關(guān)于高校干部人事檔案管理優(yōu)化的思考

成國巧

【摘? 要】高校的干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)。對建設(shè)新時代高素質(zhì)的干部人才隊伍有著重要的意義和作用。筆者分析了當(dāng)前高校干部人事檔案管理在“管理理念、配套設(shè)施、專業(yè)隊伍、檔案內(nèi)容、管理規(guī)范”等方面存在的不足，并提出了“五不標(biāo)準(zhǔn)”和“人才隊伍專業(yè)化、硬件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、應(yīng)用手段信息化、管理規(guī)范制度化、信息審核精準(zhǔn)化”的五項優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】高校，人事檔案管理，優(yōu)化，思考

高校是人才密集的場所，高校干部人事檔案作為高校人才信息的重要載體，其管理質(zhì)量和水平，直接關(guān)系到高校的人才培養(yǎng)和選拔任用，關(guān)系著高校管理水平和未來長遠發(fā)展。因此，做好高校干部人事檔案管理，對于規(guī)范和提升高校干部人事工作，建設(shè)新時代高素質(zhì)的干部人才隊伍和高水平的高校有著重要的意義和作用。

一、高校干部人事檔案管理的內(nèi)涵

1.從定義上來理解。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》規(guī)定“干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料”。“干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)”。因此，高校的干部人事檔案管理就是高校組織、人事等部門對干部個人經(jīng)歷多維度、多方面的追溯管理，是“記錄一生、管理一生”的軌跡管理。

2.從內(nèi)容上來理解。干部人事檔案主要包含以下內(nèi)容：一是履歷類材料;二是自傳和思想類材料;三是考核鑒定類材料;四是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料;五是政審、審計和審核類材料;六是黨、團類材料;七是表彰獎勵類材料;八是違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料;九是工資、任免、出國和會議代表類材料;十是其他可供組織參考的材料。因此，高校的干部人事檔案管理就是高校組織、人事等部門對干部個人經(jīng)歷原始的、真實的材料管理，是涵蓋材料的“收集、歸檔與整理、利用、轉(zhuǎn)遞”等的環(huán)節(jié)管理。

從定義和內(nèi)容來看，我們不難發(fā)現(xiàn)，高校干部人事檔案管理具有三大特點：一是內(nèi)容十分紛繁龐雜;二是信息必須真實準(zhǔn)確;三是材料必完整規(guī)范。因此，保證干部人事檔案的完整性和可靠性，這是干部人事檔案管理整體工作的重心，也是干部人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的任務(wù)。高校在干部人事檔案管理中必須要嚴格堅持“五不標(biāo)準(zhǔn)”（不假、不亂、不散、不壞、不失），這既是做好高校干部人事檔案管理的底線，更是做好高校干部人事檔案管理的紅線。

二、高校干部人事檔案管理的不足

干部人事檔案管理是高校干部人事管理的一項基礎(chǔ)性工作，理論上應(yīng)該是建設(shè)有力、規(guī)范有度、管理有序，但在實踐中，當(dāng)前高校干部人事檔案管理還存在一些不足。

1.管理理念的欠缺。長期以來，高校領(lǐng)導(dǎo)更愿意關(guān)注學(xué)校發(fā)展、學(xué)科建設(shè)等能立竿見影出成績的地方，認為檔案管理出不了大問題、也出不了大成績，造成干部人事檔案工作被長期處于邊緣化，作為組織、人事部門的日常業(yè)務(wù)工作并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，投入也不夠，這是導(dǎo)致干部人事檔案工作進展緩慢的主要原因之一。

2.配套設(shè)施的欠缺。比如高校干部人事檔案室配備雖然已到位，但有的未“三室未分開”，防盜門窗、保密柜配置還不夠完備，未能為干部人事檔案管理工作提供一個良好的工作空間。有的高校尤其是職業(yè)院校的干部人事檔案的信息化建設(shè)比較滯后，既沒有對紙質(zhì)檔案進行必要的掃描、采集，也沒有構(gòu)建起完整的電子檔案體系或智能化的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺，對數(shù)據(jù)的采集和分析也不夠細致，影響了工作效率和數(shù)據(jù)的有效性。

3.專業(yè)隊伍的欠缺。按照干部人事檔案工作要求，從事此項工作的人員必須為在職在編、中共黨員，但有的高校受用工機制的限制，無論是專職還是兼職工作人員都為人才租賃人員，很多裝訂工作都只能臨時性地聘請外聘人員來開展。有的工作人員流動性大，且都缺乏基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只能邊學(xué)邊做，管理缺乏延續(xù)性，工作效率和工作成效不高。

