《證券業務檔案管理規范》（DA/T79-2019）的內容及相關問題的思考

王英瑋 黃峰

2019年12月16日，國家檔案局官網發布了我國證券行業檔案管理標準《證券業務檔案管理規范》（DA/ T79——2019）。《證券業務檔案管理規范》（以下簡稱“規范”）經全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，并經國家檔案局批準后發布，自2020年5月1日起實施。本文主要介紹規范的內容，并對規范中存在的一些問題進行初步探討。

一、規范的制訂背景、意義和特點

規范是由我國國泰君安證券股份有限公司牽頭制訂的一項證券行業的檔案推薦標準。在標準的制訂過程中，國泰君安證券股份有限公司專門成立了《證券企業業務檔案規范化管理以及系統設計研究》課題組。該課題組經過4年的研究，終于起草完成了這項行業推薦標準。規范的制訂，為我國證券業務檔案管理提供了規范保障。

規范的制訂具有非常重要的意義。它是制訂者在學習貫徹習近平總書記考察上海時發表的重要講話精神，“為上海國際金融中心建設提供檔案工作制度供給的成功實踐”的重要成果。規范的制訂和發布實施，不僅填補了我國證券行業業務檔案管理標準化的空白，也為建立新時代證券業務檔案科學管理模式提供了行動指南。

規范的主要特點，歸納起來包括三點：

第一，系統性。規范從收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等方面出發，對證券業務檔案全流程管理的內容和做法等，提出了較為規范的做法，并梳理形成了《證券公司業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，同時也將科創板證券業務檔案的管理規范性要求方面的內容納入了標準。

第二，科學性。規范的制訂過程和內容，充分體現了檔案行業標準制訂的科學性要求。制訂標準，研究先行。國泰君安證券股份有限公司的《證券企業業務檔案規范化管理以及系統設計研究》課題組的研究成果，是規范的有利支撐。梳理、提煉和總結我國上海等地證券行業的業務檔案管理成功經驗，是制訂規范的實踐基礎。規范的翔實內容規定和各種證券業務文件的歸檔范圍及業務檔案的保管期限表的呈現，是參與該標準制訂工作人員的辛勤勞動和智慧的結晶。

第三，規范性。從規范的整體框架和主要內容來看，它的制訂較好地遵循了《標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫》（GB/T1.1—2009）的標準編寫規范要求?！稑藴驶ぷ鲗t第1部分：標準的結構和編寫》（GB/T 1.1—2009）是對標準化工作標準化的重要標準之一，該標準的規定對有效地保證標準的編寫質量起著重要的指導作用，是編寫各項檔案工作標準的基本遵循。具體體現是：（1）規范的編寫及表達方式體現了GB/T 1.1—2009的統一性要求；規范的標準結構的統一；其中的章、條、段、表和附錄的排列順序的一致。規范的文體的統一，基本做到了類似的條款應由類似的措辭來表達，相同的條款應由相同的措辭來表達。規范的術語統一，基本做到了同一個概念應使用同一個術語表達。規范的形式統一，它的條標題、表標題的有無達到了統一要求。（2）規范的編寫較好地保持了與其他標準之間的整體協調關系，體現了規范性的要求。在制定標準時注意了和已經發布的標準進行協調?？梢钥吹贸?，規范的編寫人員充分注意到該標準在內容規定方面與相關標準之間的協調性，其中包括《檔案工作基本術語》（DA/T 1—2000）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15）、《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68）、《證券公司客戶資料管理規范》（JR/T 0110）、《檔案館建筑設計規范》（JG J25）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）、《企業檔案工作規范》（DA/T 42—2009）等等。同時，規范的協調性還體現在與相關法規和規定之間的內容協調方面，如國家檔案局2012年12月17日制發的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、2015年5月5日制發的《金融企業業務檔案管理規定》、2015年12月2日制發的《企業電子文件歸檔與電子檔案管理指南》等。（3）規范體現了標準制訂的適用性要求，層次設置、編號等都較為充分地考慮到了便于引用的需要。

