基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

周雪玉

摘 要：在可持續(xù)發(fā)展理念的背景之下，高校要開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作，就必須不斷建設(shè)自身的基礎(chǔ)設(shè)施和信息環(huán)境，保證社會(huì)和檔案的有效銜接。筆者結(jié)合個(gè)人多年的工作經(jīng)驗(yàn)，在本文之中主要闡述了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的工作思路以及優(yōu)化策略，旨在提升高校的檔案管理水平，促進(jìn)高校的健康可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：可持續(xù)發(fā)展理念;高校;檔案管理;數(shù)字化建設(shè);策略

高校檔案在高校的運(yùn)營(yíng)中占據(jù)非常重要的位置，能夠有效的幫助高校培養(yǎng)人才，建設(shè)學(xué)科，促進(jìn)高校的科研事業(yè)發(fā)展等。在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，為了可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，最大程度上的實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，高校必須要開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)。讓教職工和學(xué)生，都能夠通過(guò)檔案，搜索和查詢到自己想要的信息，提升檔案查詢的效率和質(zhì)量。

一、基于可持續(xù)發(fā)展理念的高校檔案數(shù)字化建設(shè)研究

（一）注重信息化建設(shè)

筆者認(rèn)為，信息化建設(shè)，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

首先，要在校園之內(nèi)，構(gòu)建科學(xué)的資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享和交流，這樣的話，能夠有效的補(bǔ)充資源了;其次，構(gòu)建電子文件中心。保證檔案歸檔時(shí)的數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化;最后，在建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)，一定要深入的探討高校政務(wù)渠道，使得檔案信息資源能夠和高校的信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)有效的銜接。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的道路上，高校要學(xué)會(huì)正確的開(kāi)發(fā)檔案資源，提升檔案的使用率，為高校的學(xué)生和教職工提供更好的服務(wù)質(zhì)量。提升服務(wù)水平，豐富服務(wù)手段，培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)宣傳力度，讓檔案管理工作得以順利開(kāi)展。

（二）注重學(xué)校的重點(diǎn)工作

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還要注重學(xué)校的重點(diǎn)工作。比如說(shuō)高校舉辦的一些大型活動(dòng)、科研項(xiàng)目、會(huì)議等等，這些活動(dòng)在開(kāi)展的過(guò)程之中，會(huì)留下大量的視頻資源、圖像資源、音頻資源等。要將這些資料都保存好，豐富館藏資源，提升館藏資源的層次。每當(dāng)高校召開(kāi)大型活動(dòng)時(shí)候，要提前召開(kāi)檔案工作，全方位的進(jìn)行跟蹤和記錄，盡量拿到一手資源。

（三）進(jìn)一步的了解高校文化，優(yōu)化檔案服務(wù)

高校的檔案館建設(shè)要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，最大程度地提升檔案信息資源的利用率。比如說(shuō)，在檔案館之中，建立一個(gè)愛(ài)國(guó)教育的基底。以更加靈活的方式，帶領(lǐng)學(xué)生們?nèi)チ私飧咝v史，弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化，宣傳高校特色。通過(guò)這樣的活動(dòng)，可以讓學(xué)生們感受到高校的文化魅力，提升校園凝聚力，促進(jìn)高校的健康可持續(xù)發(fā)展。要充分的挖掘高校的文化資源，在建設(shè)校園文化時(shí)，充分利用檔案信息，積極宣傳館藏資源，了解校史。比如說(shuō)，可以在高校的六十周年紀(jì)念日中，開(kāi)展展覽活動(dòng)，有效的發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)高校和諧發(fā)展。

二、在數(shù)字化的背景下，高校檔案部們的應(yīng)對(duì)策略

（一）加強(qiáng)宣傳力度，培養(yǎng)數(shù)字化意識(shí)

高校必須要注重檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從政策、人力、財(cái)力等多方面，給予支持。要先從思想上，樹(shù)立數(shù)字化意識(shí)，才能促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，推動(dòng)檔案的數(shù)字化建設(shè)。同時(shí)，高校要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，加強(qiáng)宣傳力度，讓大家意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性。開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)和法制意識(shí)。制定完善的安全保障體系，引入先進(jìn)科學(xué)的安全技術(shù)，最大程度上保障信息化管理的安全性。

（二）借助先進(jìn)技術(shù)，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理

科技的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，改善了人們的生活和工作方式。二維碼技術(shù)的出現(xiàn)，有效的促進(jìn)了社會(huì)發(fā)展，提升了工作效率。在高校的檔案管理之中，也可以運(yùn)用這一技術(shù)。通過(guò)二維碼子系統(tǒng)，完成生成二維碼、識(shí)別二維碼、登陸、請(qǐng)求等各項(xiàng)功能。也就是說(shuō)，可以把用戶的主要信息，以二維碼名片的形式反映過(guò)來(lái)。這樣用戶就可以通過(guò)二維碼，快速的登陸到高校的檔案網(wǎng)站中去，完成這樣搜索、查詢、下載、借閱等操作內(nèi)容[1]。同時(shí)，檔案的信息也可以生成二維碼，將二維碼名片張貼在檔案資料上面。這種方式，可以有效的提升管理人員的工作效率，也便于用戶快速搜索。

（三）構(gòu)建完善的管理體系

想要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，就必須要建立相應(yīng)的管理體系，從數(shù)字化入手，保障管理工作的順利開(kāi)展。比如說(shuō)，制定安全保密制度，檔案管理制度，一體化文檔制度，身份認(rèn)證等。只有建立了完善的管理體系，才能夠最大程度上保證數(shù)字化檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)其真正價(jià)值。另外，由于是數(shù)字化管理，還需要定期開(kāi)展備份工作，以免因?yàn)槠渌收希瑢?dǎo)致信息丟失，給檔案館帶來(lái)不可估量的損失。

（四）培養(yǎng)一支高質(zhì)量的管理隊(duì)伍

管理人員的素質(zhì)，在一定程度上決定了檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。因此，高校必須要注重人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，不斷的開(kāi)展培訓(xùn)工作，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，提升工作人員的管理技能，帶領(lǐng)他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)。現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，工作人員必須要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，要不斷學(xué)習(xí)，豐富管理手段，提升服務(wù)意識(shí)。建立激勵(lì)獎(jiǎng)懲制度，讓員工明確自身職責(zé)，規(guī)范員工的日常行為，提升他們的工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（五）將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)

借助web service技術(shù)，把檔案管理和辦公自化系統(tǒng)，有效的結(jié)合。這樣的話，能夠?qū)崿F(xiàn)雙方的信息交互和銜接[2]。其實(shí)也就是，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里面的店子文檔，都轉(zhuǎn)換為xml格式，之后將其存入數(shù)據(jù)庫(kù)之中，就可以進(jìn)行檢索。如此一來(lái)，辦公就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，保障文件歸檔的完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

高校在建設(shè)數(shù)字化檔案的道路上，必定是探索和思考并存的，必須要堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展原則，以科學(xué)目標(biāo)為引導(dǎo)，制定合理科學(xué)的工作策略，保障工作的順利進(jìn)行。只有保障了檔案數(shù)字化管理工作，才能夠?yàn)楦咝５膶W(xué)生、教職工們提供更加良好的服務(wù)環(huán)境，讓他們更好的去進(jìn)行教育或?qū)W習(xí)。筆者以可持續(xù)發(fā)展為核心，在本文之中詳細(xì)研究了數(shù)字化檔案建設(shè)的策略，旨在進(jìn)一步的提升高校檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校健康發(fā)展。

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