和廉政制度

A企業在設計內控流程時，借鑒了質量管理體系的PDCA（P 是plan的首字母指計劃、D是do的首字母指實施執行、C是check的首字母指檢查、A是action或ascension的首字母指再行動再提升）不斷改進的思維模式，在采購管理上也采用了此思維模式，即采購有計劃、有實施、實施后有檢查（審查）、監督、問責。在問責方面A企業不僅僅是追究責任，更重視對問題本身的研究和完善措施，防范再次發生。A企業在問題研究上采用了“3W1H”的方法，即問題在哪里發生的？什么時間發生的？誰經辦審批的？有什么防范措施？

A企業考慮到公司規模大、業務廣、人員多，可能在存在相互包庇缺陷，A企業監事會對全體員工公布了無記名舉報電子郵箱、信箱和舉報電話。

三、啟示

建立和完善采購內部控制制度，在企業的采購管理中非常重要和必要。A企業通過在采購管理中建立了完善的內控制度，實現了“五個統一”，即采購管理流程統一、質量管理標準統一、業財融合與付款統一、供應商管理統一，信息平臺統一，取得了顯著成效。

企業采購的程序化、規范化、成本最優化得益于采購內部控制無缺陷的設計與強有力的執行，兩項是缺一不可的。采購內控制度在實踐過程中仍需不斷總結和完善，是內部控制持續有效性的重要保證。

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（作者單位：上海人本集團有限公司）