二、規范的結構與主要內容

規范的結構除了前言和參考文獻外，內容包括10章和一個資料性附錄（《證券業務文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》）。

規范正文部分的內容包括：范圍（標準的適用范圍）、規范性引用文件、術語和定義、總則、管理體制和管理崗位職責、業務文件的整理與歸檔、業務檔案的保管、業務檔案的利用、業務檔案的鑒定與處置、業務電子文件歸檔與電子檔案管理。下面分別予以介紹。

（一）范圍（標準的適用范圍）

規范主要適用于證券公司證券業務檔案的管理與利用，不僅規定了證券業務檔案工作總則、管理體制、管理崗位職責，在辦理證券業務活動中產生的應歸檔保存的業務文件的整理、歸檔，還規定了證券業務檔案的保管、利用、鑒定與處置的要求和方法。此外，規范對證券公司的業務電子文件歸檔與業務電子檔案的管理也做出了相應規定。

（二）規范性引用文件

規范的規范性引用文件共有5個，包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15）、《檔案服務外包工作規范》（DA/T68）、《證券公司客戶資料管理規范》（JR/T0110）、《檔案館建筑設計規范》（JGJ25）。盡管該章的說明中提到“凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件”，但上述5個規范性引用文件均未注日期，這是一個小的疏漏。

目前這5個引用標準的最新版本分別是：《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）、《檔案服務外包工作規范》（DA/T 68—2017）、《證券公司客戶資料管理規范》（JR/T 0110—2014）、《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25—2010）。因為規范的制訂直接引用了這些版本的文件，所以沒有必要將它們的制定年度（版本號）全部隱去，這會使利用者在使用該標準時不能很明確、直接地掌握5個標準的相關準確信息。如果考慮到這些引用文件可能會出現新的修訂或變動情況，也可以通過今后標準的管理和定期修訂來予以體現。

（三）術語和定義

規范規定了12個術語及其定義，其中一級術語4個，二級術語8個，并為每個術語提供了英文譯名，各個術語概念的種屬關系表述得也比較清楚。一級術語包括：證券公司、證券業務文件、證券業務檔案和立卷。規范對證券公司的術語定義是：“依照《中華人民共和國公司法》和《中華人民共和國證券法》設立的經營證券業務的有限責任公司或者股份有限公司?！薄豆痉ā泛汀蹲C券法》是我國經營證券業務的公司主體必須遵循的基本思想和行為規范。規范對證券業務文件的術語定義是：“證券公司在證券業務辦理及服務活動中形成各種文字、圖表、照片、聲像等不同載體形式的記錄?！币幏秾ψC券業務檔案的術語定義是：“具有憑證、查考和保存價值的證券業務文件?！币幏秾α⒕淼男g語定義是：“將若干文件按形成規律和有機聯系組成案卷的過程?！痹撔g語定義引用了DA/T1—2000的5.10條款，并作了術語注釋：證券業務檔案的立卷方式包括但不限于按戶立卷、按類型（項目）立卷兩種。

二級術語共有8個，包括了證券業務檔案的6個種概念的術語，即經紀業務檔案、投資銀行業務檔案、證券投資業務檔案、場外市場業務檔案、信用業務檔案、資產托管與運營外包業務檔案。經紀業務檔案的術語定義是：“證券公司在證券客戶開戶、委托、交易、客戶回訪等經紀業務處理及服務環節中形成的具有保存價值的文件材料?！蓖顿Y銀行業務檔案的術語定義是：“證券公司在證券發行、承銷、交易、企業重組、兼并與收購、項目融資、財務顧問、持續督導等業務過程中形成的具有保存價值的文件材料?！弊C券投資業務檔案的術語定義是：“證券公司在證券投資決策研究、制定投資決策、執行投資操作、接收反饋、修正投資方案和項目總結等過程中形成的具有保存價值的文件材料。”場外市場業務檔案的術語定義是：“證券公司在交易所以外由買賣雙方通過OTC或當面議價等形式成交過程中形成的具有保存價值的文件材料?！毙庞脴I務檔案的術語定義是：“證券公司在信用業務中辦理客戶征信、客戶篩選與初審，客戶簽訂合同、開戶、委托、交易等業務處理及服務環節中形成的具有保存價值的文件材料?！辟Y產托管與運營外包業務檔案的術語定義是：“證券公司接受委托，依據法律法規的規定和合同協議的約定，作為獨立的第三方，在為客戶持有或管理的資產提供資產保管、投資清算、估值核算、投資監督、信息披露、份額登記、交易支持、投資風險、資金劃撥、系統對接、數據傳輸、信息遞送、報表對賬、績效評估等專業服務環節中形成的具有保存價值的文件材料。”這些術語定義基本上揭示了6種證券業務檔案的形成者、形成領域、主要特征和內容構成。對這些術語定義的評價和分析，本文將在第三部分予以闡述。

