信息化時代醫院會計檔案管理發展探究

宋松 韓維媛

摘 要：本文以提升醫院會計檔案管理的科學性為主要內容進行闡述，結合當下醫院會計檔案存在的問題、會計檔案管理的不同階段、提升醫院會計檔案科學管理方案為主要依據，首先分析了存在的問題，從構建會計檔案管理機制等幾方面進行深入探討和分析，其目的在于提升醫院會計檔案管理科學性。

關鍵詞：醫院會計檔案;檔案銷毀;案卷質量;管理機制

一、醫院會計檔案存在的問題

1.管理機制不夠健全

會計檔案相關管理機制需要結合實際情況進行完善，做好資金管理工作，進而可以保證醫院健康發展，從實際情況上分析，醫院很多檔案填寫和保存工作機制不夠完善和具體，以上問題對于醫院工作決策造成了影響。

2.案卷質量不佳

為確保會計檔案管理質量，一定要針對專業管理知識具體分析，會計人員要做好記錄和分析工作。現在很多醫院對檔案管理工作重視不高，會計人員缺少專業檔案管理能力，不能深度掌握會計檔案管理機制，從而導致會計檔案管理進程受到嚴重影響。并且，很多醫院缺少專業化監督人員，使得會計人員工作期間出現各種問題，很多醫院設置了相關審查小組，但工作流于表面形式，使得監督以及審查工作并未充分發揮出自身價值。加上現在會計工作人員缺少工作積極性，監督力度不足，最終使得案卷質量不佳。

3.并未充分利用檔案

會計檔案存在非常強烈的專業性，很多醫院中會計人員并未深度掌握檔案管理工作技能，不能很好地對會計檔案總結、整理和保存工作進行分析和總結，從而造成醫院會計檔案無法合理利用，開發力度不足，會計檔案不能充分發揮出自身價值。醫院中其他人員在使用會計檔案期間，無法獲得真正幫助。

4.會計檔案管理電算化不足

基于當前情況分析，醫院中會計檔案依舊將紙質保存形式作為主要形式，使得電子信息無法體現真正價值。當前，電子化檔案處于起步時期，醫院中會計檔案并未積極使用計算機以及網絡，阻礙了醫院會計檔案電算化進程。

二、會計檔案管理不同階段

1.會計檔案的形成以及保存

在會計檔案管理工作中，最主要內容就是對會計檔案資料的合理保存，醫院會計檔案收集和整理工作結束后，需要對檔案進行立卷處理，依據醫院會計實際需求將其裝訂成冊，做好會計檔案資料憑證和報表工作，暫時將其保存在醫院財務科中。此種形式便于對醫院會計檔案的查詢，跨年會計資料可以移交到檔案科由專業人員統一負責和保管，檔案保存地區一定報防水防潮，最好是通風干燥地區，衛生一定要好，因為醫院會計檔案保存時間非常長，所以需要高度重視會計原始資料的保存。

2.會計檔案的借閱

醫院會計檔案記載醫院發展的重要內容，也是經濟發展的重要資料，所以一定要加大管理力度，防止檔案管理出現丟失以及破壞現象，財務科需要結合實際情況制定嚴格檔案借閱機制，設立專門人員對檔案借閱工作負責，對于檔案借閱做好登記管理工作。一旦醫院其他科室對檔案資源進行借閱，那么就要有財務科長對借閱理由進行審查，批準后結合管理規定辦理相關手續，對借閱檔案進行登記，書寫借閱人名字以及借閱事由，然后對借閱內容進行記錄，通過負責人以及管理人簽字拿走檔案資源。一旦外部企業需要對醫院會計資料進行借閱，不但要嚴格遵循內部借閱規定，還要書寫借閱介紹信，并加蓋單位公章，負責人審閱批準后經方可借閱。在會計檔案歸還期間，一定要對會計檔案的完整程度進行檢查，防止借閱期間會計檔案資料出現毀損和丟失現象。

3.會計檔案的銷毀

醫院會計檔案在檔案室保存一定年限后，就要結合會計檔案的銷毀規定對其進行銷毀處理，在銷毀期間需要對會計檔案進行價值估算工作，一旦檔案到達保存年限失去原本保存價值就要將對其進行銷毀處理。醫院會計部門在銷毀這批會計檔案內容時，需要提交銷毀申請，上級管理人員對需要銷毀的會計資料進行鑒定和審查，相關人員做好分析工作，對將銷毀文件進行整理和銷毀記錄。

