日本國立公文書館參觀見聞

付鑫

2019年11月，國際檔案理事會東亞地區(qū)分會第十四次全體大會暨研討會在日本東京召開。來自中國、日本、韓國、蒙古、美國、英國的200余名與會者參加，北京市檔案館一行全程參加了此次盛會。會議期間，應(yīng)會議主辦方邀請，全體代表參觀了日本國立公文書館（National Archives，Japan，以下簡稱“國立公文書館”），即日本國家檔案館。國立公文書館館長加藤丈夫（KATOH TAKEN）親自接待與會代表并系統(tǒng)介紹了國立公文書館相關(guān)情況。參觀期間，工作人員精心安排，以細(xì)致的工作作風(fēng)和敬業(yè)的工作態(tài)度，深深打動了全體與會代表。本文將從國立公文書館的歷史變遷、館藏特點、精細(xì)化管理和數(shù)字化建設(shè)等幾方面入手，與讀者分享本次參觀中的點滴心得。

一、國立公文書館的歷史變遷

明治維新之前，日本的檔案管理十分松散，對各類檔案文書缺乏系統(tǒng)的保護(hù)。部分學(xué)者（如前任國立公文書館館長稻橋一正先生）認(rèn)為，18世紀(jì)開始，日本在政府部門逐步建立了收藏官方文書的正式機(jī)構(gòu)，但是上述檔案文書均已散佚，無從佐證。

19世紀(jì)60年代，為了應(yīng)對西方資本主義文明的猛烈沖擊，明治天皇發(fā)起了具有資本主義性質(zhì)、較為全面的現(xiàn)代化改革運(yùn)動——“明治維新”運(yùn)動。在此期間，日本政府積極向西方發(fā)達(dá)國家學(xué)習(xí)檔案管理的辦法：正式頒布了政府各部門設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)的法令，明確規(guī)定檔案局或檔案科是必設(shè)機(jī)構(gòu)；外務(wù)省、大藏省、法務(wù)省和工部省先后建立檔案局，許多部門建立檔案科；先后成立了“政院記錄局”和“內(nèi)閣記錄局”，負(fù)責(zé)內(nèi)閣檔案的保管、編纂以及內(nèi)閣文庫（收藏文獻(xiàn)、資料、圖書的機(jī)構(gòu)）的管理；明確了檔案保管的具體期限。顯然，在明治維新運(yùn)動的推動下，日本的檔案管理水平得到了突飛猛進(jìn)的提升。但是在最核心的“檔案實物管理”問題上，日本采取了各省廳自行管理的模式，一定程度上限制了檔案工作的進(jìn)一步提升。

日本檔案管理工作按照上述模式運(yùn)行了近百年，相關(guān)弊端日益顯現(xiàn)。20世紀(jì)中期以來，日本社會各界逐步認(rèn)識到，分散管理的模式極易導(dǎo)致各類文件的丟失，也不便于社會公眾有效獲取各類信息。1959年11月，日本科學(xué)理事會主席向時任日本首相提議：正式設(shè)立國立公文書館，采取有效措施防止公文丟失，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的公開利用。

雖然日本政府較早意識到了檔案規(guī)范集中管理的必要性，但發(fā)生實質(zhì)性改變是在12年之后的1971年。1971年7月，國立公文書館正式成立（位于東京千代田區(qū)北之丸公園），直接隸屬首相府。國立公文書館在設(shè)立之初合并了內(nèi)閣文庫，進(jìn)一步奠定了在學(xué)術(shù)研究和檔案管理中的突出地位，也成為國立公文書館區(qū)別于其他檔案館的一大顯著特色。

國立公文書館成立后，很快就不得不面對辦公場所過于狹窄的問題，為此，日本政府于1998年7月，在筑波研究學(xué)園城設(shè)立了國立公文書館筑波分館，分館面積25000平方米，是東京本館的6倍多。

隨著國立公文書館工作的不斷深入，日本政府進(jìn)一步加強(qiáng)公文書館的法律建設(shè)工作，并于1987年出臺了《公文書館法》，明確了檔案的價值和重要意義，界定了各級政府在檔案建設(shè)中的職責(zé)。1999年，日本政府又進(jìn)一步出臺了專門面向國立公文書館的《國立公文書館法》，共兩章十四條，明確規(guī)定了國立公文書館的名稱和主要職能。作為直接受首相領(lǐng)導(dǎo)的行政機(jī)關(guān)，國立公文書館負(fù)責(zé)鑒定、選擇、保存具備檔案價值的各類官方文件，向公眾提供各類利用服務(wù)，同時負(fù)責(zé)文件保存方面的行政管理工作。