規范對立卷的兩個種概念——按戶立卷和按類型（項目）立卷的定義分別是：“以客戶為單位，按戶組卷，原則上同一客戶形成的所有文件材料立為一卷”和“以業務類型（項目）為單位，將同一業務類型（項目）形成的各種文件材料按時間順序組成具有有機聯系的案卷”。這兩個術語，明確了兩種類型單位的業務文件所應采用的立卷方法。

（四）總則

該部分包括6個具體條款。其內容主要是規定了證券公司應對證券業務檔案管理時所要遵循的工作原則、業務工作要求、制度建設要求、檔案管理的安全和保密要求等。由于證券業務檔案是維護證券公司和客戶利益的重要原始憑證，是證券公司有效、合法執業的重要依據，所以規范規定：證券業務檔案應采取“納入證券公司檔案工作體系，實行集中統一管理”的基本工作原則。

為了確保證券業務文件的完整歸檔和證券業務檔案的真實、完整、有效和安全，規范依照我們檔案工作實踐及證券行業檔案管理的制度建設經驗，將“三納入”的成功制度經驗，作為對證券公司的業務檔案管理制度建設要求，明確地提了出來。規范規定：“證券公司應建立健全統一的業務文件材料歸檔管理制度和業務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等管理制度，將證券業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程，列入業務工作計劃，列入業務機構職責范圍和業務人員崗位責任制，列入公司考核體系和獎懲制度?！?/p>

“安全第一”是我國對檔案工作的基本業務要求。規范規定：“證券公司應對證券業務檔案中的客戶信息保密，嚴禁擅自泄露客戶信息?！薄白C券公司在服務軍工等項目時形成的涉密業務檔案，應參照國家相關安全保密規定管理。”

由于信息技術的廣泛應用，證券公司的電子文件和電子檔案的數量也在不斷增加。為此，規范也對證券公司的業務電子文件歸檔和電子檔案管理，以及如何處理好業務電子檔案與傳統載體檔案之間的關聯關系等，提出了相應的原則性要求，即“證券公司在做好紙質載體業務檔案管理的同時，應將業務電子文件歸檔和電子檔案管理納入本單位信息化建設和檔案工作規劃、計劃，配備必要的人員、資金和設施設備，為證券業務電子文件歸檔和電子檔案管理提供保障”“證券業務檔案同時具有紙質與電子兩種載體時，應在內容、相關說明及描述上保持紙質檔案與電子檔案之間的有機聯系?！?/p>

（五）管理體制和管理崗位職責

規范明確了證券業務檔案管理的工作體制、業務部門職責、檔案部門職責、信息技術部門職責、檔案人員要求、檔案管理模式等方面的要求。

檔案管理工作體制是：證券公司應明確檔案工作的分管領導，設立專門檔案管理機構和崗位，配備專職檔案人員，各業務機構應配備專職或兼職檔案人員。

證券公司業務人員的職責是：應負責積累其在工作中形成的業務文件，對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責，并及時將辦理完畢、有保存價值的業務文件及時向本機構專兼職檔案人員移交。證券公司的業務機構專（兼）職檔案人員的職責是：應負責收集、整理本機構歸檔的業務文件，定期將已整理的業務文件及文件清單向檔案部門移交，并辦理歸檔交接手續。證券公司的檔案部門職責是：應對證券業務檔案工作進行統籌規劃，指導、監督業務機構業務文件的形成、積累、整理及歸檔工作，并負責證券業務檔案的保管、利用、鑒定和銷毀工作；應參與本單位業務系統的規劃、設計、開發、實施等工作，提出電子文件歸檔需求和對實現過程的跟蹤，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。證券公司的信息技術部門職責是：應負責為證券業務檔案管理提供技術支持。