三、提升醫院會計檔案科學管理方案

1.構建會計檔案管理機制

醫院財務部門需要結合業務構建完善會計檔案管理機制，保證會計工作可以按照一定流程順利進行下去，保證工作流程的嚴格性和規范性，會計工作的包含領域比較廣，醫院中所有經濟活動以及經濟工作內容都要納入核算工作中，結合會計工作機制實際需求做好精細化管理。保證會計檔案工作資源的真實性和完整性，醫院還要做好內部人員培訓工作，結合實際情況成立培訓小組，針對性培訓，使得人們具備一定檔案管理能力，提升內部工作人員整體素質和能力，提升會計檔案資源真實性和準確性。醫院除了每個月的會計憑證和會計賬簿打印出來合理保存工作之外，還要對各種電子數據內容進行及時保存，有條件的醫院還需要專門購置財務會計服務器，對每個月的電子賬務進行定期保存，便于人們實時查詢，使醫院會計系統工作可以有效滿足人們對于各種信息的需求，保證電子信息數據被安全保存起來，使用時可以靈活調動，做好媒介保證工作，從而使得數據被安全保管。

2.優化會計檔案管理人員配置

醫院會計檔案管理人員需要具備專業知識和基本技能，并且需要懂得財務工作的人員，唯有這樣才能夠保證會計檔案質量得以提升，還可以有效提升會計檔案工作能力。檔案管理人員需要具備一定的工作經驗和常識，從而可以準確掌握醫院會計檔案工作內容和進度，并且醫院需要結合實際情況定期做好輪換崗位工作，做好排班工作，防止會計檔案管理工作中出現舞弊現象，保證會計檔案管理工作可以順利進行下去， 做好檔案銜接工作，提升檔案工作流暢性。還要提升檔案管理人員培訓工作，結合實際情況做好安排工作，提升會計檔案管理人員專業素質，所有工作都能夠按照要求進行，從而可以確保會計檔案管理工作可以順利進行下去。

3.提高重視程度

在新時期需要高度重視醫院會計檔案管理工作，對管理工作機制進行完善，醫院會計檔案管理工作主要特征就是對原始性資料內容進行記錄和保管，提升工作人員對于會計檔案管理的重視程度，唯有這樣才能夠保證管理及時不斷完善。在實際工作期間，需要對會計檔案進行合理收集，然后結合實際情況做好分類和整合工作，鑒別管理機制和管理機制，做好硬件配置工作，按照《檔案法》相關依據進行管理和工作，為醫院會計檔案管理工作提供充足保證和依據。

4.保證案卷質量

為更好地提升醫院會計檔案案卷質量，最主要的工作就是從根源上提升人們工作技能和專業知識，使得人們具備行業技能知識，會計人員可以結合實際情況設立相關技能證書，制定規范化管理培訓，對人員進行考核，做好考查工作。只有確保人們具備專業技術技能，才能夠確保后續管理工作順利進行。在工作期間可以有效降低工作誤區，保證醫院可以有效發展。還要結合實際情況成立審查小組，融入醫院組織內部，充分發揮自身監督和審查工作價值，使得會計人員工作質量得以提升，最終使得案卷質量得以提升，從而保證醫院具備良好經濟效益。

5.會計檔案的充分利用

會計檔案自身存在非常強的專業性，因此對會計工作人員也提出了非常高的技術要求，會計人員在檔案管理期間，需要對日常情況以及運行狀態進行有效記錄。并且還要充分借助檔案完善工作內容，合理利用檔案，做好檔案歸納和整理工作，做好檔案分析以及處理工作，在一段時間內對工作形式進行總結，對整個醫院未來發展提出具體要求。并且，醫院還要善于結合會計檔案工作需求，依據醫院具體設置的規章制度，從而使得會計檔案利用率得以提升，推動醫院朝著積極健康方向發展。

6.在管理期間使用現代化手段

對于醫院會計檔案管理工作要善于使用現代化管理手段，對于醫院會計檔案管理工作來說，以往紙質管理形式已經無法滿足時代需要，所以需要對檔案進行電子管理。電子系統數據便于保存和修改，所以，要善于借助計算機和網絡完成審批和保存工作，電子化數據可以瞬間完成查閱和修改工作，同時要做好安全保密工作，借助軟件實現對用戶的管理，及時對各種數據進行維護和保管。為保證醫院會計檔案的完整性，可以對各種電子數據和信息進行備份和保存，防止惡意修改和病毒侵害情況出現。結合電算化形式對會計資料進行處理，做好分類和歸檔工作，對質量好的磁盤和光盤進行充分利用，做好會計賬簿保存和利用工作，對其進行編號。按照時間順序對內容進行標注，對醫院會計的檔案進行分類管理，使得醫院檔案信息具備信息化功能，從而可以推動整個醫院快速發展。做好會計檔案電算化管理工作，確保會計檔案電算化管理和運行工作，可以確保醫院會計檔案管理工作可以順利進行下去，防止醫院會計檔案工作出現漏洞和問題。

四、結語

總而言之，會計檔案管理工作是醫院財務管理工作的重點內容，不斷提升會計檔案管理的科學性，可以確保醫院經濟行為合理發展，保證醫院會計管理工作的安全性和穩定性，做好醫院會計檔案保存工作，也有助于規范醫院經濟行為，推動醫院健康發展。新時期更需要對醫院檔案進行信息化管理，確保醫院會計檔案管理工作能夠順利進行。

參考文獻

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