20世紀(jì)末，日本政府研究決定，借助剛剛興起的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，向社會公開國立公文書館、防衛(wèi)廳防衛(wèi)研究所圖書館以及外交部外交史料館保管的亞洲歷史資料。這一歷史性的使命，再次落在了國立公文書館的肩上。2001年11月，經(jīng)過2年的前期準(zhǔn)備，隸屬于國立公文書館的亞洲歷史資料中心正式成立。隨著亞洲歷史資料中心的成立，國立公文書館的組織架構(gòu)也基本搭建完成，國立公文書館東京本館及筑波分館、內(nèi)閣文庫、亞洲歷史資料中心構(gòu)成了國立公文書館的基本架構(gòu)。

21世紀(jì)早期，為了實現(xiàn)政府治理結(jié)構(gòu)的現(xiàn)代化升級，日本政府大力推動“獨立行政法人制”改革。2001年頒布的《獨立行政法人通則法》規(guī)定，獨立行政法人是在有效分離政府管理職能與實施職能基礎(chǔ)上獨立設(shè)立的行政法人，重點開展與國家社會生活關(guān)系緊密的相關(guān)公共事務(wù)。依據(jù)《獨立行政法人通則法》和后期發(fā)布的《國立公文書館法》（修正案），國立公文書館迎來了成立后最重要的一次改變——正式成為獨立行政法人，全稱也相應(yīng)改為“獨立行政法人國立公文書館”。按照上述規(guī)定，政府對國立公文書館的管控相對減弱，主管部門主要通過“中期目標(biāo)設(shè)置”“業(yè)績考核評價”以及“資金預(yù)算審核”等方式，確保國立公文書館戰(zhàn)略目標(biāo)的有效落地。在此基礎(chǔ)上，國立公文書館基本成為業(yè)務(wù)辦理部門，更加側(cè)重于保管文件和提供利用服務(wù)，原有管理職能相應(yīng)喪失，但是可以更加自主地決定自身的具體業(yè)務(wù)工作、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員管理等事項。

二、國立公文書館的館藏和日常管理

日本國立公文書館的館藏主要包括兩方面內(nèi)容，一是內(nèi)閣（太政官）、各省廳移交的各類公文書，即文書檔案；二是內(nèi)閣文庫館藏，即歷史形成的重要古書、古文獻(xiàn)及文化遺產(chǎn)。

公文書主要包括御署名原本、太政類典、公文錄、公文類聚、公文雜纂和內(nèi)閣公文六類。其中，御署名原本（1886年-1979年期間）因天皇簽署并加蓋御璽而得名，是國立公文書館最重要的歷史檔案。太政類典（1867年-1881年期間）和公文錄（1868年-1885年期間）均與太政官有關(guān)，太政官是日本實行內(nèi)閣制度前掌握行政權(quán)、立法權(quán)和司法權(quán)的最高權(quán)力部門。太政類典是太政官在文書記錄中摘錄的典型條例和禮儀制度，公文錄是太政官收錄的文書檔案，兩者均以省廳（相當(dāng)于中國的部委）進(jìn)行分類，并按年代排序。公文類聚、公文雜纂和內(nèi)閣公文可以歸納為日本實行內(nèi)閣制度后的各類文書檔案。公文類聚最初是太政類典下的一個分項，1882年后正式命名為公文類聚，共收錄了23個部門主要法律規(guī)章的原始記錄。公文雜纂則收錄了未收入公文類聚的其他文書。內(nèi)閣公文于1954年正式替代公文類聚，收集了1955年以來形成的各類原始文件及文書檔案。

內(nèi)閣文庫館藏大約49萬冊，其中日文書籍約28萬冊，中文書籍約18萬冊，還包括一些西洋書籍。2001年在國立公文書館實行獨立行政法人化改革時，上述書籍仍然在國立公文書館繼續(xù)保存，這也是國立公文書館的一大特色。當(dāng)筆者步入國立公文書館的展覽大廳時，首先看到的就是孔子、孟子、老子、李白等中國古代先賢的畫像，在陳列柜中也看到了大量珍貴的中國古籍線裝書，包括《戰(zhàn)國策》《韓非子》《漢書》《后漢書》《三國志》《孔子家語》等。據(jù)介紹，國立公文書館收藏有大量的宋元明清版本的中國古籍書，尤以宋版《東坡集》最為寶貴。

國立公文書館對珍貴檔案的日常管理較為規(guī)范，采取了一系列卓有成效的管理措施，確保了各類檔案的安然無恙，下面簡單列舉一些主要做法：

（一）入館紙質(zhì)檔案需經(jīng)地下一層熏蒸室的熏蒸消毒，目前基本采用環(huán)氧乙烷熏蒸法，歷時10天左右，從而有效杜絕霉菌、蠹蟲的出現(xiàn)。

（二）為防止各類電腦病毒的侵害，對所有入館的電子檔案均進(jìn)行嚴(yán)格的病毒查殺。為確保電子檔案的安全，一方面借助專用系統(tǒng)進(jìn)行存儲，一方面對所有電子檔案進(jìn)行物理備份，并在筑波分館進(jìn)行異地存儲。

