企業文件與檔案管理體系的轉型與發展

吳志杰

摘要：《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》是數據時代指導企業文件與檔案管理體系轉型與發展的一部力作。本文以“理念架構—框架解構—方案建構”的評析思路分析了該書的主要內容及特點，認為該書為數據時代企業文件與檔案管理體系的轉型與發展提供了理念指引、框架指南和實踐指導。

關鍵詞：企業文件與檔案管理知識共享管理理念管理框架

文件形成領域技術的變化導致文件形態發生了“模擬態—數字態—數據態”的嬗變，數據日益成為文件與檔案管理的主要管理對象。[1]管理對象不同，與之匹配的管理理念、方法與工具也需要調整與更新。所以，如何重構數據時代的文件與檔案管理理念、如何完善數據時代的文件與檔案管理體系以及如何選擇數據時代的文件與檔案管理策略，以實現文件與檔案管理工作的轉型與發展，是每位檔案工作者和研究者都需要解答的時代問題。

2019年河北大學李穎副教授出版的專著《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》一書即對這些命題進行了積極探索并嘗試進行回答。該書立足于“數據作為重要生產要素”的時代背景，聚焦企業文件與檔案管理工作，以知識共享和文件與檔案管理的融合與互動為線索，介紹了面向知識共享的企業文件與檔案管理的科學理念、框架構建，分析了知識共享環境下企業文件與檔案管理的困境及成因，并提出了面向知識共享的企業文件與檔案管理的實現路徑和關鍵策略。該書思路清晰、觀點明確、論證嚴謹、結論合理，是兼具理論創新性和實踐指導性的一部力作。

一、《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》簡介

除了緒論部分之外，全書共分為七部分。在第一部分中，作者從概念實質和價值內涵角度明確了知識共享和企業文件與檔案管理的契合性。在第二部分中，作者提出了詮釋組織記憶、以全面質量管理確保企業文件與檔案的價值實現、維持企業信息生態系統平衡和“藍海戰略”的價值創新理念四種面向知識共享的企業文件與檔案管理的科學理念。作者重點論述了第三部分，即面向知識共享的企業文件與檔案管理框架構建。該部分包括框架特征分析、框架內容闡述和框架保障研究。為了增加現實關照，作者在第四部分中歸納出了知識共享環境下企業文件與檔案管理工作存在的主要困境及其成因。作者按照“啟動—轉動—推動”的整體思路，設計出了環環緊扣的、具有復用性的實現路徑，這構成了第五部分的主要內容。在第六部分中，作者分別從知識共享和企業文件與檔案管理方面探討了面向知識共享的企業文件與檔案管理的關鍵策略。最后，作者在第七部分中選取了國家電網檔案館、中國中化集團和沙特阿美石油公司三個案例來考察企業文件與檔案管理和知識共享的融合程度。

二、《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》評析

（一）理念架構：經典理念的繼承與創新理念的提出

“組織記憶觀”是檔案記憶觀在企業文件與檔案管理領域的具體應用。20世紀末以來，越來越多的學者開始關注并認可檔案的記憶屬性，形成了檔案記憶觀的檔案學新視點，檔案記憶觀為檔案和檔案管理的研究與實踐提供了新的視角和思維方式。[2]作者提出的以詮釋組織記憶為核心的“組織記憶觀”是檔案記憶觀在企業領域的具體應用。該理念能夠指導企業提升核心競爭力并對社會記憶的留存予以相應補充。

“全面質量管理觀”是“一個組織以質量為中心，以全員參與為基礎，目的在于通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的管理途徑。”[3]企業文件與檔案管理工作是多元主體參與的、由一系列緊密聯系的活動組成的一項工作，以“全面質量管理觀”為指導，能夠保證企業文件與檔案管理的高效運轉，進而有利于企業文件與檔案價值、企業文件與檔案管理活動價值的實現。

“生態系統觀”是實現企業信息生態系統健康發展的必要理念。文件與檔案管理既是企業信息生態系統中的一個重要子系統，作為有機整體直接影響著企業信息生態系統的平衡，又能夠從信息、信息人、信息環境等方面對企業信息生態系統的平衡有決定性影響。

“藍海戰略觀”是推動企業知識共享和文件與檔案管理活動價值創新的有效指引。“藍海”代表新興市場，蘊含巨大的利潤高速增長的機會。在面向知識共享的企業文件與檔案管理中，“藍海戰略觀”指導我們既應立足企業文件與檔案，因人而異、因地制宜地實施顯性知識共享、挖掘隱性知識，又要探索企業文件與檔案的有效管理與共享，以便輸出更多的活性知識（見圖1）。

（二）框架解構：從理論分析到實踐保障的框架

面向知識共享的企業文件與檔案管理框架的理論分析是對框架特征及內容的識別與闡述。知識共享和文件與檔案管理根本目標的一致性決定了兩者之間存在雙向互動關系。知識共享既可以被視為企業文件與檔案管理的目標，又可以被視為良好的企業文件與檔案管理的結果；良好的企業文件與檔案管理既是知識共享的實現途徑，又是知識共享的重要內容。基于此觀點，作者從穩定性、完整性和動態性三個方面對面向知識共享的企業文件與檔案管理框架的特征進行了闡述。在框架特征的指導下，結合數據時代知識共享的需求，作者認為可信任的領導主體、健全的制度體系、企業文件與檔案的資源聚合體以及先進的信息管理技術是面向知識共享的企業文件與檔案管理框架的主要內容。

