放管服視角下民辦大學(xué)與公辦大學(xué)檔案管理差異比較

陳雨羚

摘 要：隨著近年來行政審批制度的不斷改革推進(jìn)，放管服形勢也發(fā)生了新的變化，這對(duì)高校的檔案管理水平和效率提出了新的要求。而在現(xiàn)實(shí)的情況中，民辦大學(xué)的檔案管理雖然有一定的優(yōu)勢，但是與公辦大學(xué)的檔案管理存在著一定的差距，亟需進(jìn)行改革。本文從放管服的視角出發(fā)，討論了民辦大學(xué)與公辦大學(xué)檔案管理差距，比較了兩者的優(yōu)缺點(diǎn)，從而提出了一些有助于民辦大學(xué)完善檔案管理的舉措，以望更好地促進(jìn)民辦大學(xué)的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：放管服;民辦大學(xué);檔案管理

一、引言

據(jù)調(diào)查分析，我國的高校檔案管理現(xiàn)狀并不盡如人意，近期放管服的政策正在大力推進(jìn)，如何利用放管服環(huán)境下的良好優(yōu)勢進(jìn)行高校的檔案管理成了大眾所關(guān)注的焦點(diǎn)。本文將從民辦大學(xué)與公辦大學(xué)的檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)缺點(diǎn)出發(fā)，集中解決民辦大學(xué)檔案管理所出現(xiàn)的問題，并對(duì)民辦大學(xué)出現(xiàn)的問題提出了一些完善的舉措，以便更好地促進(jìn)民辦大學(xué)的檔案管理工作。

二、大學(xué)檔案管理概述以及放管服環(huán)境下對(duì)大學(xué)檔案管理的新要求

（一）大學(xué)檔案管理的價(jià)值和意義

一個(gè)大學(xué)檔案是否完整的保存是關(guān)乎著大學(xué)是否正常運(yùn)行的，并且大學(xué)的檔案也可以幫助大學(xué)在遇到問題或者是在改進(jìn)工作的時(shí)候提供一定的資料理論基礎(chǔ)。大學(xué)檔案具有非常重要的意義，第一就是大學(xué)檔案保存了前任的各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)在遇到問題及改進(jìn)措施方面做出的決策，包含了大量前人的智慧和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)階層決策的時(shí)候具有很大的借鑒意義。第二，大學(xué)檔案是大學(xué)在遇到各種問題的時(shí)候可以參考的重要依據(jù)，如遇到關(guān)于學(xué)生以及學(xué)校管理時(shí)出現(xiàn)各種問題時(shí)，可以參考以前學(xué)校對(duì)于相關(guān)問題的處理，就可以得到很好的參考。第三，大學(xué)檔案中包括學(xué)校的歷史、獲得的各類獎(jiǎng)項(xiàng)以及整個(gè)學(xué)校發(fā)展的過程，這對(duì)廣大的社會(huì)群眾以及即將入校的學(xué)生具有一種強(qiáng)烈的吸引力和說服力。

（二）放管服視角下的大學(xué)檔案管理要求

中央開始大力深化簡政放權(quán)和放管服相結(jié)合的優(yōu)化服務(wù)改革，是為了更好推進(jìn)政府服務(wù)水平的優(yōu)化，更好地提高行政審批的辦事效率。在放管服的形勢下，行政審批改革和各項(xiàng)的管理改革應(yīng)該尋求最簡化的批改流程，并且在后期的流程進(jìn)程中要加強(qiáng)監(jiān)管，以便促進(jìn)審批流程的順利進(jìn)行，在這種放管服的環(huán)境下，大學(xué)的檔案管理也要適應(yīng)這種放管服的形式，這種環(huán)境對(duì)大學(xué)的檔案管理提出了新的要求。

第一，放管服的高效管理要求大學(xué)的相關(guān)部門要把檔案進(jìn)行集中的管理，做到最大程度上全面反映學(xué)校的狀況，并且要根據(jù)不同歸檔的范圍，把不同范圍的檔案進(jìn)行整理和規(guī)劃。第二，為了不斷地提高服務(wù)的水平，放管服環(huán)境下的大學(xué)檔案管理也應(yīng)該不斷地進(jìn)行信息化系統(tǒng)的建設(shè)，為促進(jìn)更高效率的學(xué)校檔案管理，應(yīng)該建立更為信息化更為高效率的信息檔案管理方式，利用電子信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理規(guī)整。第三，放管服的形勢下，對(duì)于大學(xué)檔案管理的監(jiān)管和服務(wù)也應(yīng)該隨之提高，要求學(xué)校的檔案管理應(yīng)該更好的為學(xué)校的建設(shè)所服務(wù)，要及時(shí)建立相應(yīng)的跟蹤體系，確保大學(xué)檔案的完整。

三、放管服視角下民辦大學(xué)與公辦大學(xué)的檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)比較