證券公司對檔案人員要求是：應熟悉證券業務，具備檔案專業知識和技能，并定期接受業務培訓；檔案人員應保持相對穩定。發生崗位變動時，應辦理好檔案工作交接手續。

證券公司對證券業務檔案的管理模式要求是：可采取本單位集中管理、全部或部分委托具有相應檔案管理資質的檔案服務承包方管理的管理方式；采取委托管理方式的，應按照《檔案服務外包工作規范》（DA/ T68）的相關規定執行。

（六）業務文件的整理與歸檔

這一章的內容包括了對證券公司業務文件的歸檔范圍、保管期限劃分、歸檔文件版本、立卷要求和方法、分類要求和方法，以及對案卷的排列、編頁、編目、編號、裝訂的要求和方法等，做出了具體規定。

規范規定“證券公司在證券業務辦理及服務活動中直接形成的具有保存價值的業務文件均應收集、歸檔”，并在附錄A中給出了可參考的證券業務文件歸檔范圍和檔案的保管期限。證券公司還可依據國家相關規定及本單位實際情況，對規范規定的文件歸檔范圍和檔案保管期限作相應的調整。歸檔文件如果是歸入證券業務檔案的，應是正本；如果文件同屬管理類檔案和業務檔案歸檔范圍，一般管理類檔案要歸入正本，業務檔案可歸入相應的文件副本或復制件。在立卷工作組織管理中，經紀業務和信用業務形成的文件多為客戶材料，可按照JR/T 0110—2014（中國證券監督管理委員會公告〔2014〕56號）的要求，采用按戶立卷的方式加以整理；投資銀行業務、證券投資業務、場外市場業務和資產托管與運營外包業務形成的文件，可采用按類型（項目）立卷的方式進行整理。我國的《證券法》規定：證券公司應當妥善保存客戶開戶資料、委托記錄、交易記錄和與內部管理、業務經營有關的各項資料，保存期限不得少于20年。

規范規定證券業務文件可采用“業務類型—保管期限—年度—機構”或“保管期限—年度—類型（項目）”的方法分類；證券公司也可根據本單位實際情況，結合業務檔案形成特點制定分類方案，但分類方案一經確定就應保持穩定。

規范規定了立卷的歸檔文件排列方法。其中包括：（1）按形成時間順序排列。如按戶立卷整理的客戶資料。（2）按重要程度排列。如按類型（項目）立卷整理的業務文件，可按時間順序結合文件重要程度進行排列，有監管機關正式批復的要以批復為首頁。

規范規定了案卷的編頁要求和方法，即“證券業務文件應以卷為單位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置編制頁碼”。

規范規定了證券業務文件組成案卷的編目要求。應依據分類方案和排列順序編制卷內文件目錄、案卷目錄、備考表等，具體要求可參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的內容規定執行。

規范規定了證券業務檔案的檔號編制要求。證券業務檔案檔號可采用“全宗號—檔案門類代碼—年度—保管期限-機構代碼-業務類別號—案卷號”的結構。

規范規定了證券業務檔案案卷的裝訂要求。其中，按戶立卷整理的，須按照“一戶一卷”要求將同一客戶材料逐一放入相應檔案袋內；證券賬戶客戶檔案可按照每一筆業務流水的時間順序排列，直接放入檔案盒；按類型（項目）立卷的文件，可采用線繩等裝訂方式。