（三）對庫房的溫度、濕度，設(shè)置了十分嚴(yán)格的監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)（溫度22℃、相對濕度55%），并在加強(qiáng)日常巡查的基礎(chǔ)上，借助現(xiàn)代化手段進(jìn)行全方位管控。

（四）為防止塵土飛揚(yáng)、污染檔案，對每個庫房進(jìn)行輪流打掃、定期除塵，確保所有庫房每月均可清掃一次。

（五）對破損檔案制定了系統(tǒng)的修復(fù)計劃，同時盡量保持檔案的原樣。國立公文書館的檔案修復(fù)能力在日本全國居于領(lǐng)先地位，據(jù)介紹，“東日本大地震”后，國立公文書館提供了全方位的援助服務(wù)，從提供修復(fù)技能培訓(xùn)、提供修復(fù)設(shè)備到現(xiàn)場指導(dǎo)、實際操作，在較短時間內(nèi)協(xié)助受災(zāi)嚴(yán)重的巖手、宮城兩縣完成了基礎(chǔ)檔案的修復(fù)工作。

三、國立公文書館的數(shù)字化建設(shè)與檔案利用

國立公文書館東京本館的總面積僅為11550平方米，但是仍給人以雜而不亂、井然有序的感覺，這一方面得益于科學(xué)化的管理手段和后期筑波分館的建設(shè)，另一方面也與較高程度的數(shù)字化應(yīng)用水平密切相關(guān)。

國立公文書館的“檔案數(shù)字化建設(shè)”是與“檔案利用”工作緊密聯(lián)系的。以最初的“縮微照相”為例，1974年全年，隨著檔案利用的快速發(fā)展，國立公文書館全年對外提供的復(fù)制件已經(jīng)達(dá)到14萬件以上，頻繁地翻閱、復(fù)制，對部分珍貴檔案造成了不可彌補(bǔ)的傷害，而“縮微照相”技術(shù)的應(yīng)用較好地解決了上述問題，也進(jìn)一步推動了檔案利用工作的推廣。1974年，國立公文書館成立2年后，即已系統(tǒng)開展了較大規(guī)模的縮微照相工作。在短短5年時間里，先后完成了從明治維新到第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束期間近80年的內(nèi)閣文件復(fù)制工作。

進(jìn)入20世紀(jì)80年代，世界科學(xué)技術(shù)迎來了突飛猛進(jìn)的40年，國立公文書館的數(shù)字檔案建設(shè)工作也發(fā)生了日新月異的變化：原始的縮微照相早已被層出不窮的圖片處理新技術(shù)所取代，之前普遍采用的“DjVu”圖像處理格式也已被“JPG”“PDF”格式所普遍取代。據(jù)統(tǒng)計，國立公文書館的館藏資料大約150萬卷（冊），其中28.9萬卷（冊）已經(jīng)完成數(shù)字化掃描，館藏資料的數(shù)字化比例基本達(dá)到館藏總量的20%左右。

當(dāng)然，檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案利用的最深入結(jié)合，還是要歸功于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入與普及。2010年3月，國立公書文館的“數(shù)字檔案館”正式上線，并憑借著豐富的信息資源、強(qiáng)大的搜索功能以及便捷的服務(wù)，得到廣大用戶的普遍好評。

（一）豐富的數(shù)據(jù)資源。國立公書文館的檔案開放比例較高，通過互聯(lián)網(wǎng)可以查找大部分檔案的原文或目錄，并在線下載打印。國立公文書館的數(shù)字化策略，是根據(jù)檔案利用頻率的高低決定“數(shù)字化優(yōu)先權(quán)”，所以雖然數(shù)字化率僅有20%（低于國內(nèi)很多檔案館），但是仍可滿足大部分利用者的檔案利用需求。同時，為了進(jìn)一步擴(kuò)充數(shù)字檔案館的信息資源，國立公文書館先后導(dǎo)入了下列13家機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫：國立國會圖書館、國立情報學(xué)研究所、大阪府公文書館、廣島市公文書館、福井縣文書館、靜岡縣法務(wù)文書課、奈良縣立圖書情報館、岡山縣立資料記錄館、埼玉縣立文書館、三重縣綜合博物館、福岡共同公文書館、京都府立京都學(xué)歷彩館、神戶大學(xué)文書史料室。