（一）民辦大學(xué)相對(duì)于公辦大學(xué)的檔案管理優(yōu)勢

1.民辦大學(xué)的檔案管理強(qiáng)調(diào)精簡和高效

由于眾多的民辦大學(xué)一般成立時(shí)間較短，在檔案方面相對(duì)于公辦大學(xué)來說沒有這么豐厚，所以在檔案的整理上花費(fèi)的時(shí)間是比較少的，在整理的步驟上也比較精簡，在日常的維護(hù)和管理也不需花費(fèi)大量精力，并且民辦大學(xué)的資金來源比較豐厚，學(xué)校的資金比較充裕，這為檔案管理的檔案館提供了必備的設(shè)備條件，而公辦大學(xué)的資金來源有限，在設(shè)備方面也沒有民辦學(xué)校更新?lián)Q代快，這導(dǎo)致處理檔案的效率不高，并且隨著時(shí)代的發(fā)展，民辦的大學(xué)也會(huì)不斷更新自己的檔案管理技術(shù)，這會(huì)使得他們的檔案管理逐漸趨于精簡和高效。

2.民辦大學(xué)的檔案管理機(jī)構(gòu)精簡，一職多能

民辦大學(xué)在檔案管理上機(jī)構(gòu)是比較精簡的，民辦學(xué)校在管理檔案的機(jī)構(gòu)上一般是尋求一職多能的理念，這樣可以使工作人員的價(jià)值利用最大化，讓每一個(gè)工作人員可以發(fā)揮自身最大的優(yōu)勢和技能。而公辦學(xué)校相對(duì)于民辦學(xué)校管理機(jī)構(gòu)較為冗雜，層層的管理機(jī)構(gòu)上實(shí)質(zhì)作用不大，反而減緩了檔案流動(dòng)的速度，這樣會(huì)大大降低檔案整理的效率，不利于學(xué)校機(jī)構(gòu)的良好風(fēng)氣的養(yǎng)成。

3.民辦大學(xué)的檔案管理較為靈活，審批程序簡化

民辦高校在檔案管理上規(guī)則制定是比較靈活的，并且在管理形式上也是采用相對(duì)較為靈活的方式和程序，這種處理檔案的方式擺脫了檔案管理的形式主義，可以用最針對(duì)的方式來處理不同的檔案，民辦高校檔案管理相對(duì)的審批程序較為簡化，這更加促進(jìn)了檔案管理的高效化。公辦大學(xué)對(duì)于檔案管理方面的規(guī)則制度較為墨守成規(guī)，并且公辦大學(xué)在檔案管理的審批程序上也較為復(fù)雜，這種審批程序使得檔案管理的速度減緩，從而影響檔案管理的效率。

（二）民辦大學(xué)對(duì)于公辦大學(xué)檔案管理的不足

1.歸檔意識(shí)不足，規(guī)范管理缺位

民辦大學(xué)對(duì)于自己的檔案管理歸檔意識(shí)是比較薄弱的，從民辦大學(xué)的成立初期開始，從領(lǐng)導(dǎo)階層到學(xué)院的負(fù)責(zé)人，再到學(xué)校的教職工方面都把教學(xué)的工作放在首位，開展具體而多樣的教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)事務(wù)，并沒有把學(xué)校的檔案管理作為自己的主要工作，許多的學(xué)校管理階層和工作人員認(rèn)為花費(fèi)的時(shí)間太多，不愿意系統(tǒng)的、全面地對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行歸檔和分整，通常民辦大學(xué)的學(xué)校檔案都處于比較分散的狀態(tài)，檔案都是在各個(gè)機(jī)構(gòu)中各自保存，就算學(xué)校要求進(jìn)行歸檔的時(shí)候，歸檔的工作人員也只是敷衍了事，從而導(dǎo)致最后歸檔的資料也處于一種不完整不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確的狀態(tài)。而公辦大學(xué)在相關(guān)的歸檔上做的是比較完整的，對(duì)于檔案的整理上，一直以來是把檔案的規(guī)范整理作為學(xué)校的日常工作，并且在后期的監(jiān)管上也處于比較嚴(yán)格的狀況下。

2.職能混雜，職責(zé)劃分不明確

民辦大學(xué)的檔案管理工作方面大多數(shù)是沒有配備專門的管理工作人員的，往往是由教學(xué)秘書或者學(xué)校的內(nèi)勤人員來進(jìn)行學(xué)校的檔案管理，但由于這些工作人員在平時(shí)日常的工作中已經(jīng)分身乏力，所以在檔案管理上難免出現(xiàn)不積極、不仔細(xì)的工作狀態(tài)，并且學(xué)校的教學(xué)秘書和內(nèi)勤人員也經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)流動(dòng)、新舊交替的狀態(tài)，在新舊交替的過程中，也會(huì)出現(xiàn)工作交接不完善的情況，這會(huì)導(dǎo)致學(xué)校的檔案處理會(huì)出現(xiàn)殘缺不全以及不流暢，不同部門之間相互推諉指責(zé)的狀況，這就更不利于學(xué)校檔案管理的歸檔。而公辦大學(xué)在這個(gè)方面一般配備專門的檔案管理工作人員，不會(huì)出現(xiàn)職責(zé)劃分不全和職能混雜的問題，他們可以在檔案管理工作方面進(jìn)行專注的工作，同時(shí)在工作交接方面也會(huì)做到交接準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)檔案流失、殘缺不全的現(xiàn)象。