（七）業務檔案的保管

這一章的內容包括檔案庫房的設置及管理要求、業務檔案存儲要求和業務電子檔案的保管要求。規范規定，證券公司應依據證券業務檔案的載體選擇檔案存放設備，并設置與本單位檔案工作發展相適應的檔案庫房；無條件配置檔案庫房的證券公司，可委托具有相應資質的檔案保管外包服務機構代為保管。檔案庫房應保持干凈、整潔，庫房防護功能及溫、濕度應符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15—1995）和《檔案館建筑設計規范》（JGJ 25—2010）對各類檔案載體的保管要求。證券業務電子檔案的存儲方式包括在線存儲、近線備份和離線備份等三種，如出現不可讀取風險，應及時進行遷移。證券公司檔案部門應每年對證券業務電子檔案的可讀取性進行檢測，并形成檢測報告，以確保檔案的真實性、完整性、可用性與安全性。各證券公司可參照國家檔案局2018年4月發布的《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）來開展此項工作。

（八）業務檔案的利用

證券業務檔案管理的目的就是為了實現對這種檔案資源的有效利用。為此，規范的第8章專門對證券業務檔案的利用進行了規定。規范要求，利用證券業務檔案應辦理相關手續，并嚴格遵守登記和審批制度；已經采取電子檔案管理方式的，查閱證券業務檔案時，應優先查閱電子檔案，以保護檔案原件的安全；查閱檔案時，一般在檔案查閱室定點查閱，或通過授權在電子檔案管理系統中查閱；借閱人員歸還紙質業務檔案后，檔案人員應及時檢查，確保業務檔案為原件，如發現丟失、損壞、缺頁等情況，應依照相關法律法規的規定追究有關人員責任。

（九）業務檔案的鑒定與處置

規范規定了證券公司開展業務檔案的鑒定與處置應采取的組織形式、管理制度和管理要求。各證券公司要成立由分管領導、業務部門和檔案部門組成的檔案鑒定小組。鑒定小組的職責是：定期根據本單位的檔案保管期限表對保管期限已滿的證券業務檔案進行鑒定，出具鑒定意見。各證券公司對保管期限已滿、確無保存價值的業務檔案，要登記造冊，經分管領導審查批準后予以銷毀。經核準銷毀的紙質業務檔案，各證券公司應送本行政區域保密部門指定的保密材料銷毀機構進行銷毀。經核對銷毀的業務電子檔案應從在線存儲設備、備份系統中徹底刪除，其元數據應移入銷毀數據庫，并在電子檔案管理系統的管理過程元數據、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動。各證券公司應對經核對的準予銷毀的業務電子檔案的離線存儲介質，實施破壞性銷毀。實施銷毀前，各證券公司應對備份中的其他電子檔案進行離線存儲介質的轉換。銷毀檔案時，應有兩人監銷，銷毀人員及監銷人員應在銷毀清單上簽字，嚴格防止業務檔案遺失和泄密。各證券公司的檔案銷毀清單，應按照銷毀時間順序保存，并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案，各證券公司不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業務檔案，各證券公司應延長檔案的保管期限。

已經失去保存價值的紙質檔案的銷毀方法有機械粉碎、熔漿再生、焚燒處理等3種。電子檔案的銷毀方法通常是在專門的處理中心以粉碎、碾壓加填埋的物理方法進行銷毀，也可以采用強酸、強堿腐蝕的化學方法進行處理。

（十）業務電子文件歸檔與電子檔案管理

規范規定了證券公司的電子文件和電子檔案的基本管理要求、公司業務系統的電子文件歸檔和檢測要求、電子檔案管理系統的功能要求，以及可以參照的國家推薦標準。對證券公司的電子文件和電子檔案的基本管理要求是：應對證券業務電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性與安全性。對證券公司業務系統的電子文件歸檔要求是：能支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據，能按要求形成標準的歸檔數據封裝包，能開發符合“四性”檢測要求的接口功能，選擇合適的電子文件存儲格式以利于向電子檔案存儲格式轉換等。電子檔案管理系統的功能要求：應具備系統配置管理功能、電子檔案管理功能、安全管理功能、系統管理功能等，以滿足證券業務電子文件歸檔與電子檔案管理需要。各證券公司的業務電子文件歸檔、電子檔案管理的具體要求，規范推薦按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）等標準規定執行。