（二）強(qiáng)大的搜索功能。國立公書文館數(shù)字檔案館提供多層次、多角度的數(shù)據(jù)搜索模式：“關(guān)鍵字檢索”僅提供關(guān)鍵字、資料群、檢索對象等簡單的搜索條件，適合于就某一專題內(nèi)容的模糊查詢；“詳細(xì)檢索”提供了更加精準(zhǔn)的查詢服務(wù)，在“關(guān)鍵字檢索”的基礎(chǔ)上，增加了“文件形成時間”“文書保存原機(jī)關(guān)”“法令編號”“行政文書資料內(nèi)容”和“內(nèi)閣文庫書志事項”等大量輔助性條件，大大提升了查詢的準(zhǔn)確率。此外，數(shù)字檔案館在檢索欄目中，還提供了“省廳組織變遷圖”及“辭典”等工具。假如用戶選擇了“辭典”功能，則所輸入關(guān)鍵字的同義詞也將視同為“關(guān)鍵字”同步進(jìn)行檢索。

（三）充分的服務(wù)意識。參觀期間，我們一直被國立公書文館的“服務(wù)意識”所感動，這種“服務(wù)意識”同樣體現(xiàn)在數(shù)字檔案館的建設(shè)中。例如，當(dāng)用戶得到查詢結(jié)果后，可以瀏覽、打印、下載相關(guān)數(shù)字圖像資料，數(shù)字檔案館提供了高、中、低3種清晰度的圖片進(jìn)行下載，此外還可以選擇超高清晰圖片下載（JPEG2000）。再如，當(dāng)用戶無法得到期待的數(shù)據(jù)資源時，可以通過數(shù)字檔案館線上提交資料利用申請書。此外，對部分檔案資料，現(xiàn)已支持英語搜索，用戶可以根據(jù)題名、作者姓名進(jìn)行查詢，大大方便了海外用戶。

四、參觀國立公文書館的幾點啟示

作為日本國家檔案館，國立公文書館保存記錄了近代以來日本社會發(fā)展的軌跡，是了解日本社會發(fā)展的重要渠道。在40多年的發(fā)展過程中，國立公文書館的機(jī)構(gòu)職能、日常管理和數(shù)字化建設(shè)逐步優(yōu)化，形成了一套較為成熟的管理模式，在某些方面值得國內(nèi)檔案館去思考和借鑒。

（一）獨立行政法人改革。日本政府2001年推行的國立公文書館獨立行政法人改革，實現(xiàn)了檔案“規(guī)劃”職能與“實施”職能的分離，對管理架構(gòu)和運(yùn)營模式進(jìn)行了優(yōu)化再造，實現(xiàn)了機(jī)構(gòu)精簡，一定程度上提升了運(yùn)行效率和質(zhì)量。上述改革與2019年國內(nèi)實行的檔案館機(jī)構(gòu)改革有著很多相似之處，在加強(qiáng)監(jiān)督考核機(jī)制、明確職責(zé)劃分等方面的成熟做法，均值得國內(nèi)檔案界進(jìn)一步分析論證。

（二）共享意識。近50年來，國立公文書館一直以擴(kuò)大檔案的有效利用為關(guān)鍵目標(biāo)，持續(xù)加強(qiáng)檔案利用工作。檔案的“開放”與“保密”，是任何檔案館均需面臨的核心問題。國立公文書館在制度保障、標(biāo)準(zhǔn)保障、安全保障等方面的一些做法是值得借鑒和思考的。例如上文提到的亞洲歷史資料中心，有效打通了國立公文書館、防衛(wèi)廳防衛(wèi)研究所圖書館以及外交部外交史料館的機(jī)構(gòu)壁壘；再如先后導(dǎo)入13家機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫，全面擴(kuò)充數(shù)字檔案館的檔案資源，都是值得國內(nèi)檔案工作者去探討分析的。

（三）服務(wù)意識。國立公文書館憑借精細(xì)、穩(wěn)定、無微不至的真誠服務(wù)，充分體會了“顧客至上”的服務(wù)理念，給我們留下了深刻的印象。以數(shù)字檔案館的建設(shè)為例，國立公文書館持續(xù)提升信息內(nèi)容和查詢方式，開發(fā)了大量切合實際的應(yīng)用功能，通過“辭典”查詢、檔案圖片精度選擇、特殊需求申報等多種方式，滿足了廣大公眾的實際需求。反觀國內(nèi)的部分?jǐn)?shù)字檔案館，仍是差強(qiáng)人意，有待進(jìn)一步優(yōu)化提升。

（四）工匠意識。工匠意識是日式管理的核心內(nèi)涵，這種精益求精、精雕細(xì)琢的管理理念，推動著日本企業(yè)在20世紀(jì)后半葉快速成長，也同樣體現(xiàn)在國立公文書館的日常管理中。從熏蒸消毒到病毒查殺，從溫度、濕度全面監(jiān)控到定期循環(huán)除塵，以及先進(jìn)的破損檔案修復(fù)計劃，國立公文書館在精益管理上的部分做法是值得國內(nèi)檔案館進(jìn)一步總結(jié)提煉的。

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作者單位：北京市檔案館