區(qū)域性疾病預(yù)防控制中心疫情防控工作文件材料歸檔研究

李妲

摘要：新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作是在黨中央領(lǐng)導(dǎo)下的一場(chǎng)阻擊戰(zhàn)、殲滅戰(zhàn)，疾病預(yù)防控制中心在這場(chǎng)戰(zhàn)役中發(fā)揮了重要作用，并在工作中產(chǎn)生了大量文件材料。為了做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作文件材料歸檔工作，北京市疾病預(yù)防控制中心開展了相關(guān)理論研究，并采取了一系列應(yīng)對(duì)措施，明確使命任務(wù)，擔(dān)當(dāng)社會(huì)責(zé)任；摸清材料特點(diǎn)，確認(rèn)依據(jù)原則；建立工作機(jī)制，明確保管范圍；開展全程指導(dǎo)，保證歸檔質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：疫情防控文件材料歸檔歸檔范圍檔案

2019年年底、2020年年初，新型冠狀病毒感染肺炎疫情爆發(fā)。面對(duì)新型冠狀病毒感染肺炎疫情，在習(xí)近平總書記的親自指揮、部署下，一場(chǎng)疫情防控的人民戰(zhàn)“疫”在全國打響，每個(gè)組織、每個(gè)人都在這場(chǎng)戰(zhàn)“疫”中與時(shí)間賽跑、與病毒較量。區(qū)域性疾病預(yù)防控制中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中發(fā)揮了重要作用，并在工作中產(chǎn)生了大量檔案，而齊全完整地收集、保管這部分檔案，對(duì)工作查考研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值，同時(shí)也有利于留存疫情防控工作的社會(huì)記憶，見證中華民族面對(duì)災(zāi)難頑強(qiáng)奮斗的拼搏精神。

一、明確使命任務(wù)，擔(dān)當(dāng)社會(huì)責(zé)任

疾病預(yù)防控制中心是疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位，其使命是通過對(duì)疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保障國家安全，促進(jìn)人民健康；其宗旨是以科研為依托、以人才為根本、以疾控為中心，是新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作的主力軍之一。自新型冠狀病毒感染肺炎疫情發(fā)生以來，北京市疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱“北京市疾控中心”）開展了大量扎實(shí)有效的工作，在北京市新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中發(fā)揮著不可替代的核心作用。

做好疫情防控工作文件材料歸檔，服務(wù)疫情防控工作大局，是區(qū)域性疾病預(yù)防控制中心在這場(chǎng)戰(zhàn)“疫”中的重要工作。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控前期籌措和運(yùn)行工作中形成了大量具有保存價(jià)值的紙質(zhì)、電子等各種形式的文件材料。這些文件材料是北京市疾控中心疫情防控工作的真實(shí)記錄，都屬于應(yīng)歸檔的范圍。一方面，這些材料記錄了北京市疾控中心抗擊疫情的工作面貌，展示了北京市疾控中心盡責(zé)擔(dān)當(dāng)、救死扶傷的工作過程；另一方面，這些材料是工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒的重要資料，發(fā)揮檔案資政的重要作用，為黨和政府應(yīng)對(duì)疾病疫情、自然災(zāi)害等突發(fā)事件，部署疫情防控工作提供翔實(shí)且可靠的依據(jù)。

二、摸清材料特點(diǎn)，確認(rèn)依據(jù)原則

（一）疫情防控工作歸檔文件材料的特點(diǎn)

北京市疾控中心疫情防控工作歸檔文件材料具有來源廣泛、類型多樣、數(shù)量龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特點(diǎn)。

1.歸檔文件材料來源廣泛。疾病防控是北京市疾控中心的本職工作、中心工作，貫穿于中心所有工作的始終，因此北京市疾控中心各專班、科室都是歸檔文件材料的來源。中共中央、國務(wù)院及其有關(guān)部門，市委、市政府及有關(guān)單位，市有關(guān)防控指揮機(jī)構(gòu)關(guān)于新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作的批示、指示、講話、重大決策部署、相關(guān)政策文件是北京市疾控中心開展疫情防控工作的依據(jù)，因此以上各部門同樣是歸檔文件材料的來源。同時(shí)，各區(qū)疾控中心應(yīng)向北京市疾控中心上報(bào)相關(guān)重要工作材料，這也是歸檔文件材料的來源之一。

2.歸檔文件材料類型多樣。從文件載體上看，包括紙張、磁盤、光盤，以及其他多種材質(zhì)的載體。從文件種類上看，包括決定、決議、指示、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。

3.歸檔文件材料數(shù)量龐大。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控前期籌措和運(yùn)行工作中開展了大量工作，同時(shí)也形成了數(shù)量龐大的需要?dú)w檔的文件材料，體現(xiàn)了北京市疾控中心團(tuán)結(jié)一心、同舟共濟(jì)的精神風(fēng)貌。

4.歸檔文件材料結(jié)構(gòu)復(fù)雜。北京市疾控中心在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中形成的電子文件，既有結(jié)構(gòu)化的信息和數(shù)據(jù)，也有非結(jié)構(gòu)化的信息和數(shù)據(jù)，格式、種類繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜。

（二）疫情防控工作文件材料歸檔的依據(jù)