三、規范存在的問題及對策思考

正因為規范是我國首個證券公司業務檔案管理的規章制度，所以其中不免會存在一些需要進一步討論和明確的問題。這些問題歸納起來包括以下幾個方面。

（一）規范的術語及其定義質量仍需提高

規范對“證券業務文件”的術語定義是：“證券公司在證券業務辦理及服務活動中形成各種文字、圖表、照片、聲像等不同載體形式的記錄?！痹谠摱x中，并沒有提到電子文件的載體形式和記錄方式，只是提及了“文字、圖表、照片、聲像”等四種記錄方式，并且將其誤解為“不同載體形式”。這是該術語定義項中不應該出現的瑕疵。建議修訂該標準時予以改正。一般的表述是：文字、圖表、音頻、視頻、數字等記錄方式。載體則一般包括傳統存儲介質，如紙張、膠片、錄音帶、錄像帶等；現代存儲介質，如磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等。

規范對“證券業務檔案”的術語定義是：“具有憑證、查考和保存價值的證券業務文件。”這個術語定義有些不太規范。首先，定義項中使用的“憑證、查考和保存價值”這個種差，存在邏輯上的問題。我們知道，檔案學理論對檔案價值的基本認識是憑證價值和參考（信息）價值?！安榭肌币辉~的語義含義是指追查考實，或調查研究、弄清事實。而“參考”一詞的語義含義是指參證有關材料來幫助研究和了解；在人們研究或處理某些事務時，把另外的相關資料或數據、檔案拿來對照?！吨腥A人民共和國檔案法》及其實施辦法對“本法所稱檔案”的法律條文界定中均使用了“保存價值”概念。那么，檔案的兩種基本價值和檔案的保存價值之間是一種什么關系呢？其實，檔案的憑證和參考價值與檔案的保存價值之間不是一種并列的關系，而是一種因果性關系，即由于檔案具有某種憑證和參考價值，所以人們才會最后認定這些檔案具有保存價值。檔案價值鑒定的依據是檔案的憑證價值和參考價值以及人類社會活動存續和發展的需要。我們根據對這些價值因素的綜合評價結果，并結合人們在歷史上積累的相關經驗，才能有效地確定檔案的保存年限或有無保存價值。

規范對具有屬種關系的術語定義尚需要完善。規范對證券業務檔案的6個種概念的術語定義，只是在邏輯層級上給予了一定體現，但在這些種概念的術語定義中卻沒有真正體現。如“經紀業務檔案”的術語定義使用的屬概念本應是它的上位概念——“經紀業務檔案”，結果卻采用了“文件材料”。

規范定義邏輯是：“經紀業務檔案是……文件材料”。這是經常出現的一種定義邏輯失誤。用個體概念來定義整體概念是十分不科學的。試想，你能夠用“細胞”這個個體概念來定義“人”這個整體概念嗎？其實，按正常邏輯，規范在定義了屬概念“證券業務檔案”之后，下面的這6個種概念只要放在這個定義好的屬概念的框架內進行定義，就可以了。其后的主要任務就是找出這6個種概念之間的種差，就可以把它們一一定義清楚了，采用的基本邏輯結構是：種概念=種差+證券業務檔案。

規范術語的英文譯名，將檔案翻譯成“Archive”的做法，也需要加以推敲。在歐美等國家的檔案工作術語中，“Archive”的術語含義一般是指在國家檔案館中永久保存的檔案。同外國不同的是，我國的許多業務檔案都保存在形成單位，而非是指在國家檔案館中永久保存的檔案，所以我們的許多檔案（包括證券業務檔案）都是與“Records”相對應的。

規范的一些條款規定中，有時采用“文件”，有時采用“文件材料”。在一定程度上影響了該標準的質量?！拔募牧稀痹凇稒n案工作基本術語》中沒有出現，而本標準中卻常常使用，這是不規范的一種表現。當然，這也是我們現行許多行業、地方標準的通病。既然DA/T1—2000中已經明確定義了“文件”這一術語，而且DA/T1—2000也被列入了規范的引用標準，那為什么不加以采用呢？難道《檔案工作基本術語》中應該將“文件”術語改為“文件材料”嗎？值得反思。