4.檔案內(nèi)容的欠缺。干部人事檔案材料收集工作比較零散，不夠及時，裝訂歸檔工作難以一步到位。歸檔材料不規(guī)范，如存在缺簽名、缺填寫時間等情況。材料信息不準(zhǔn)確，如檔案中“三齡兩歷一身份”等基礎(chǔ)信息的甄別、更正不及時，前后填寫不一致時有發(fā)生。材料不齊全，如缺年度考核表、缺少入黨申請書等，甚至出現(xiàn)了一些材料的遺失，影響了檔案材料的真實性和權(quán)威性。

5.管理規(guī)范的欠缺。制度建設(shè)滯后，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)沒有做出明確嚴格的規(guī)定，缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度。有的雖然制定了制度，但由于管理不到位，制度“掛在墻上、留在紙上”，嚴重影響了人事檔案管理工作的規(guī)范性和嚴肅性。

三、高校干部人事檔案管理的優(yōu)化策略

干部人事檔案關(guān)系到個人的切身利益。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強化檔案意識，在人、財、物等方面給以充分保證，不斷提升學(xué)校干部人事檔案管理的質(zhì)量和水平。為此，筆者結(jié)合自己工作體會，提出五點優(yōu)化策略以供參考。

1.人才隊伍專業(yè)化。干部檔案管理質(zhì)量的好壞，關(guān)鍵在于檔案工作者的整體素質(zhì)。高校要嚴格按照干部人事檔案工作要求選配“政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任性強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好”的專兼職工作人員1-2名（特別是信息化人才）充實到干部人事檔案工作的隊伍中去;高校需要對工作人員著力加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對員工的業(yè)務(wù)能力進行有效提升。可以采取選送至上級主管部門和兄弟院校進行掛職鍛煉和交流學(xué)習(xí)，熟悉掌握干部人事檔案工作的最新政策和業(yè)務(wù)流程，使員工和高校共同進步。

2.硬件建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。干部人事檔案庫房的設(shè)置與設(shè)施的配備，是干部人事檔案保管工作最重要的物質(zhì)條件。高校要加大對干部人事檔案管理工作所需硬件投入力度，按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配備專門的檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室，且應(yīng)三室分開;同時還需按要求配備溫濕度計、加濕器、滅火器、保密柜等必要設(shè)施設(shè)備，保障干部人事檔案工作的順利開展。

3.應(yīng)用手段信息化。高校干部人事檔案管理信息化是必由之路和必然選擇。高校要結(jié)合自身校園信息化建設(shè)進程，引進一套符合干部人事檔案管理需求的軟件并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案編目、檢索以及日常的轉(zhuǎn)遞、借閱、查詢、統(tǒng)計等功能;制定干部信息采集標(biāo)準(zhǔn)，嚴格規(guī)范干部信息錄入程序，定期更新干部人事檔案基本信息，確保信息及時性和準(zhǔn)確性;對在職干部檔案逐卷逐頁掃描，以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化檔案代替干部檔案原件的利用，推進干部人事檔案的信息共享，提高查檔利用效率。

4.管理規(guī)范制度化。要做好干部人事檔案管理，必須要建章立制，堅持走制度化、規(guī)范化之路。進一步厘清學(xué)校內(nèi)部相關(guān)職能部門的管理職責(zé)，建立和完善檔案管理制度，如干部人事檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，規(guī)范檔案的接收、傳遞、查閱以及審核等工作流程，確保各個環(huán)節(jié)有據(jù)可查，有據(jù)可依，并做到有據(jù)必依、違反必究。要充分保障干部人事檔案的規(guī)范、有效管理，維護組織人事工作的嚴肅性和公正性。

5.信息審核精準(zhǔn)化。充分發(fā)揮干部人事檔案管理功能，是選拔任用干部的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要嚴格審核檔案內(nèi)容，對檔案材料信息逐卷逐頁逐項進行嚴格審核，確保干部信息完整準(zhǔn)確。重點審核人事檔案中干部履歷、自傳等重要原始材料是否完整，有無重要材料缺失情況;“三齡兩歷一身份”等重要信息是否準(zhǔn)確，填寫是否規(guī)范，記載是否一致;材料形成是否符合政策規(guī)定，程序是否規(guī)范，審批手續(xù)是否完備，記載情況是否符合邏輯，信息審核力求規(guī)范化和精準(zhǔn)化。

四、結(jié)語

總之，新時代背景下，高校要直面當(dāng)前干部人事管理中存在的問題，更加自覺的重視干部人事檔案管理工作，因地制宜的開展工作，不斷更新管理手段、不斷提升管理效率，最大限度的發(fā)揮干部人事檔案在高校干部人事管理中的價值和作用，這不僅是高校管理水平的直觀體現(xiàn)，更是高校高質(zhì)量、高水平發(fā)展的必然要求。

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（作者單位：無錫科技職業(yè)學(xué)院）