3.檔案管理的信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)在很多公辦大學(xué)在學(xué)校的檔案管理上都處于信息化管理的狀態(tài)，這樣就可以節(jié)省大量的檢索時(shí)間和歸檔時(shí)間，但是許多民辦大學(xué)在信息化建設(shè)上起步是較晚的，并且在信息化建設(shè)的意識(shí)上也是不足的，在管理方式上缺乏檔案信息處理、信息采集實(shí)時(shí)化等專業(yè)的信息化處理技術(shù)，并且由于許多檔案管理工作人員都是兼職的人員，他們并沒有信息化建設(shè)的專業(yè)知識(shí)技術(shù)，也缺乏信息化培訓(xùn)，對(duì)于歸檔內(nèi)容范圍等也是不甚了解的。這就導(dǎo)致兼職的檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的了解更為滯后，嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

四、放管服視角下民辦大學(xué)檔案管理完善舉措

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，學(xué)習(xí)貫徹檔案管理辦法

民辦大學(xué)應(yīng)該加強(qiáng)自己的檔案管理意識(shí)，同時(shí)也要學(xué)習(xí)和貫徹國家發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，根據(jù)這個(gè)檔案管理辦法健全和完善學(xué)校檔案管理的相關(guān)制度，在檔案管理的各個(gè)流程、各個(gè)環(huán)節(jié)上進(jìn)行有效的管理，形成各環(huán)節(jié)之間的有效溝通橋梁，同時(shí)通過對(duì)于學(xué)校的教職工以及相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理重要性的宣傳，讓教職工和工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

（二）加強(qiáng)民辦大學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

民辦大學(xué)應(yīng)該更加重視學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。要不斷加強(qiáng)對(duì)于信息化技術(shù)的投入，借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)，建立網(wǎng)絡(luò)版的信息檔案，建立一個(gè)有效的學(xué)校檔案管理平臺(tái)，這樣就可以形成教學(xué)檔案的形成和存儲(chǔ)的有效連接，同時(shí)建立有效的信息化共享平臺(tái)，這樣可以形成一個(gè)全面有效并且完善的信息化檔案管理工作平臺(tái)。

（三）掌握檔案的形成規(guī)律，及時(shí)進(jìn)行歸檔

民辦大學(xué)的檔案大多數(shù)是處于較為分散的狀態(tài)，不利于歸檔工作的進(jìn)行。所以，民辦學(xué)校可以形成責(zé)任制，由相關(guān)的責(zé)任部門及時(shí)將檔案歸檔，比如形成每屆學(xué)生的檔案，再把每一屆的學(xué)生檔案形成一個(gè)完整的學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔，也可以按照不同的工作內(nèi)容進(jìn)行歸檔，如學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程以及學(xué)校獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)等不同的分類來進(jìn)行歸檔，這樣就可以形成一種及時(shí)且分類明確的歸檔工作方式。

（四）設(shè)立專門的檔案管理人員，加強(qiáng)兼職檔案員的隊(duì)伍建設(shè)

民辦大學(xué)的許多檔案管理工作人員都是兼職的檔案管理工作人員，這對(duì)于檔案的管理工作來說是不負(fù)責(zé)任的，所以應(yīng)該建立專門的檔案管理工作人員，這樣才能更為專注、更為仔細(xì)的管理學(xué)校檔案。若是沒有資金設(shè)立專門的檔案工作人員上，可以在兼職的工作檔案管理人員內(nèi)部進(jìn)行專業(yè)的隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)兼職的檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，教授其專業(yè)的檔案管理工作的知識(shí)和技術(shù)。另外可以使檔案管理工作與年度考核以及獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)等掛鉤，這樣就可以激發(fā)兼職檔案管理工作人員的工作積極性，防止出現(xiàn)相互推諉的狀況。

參考文獻(xiàn)：

[1]張茜.民辦大學(xué)檔案管理對(duì)策研究[J].湖北檔案，2015（5）：142

[2]何顯紅.淺析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理與優(yōu)化[J].圖書館工作與研究，2017（13）：48-49.

[3]張海蛟，隆娟.高校學(xué)生黨員檔案管理存在的問題及改進(jìn)策略[J].學(xué)校黨建與思想教育，2017（2）：168.

[4]張紅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2016（8）：18.