規范對一些術語定義項中使用的縮略語沒有注意添加必要的注釋。如OTC，它的含義是不是指柜臺產品，投資于場外市場（區別于交易所）的理財產品，是一種收益憑證，大多屬于保本收益型呢？

規范沒有對其內容中出現的“證券電子業務文件”和“證券電子業務檔案”以及“證券電子檔案管理系統”等術語做出定義。這也是今后修訂時需要加以解決的問題。

（二）正文中有些規定的表述尚需準確

例如，5.5.1條規定“檔案人員應熟悉證券業務”。這樣的要求太高了。其實作為檔案人員能夠了解證券業務基本知識就可以了，否則檔案人員不就成了全能人員了嗎？再如，4.6“證券公司在服務軍工等項目時形成的涉密業務檔案，應參照國家相關安全保密規定管理”的要求，沒有突出保密法律法規的作用，只是說了一下“國家相關安全保密規定”，有簡單籠統之感。又如，5.3.2“……，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求”。并沒有說明證券公司有哪些相關的法規標準可以遵循。如果能夠列舉一二，也可為標準的適用提供較好的遵循。

有些規定的細化程度還需增強。如5.5.2規定“檔案人員應保持相對穩定。發生崗位變動時，應辦理好檔案工作交接手續?！蹦敲?，“交接手續”的基本內容是什么呢？需要注意什么問題呢？如果能夠補充說明，則該標準的操作性會變得更好。

（三）關于證券業務檔案的分類標準選擇問題

規范的6.3分類條款規定證券業務文件可采用“業務類型—保管期限—年度—機構”或“保管期限—年度—類型（項目）”的方法進行分類。關于“保管期限”能夠作為檔案分類標準的問題，筆者已經在以往的相關標準研究論文中給出了相應的解釋。在這里再重申一下：只有取自分類對象本身的客觀屬性或特征，才能作為事物分類的科學標準或尺度，而不能采取主觀性的分類標準來對檔案進行分類。保管期限是一種體現“應然”而非“實然”狀態的價值判斷結果，有著濃重的主觀性，所以通常不能作為檔案的分類標準。在實際的檔案管理實踐中，檔案部門可以依據檔案的保管期限對整理入庫的檔案實體進行排架管理。

（四）證券業務檔案的檔號編制尚需簡化

規范規定的標編號方法比較復雜，要求證券業務檔案檔號可采用“全宗號—檔案門類代碼—年度—保管期限—機構代碼—業務類別號—案卷號”的結構。這種結構看似面面俱到，實際上有些是不需要的。如果規范在6.7中能夠進一步說明其中哪些是必要的編號項，哪些是選擇性的編號項，則會使該標準的適用性變得更好。檔案的種類劃分中的文書檔案、科技檔案、專門檔案等思想，目的是為了建立檔案學的分支學科，避免學科研究內容交叉的需要。而在實踐中，這些種類的檔案，往往是你中有我、我中有你，不可人為地硬性拆分，應充分考慮其產生和形成過程中的相互聯系。因此，一般情況下，是沒有必要在檔號中增加“門類代碼”的。證券業務檔案一般是按照業務職能標準進行分類的，我們為每類檔案編制代號（相當于大類代號）是有必要的。另外，如果在證券業務檔案的元數據項或檔案著錄項目中，已經有了“保管期限”項，那么就沒有必要在檔號中增加保管期限的代碼了。

參考文獻：

[1] GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規范，北京：國家檔案局，2016.

[2] GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規范，北京：國家檔案局，2002.

[3] DA/T 79-2019證券業務檔案管理規范，北京：國家檔案局，2019.

[4] DA/T 58-2014電子檔案管理基本術語，北京：國家檔案局，2014.

[5]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學（第四版）[M].北京：中國人民大學出版社，2015.

[6]《證券業務檔案管理規范》正式發布[J]北京：中國檔案報（第一版），2020-02-24.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院