面向知識共享的企業文件與檔案管理框架的實踐保障包含“科學的戰略定位”和“協同論的全局觀”兩個方面（見圖2）。其一，作者創新性地提出了頗具辯證意味的“化整為零戰略：檔案數據化”和“合零為整戰略：數據檔案化”兩大基本保障戰略。“檔案數據化”是根據企業管理和決策需求，將文件與檔案分解為適合的信息單元，以便與其他不同來源、不同類型的數據進行整合分析。[4]“數據檔案化”是指從時間和空間的不同維度，從形成主體到各項活動，全面統合企業的文件與檔案，構建完整的企業記憶框架和豐富的記憶素材庫，凝練、解讀和彰顯企業文化。[5]此兩種戰略著眼于從整體上增加檔案資源的總量、優化檔案資源結構以使其更加完整和全面。其二，面向知識共享的企業文件與檔案管理體系是一個復雜的開放系統，涉及多個子系統，因而如何實現不同子系統之間的協同，以推動企業整體文件與檔案管理體系功能的實現是實踐保障需要解決的主要問題。結合協同論的全局觀，作者提出“人—人協同”“人—技協同”“文件與檔案—非文件與檔案協同”的協同戰略。該戰略從系統視角出發，強調企業文件與檔案管理體系內部的各個子要素之間以及企業文件與檔案管理體系和外部其他各種相關事物之間的協同作用，以便發揮“1+1>2”的管理效果。

（三）方案建構：融合路徑和策略的實施方案

構建面向知識共享的企業文件與檔案管理體系依賴于合理的實施路徑與有效的應對策略。于實施路徑而言，基于面向知識共享的企業文件與檔案管理框架之應然與企業文件與檔案管理之實然的對比，作者描述了實現面向知識共享的企業文件與檔案管理的軌跡全景，即“啟動—推動—轉動”[6]。首先，作者認為啟動面向知識共享的企業文件與檔案管理的關鍵在于識別共享環境和培育共享文化，以便形成“共享文化+文檔管理”的融合。其次，作者指出高效轉動的面向知識共享的企業文件與檔案管理必須依賴完善的共享制度和合理的共享方式。最后，作者認為共享成效的正確評估和共享結果的及時反饋能夠使面向知識共享的企業文件與檔案管理在持續推動中實現螺旋上升式發展。于應對策略而言，作者提出了“文件與檔案管理之知識共享”和“知識共享之文件與檔案管理”的雙向實施策略（見圖3）。具體來說，面向知識共享的企業文件與檔案管理中知識共享和文件與檔案管理是可并行開展而又互為支持的兩項管理活動。在文件與檔案管理視角下，為了實現有效的知識共享，不僅應該在文件形成之初就要對文件的擬制進行精細化管理以優化文件質量，而且還需要將大眾分類法與傳統分類法相融合以有效整合碎片化的信息。此外，還應提升文件與檔案服務的可感知性以最大化地發掘文件與檔案的知識價值。在知識共享視角下，一方面文件與檔案管理能夠有效推動知識共享中“創始場”“對話場”“系統場”和“實踐場”的建設，以形成知識共享良性循環的長效機制；另一方面對知識共享中文件與檔案形成的控制能夠實現企業內部知識的積累、獲取并固化企業外部知識和推動企業知識向外擴散，以提升知識共享相關效率并降低共享成本。

三、《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》的價值

對面向知識共享的企業文件與檔案管理的理念、框架、實現路徑和關鍵策略的細致闡述與詳細論證既構成了本書的主要研究內容，又體現了本書的基本價值貢獻。

其一，本書是對轉變數據時代企業文件與檔案管理理念的積極回應。傳統被動、單一的管理理念難以適應數據時代企業文件與檔案管理的管理對象、管理環境、管理方法和工具發生的巨大變化。本書立足于繼承與發展的角度提供了適應數據時代的企業文件與檔案管理理念。

其二，本書提供了解決知識共享環境下企業文件與檔案管理困境的有效探索。企業文件與檔案管理是一項實踐性很強的工作，必須立足實踐、服務實踐和指導實踐。作者通過充分的實踐調研來聚焦實踐中突出存在的問題，為解決實際管理困境提供了有效的路徑和策略指導。

其三，本書為構建面向知識共享的企業文件與檔案管理體系提供了科學指導。縱觀全書，本書包含繼承與發展的理念指引、理論與實踐的框架分析以及路徑與策略的實踐指南，能夠為面向知識共享的企業文件與檔案管理體系的建設提供全面合理、科學有效的指導。

四、研究展望

該書以翔實的敘述、嚴謹的論證明確了知識共享和企業文件與檔案管理具有的雙向互動關系，這種雙向互動關系使得二者能夠在管理目標、管理內容、管理手段上融合共生、協同發展。然而，數據時代無論是文件與檔案還是知識都能夠“降維”至數據維度進行分析、關聯、挖掘和序化。[7]數據成為重塑知識共享和文件與檔案管理關系的重要影響因素。所以，未來應就如何從數據視角審視知識共享和文件與檔案管理關系、如何從數據視角促進知識共享和文件與檔案管理等問題進行深入研究。

注釋及參考文獻：

[1]錢毅.技術變遷環境下檔案對象管理空間演化初探[J].檔案學通訊，2018（2）：10-14.

[2]馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與“中國記憶”數字資源建設[J].檔案學通訊，2012（3）：4-8.

[3]伍愛.質量管理[M].廣州：暨南大學出版社，1996：58.

[4][5][6]李穎.面向知識共享的企業文件與檔案管理的路徑設計[M].北京：人民出版社，2019：116，117，136.

[7]王協舟，李典誥.“互聯網+檔案”新業態發展動力的新特點[J].北京檔案，2019（9）：12-15.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院