文件材料歸檔是檔案工作的起點(diǎn)，可以為后續(xù)其他檔案工作環(huán)節(jié)提供物質(zhì)基礎(chǔ)，所以可以說如果沒有歸檔，就沒有檔案工作。對(duì)于如此重要的歸檔工作，國家與地方相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)都做出了具體的規(guī)定，這為北京市疾控中心疫情防控工作文件材料歸檔提供了可靠依據(jù)，具體包括：《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則（試行）》《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，等等。

（三）疫情防控工作文件材料歸檔的原則

疫情防控工作應(yīng)歸檔文件材料的特點(diǎn)、歸檔的依據(jù)，以及疫情防控工作的重要性，決定了疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性、全程性和及時(shí)性的原則，以實(shí)現(xiàn)文件材料的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整和安全。

1.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全面性原則。疫情防控工作的重要性決定了疫情防控工作過程中產(chǎn)生的文件材料的重要性，因此疫情防控工作文件材料要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。新型冠狀病毒感染肺炎防治工作文件材料歸檔范圍必須囊括所有來源、所有類型的文件材料，尤其要注意收集收發(fā)文登記簿之外的文件，比如病理實(shí)驗(yàn)形成的過程性記錄和數(shù)據(jù)、新聞媒體采訪過程中的相關(guān)紀(jì)實(shí)資料，等等。

2.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循全程性原則。歸檔的文件材料應(yīng)能在時(shí)間上保持連續(xù)性，前后銜接，真實(shí)完整地反映疫情防控工作從開始到結(jié)束的全過程。從疫情防控早期的工作方案、工作預(yù)案，到中期的每日動(dòng)態(tài)、現(xiàn)場(chǎng)流調(diào)處理，再到后期的情況報(bào)告、全面總結(jié)等，都必須歸檔。

3.疫情防控工作文件材料歸檔要遵循及時(shí)性原則。疫情防控工作文件材料隨時(shí)歸檔、及時(shí)歸檔、分類管理，可以保證文件材料的條理化、有序化與齊全完整；檔案室對(duì)這些經(jīng)過整理的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行挖掘、分析、提煉，形成疫情防控成果摘編，提供給政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、指揮或決策部門，供其決策參考，可以直接、快速、及時(shí)服務(wù)于疫情防控的科學(xué)防治、精準(zhǔn)施策、干部考察、教育宣傳、輿論引導(dǎo)等工作。

三、建立工作機(jī)制，明確保管范圍

（一）建立疫情防控工作文件材料歸檔工作組

疫情防控工作文件材料歸檔工作組擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)的職責(zé)，工作組成員直接參與文件材料歸檔工作，各司其責(zé)。北京市疾控中心成立了疫情防控工作文件材料歸檔工作組，由北京市疾控中心主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，信息統(tǒng)計(jì)中心檔案室負(fù)責(zé)歸檔工作的整體組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)，各專班組組長(zhǎng)和各科所負(fù)責(zé)人為本組和與本科所文件材料收集工作的第一責(zé)任人，各專班、科所的兼職檔案員負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理本專班、科所在新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控工作中直接形成的、各種形式的、具有保存價(jià)值的文件材料，并向信息統(tǒng)計(jì)中心檔案室移交。

（二）制定疫情防控工作文件材料歸檔工作方案

疫情防控工作文件材料歸檔工作方案是對(duì)文件材料歸檔工作的直接安排與布置，具有較強(qiáng)的方向性、指導(dǎo)性。疫情防控工作文件材料歸檔工作方案要闡明文件材料歸檔的工作原則、工作機(jī)制、歸檔流程、歸檔時(shí)間、歸檔方式、歸檔要求，以實(shí)現(xiàn)疫情防控工作文件材料歸檔工作的思想統(tǒng)一，管理統(tǒng)一。

（三）明確疫情防控工作文件材料的歸檔范圍

應(yīng)歸檔文件材料列表明確了疫情防控工作文件材料的歸檔范圍，具有很強(qiáng)的操作性、依據(jù)性。疫情防控工作文件材料的歸檔范圍要明確文件材料的來源、類型、內(nèi)容，等等。

1.文件材料的來源既包括本機(jī)關(guān)的各專班和科所，也包括上級(jí)機(jī)關(guān)（比如北京市委、市政府、市防控指揮機(jī)構(gòu)）和下級(jí)機(jī)關(guān)（比如各區(qū)疾控中心）。

2.文件材料的類型要包括各種載體、形式和文種。

3.文件材料的內(nèi)容既要反映全局的整體性工作，如總體方針、政策、工作方案等，也要反映微觀的具體性工作，如政策貫徹落實(shí)的方法步驟、落實(shí)的結(jié)果等。

四、開展全程指導(dǎo)，保證歸檔質(zhì)量

按照我國機(jī)關(guān)檔案集中、統(tǒng)一管理的原則和規(guī)范化管理的要求，北京市疾控中心檔案室應(yīng)協(xié)助、指導(dǎo)各專班、科所以及各區(qū)疾控中心，做好疫情防控工作文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保疫情防控工作做到什么程度，檔案工作就跟進(jìn)到什么程度。一方面，要遵循全面性、全程性、及時(shí)性原則，齊全完整地收集疫情防控工作全過程的文件材料（包括各種實(shí)物），以防止相關(guān)文件材料的流失；另一方面，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理好文件材料，保證文件材料的條理化、有序化，為將來實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享利用提供便利。

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作者單位：北京市疾病預(yù)防控制中心