居民健康檔案管理現狀分析

杜宇婷

摘要? 無論是醫療衛生行業還是檔案業，居民健康檔案都成為當下研究的重點，居民健康檔案事業的完善也推動了民生服務行業的進步。本文對當下居民健康檔案管理的現狀進行分析，總結居民健康檔案管理中存在的問題，并研究這些問題存在的原因，對這些問題提出整改措施，為日后相關學者對居民健康檔案的研究提供參考借鑒。

關鍵詞? 居民健康檔案 健康檔案管理 檔案管理現狀 現狀分析

隨著我國居民生活水平的提高，人們對醫療衛生服務業有了更高的期待，居民健康檔案便是體現居民健康狀況、方便居民享有衛生服務的基本工具。無論是推動醫療衛生事業的進步，還是適應醫療衛生改革的需求，居民健康檔案建設都將是衛生服務業未來工作的重點，同時也是當下檔案界研究的熱點和發展方向。

一、居民健康檔案相關概述

在2009年國家衛生部頒布的《衛生部關于規范城鄉居民健康檔案管理的指導意見》中提出，“制定基本公共衛生服務項目，明確服務內容。從2009年開始，逐步在全國統一建立居民健康檔案，并實施規范管理”，這些內容都明確指出要加強居民健康檔案建設的目標[1]。于是，從2009年開始，居民健康檔案便開始在全國逐步建立起來，檔案界和醫療衛生界的相關學者也將關注點轉移到居民健康檔案的研究上。

1.居民健康檔案的構成。居民健康檔案按建檔對象可以分為三類，分別是個人健康檔案、家庭健康檔案和社區健康檔案。居民的個人健康檔案由個人的基本信息和主要衛生服務記錄兩部分組成。個人基本信息是指貫穿整個生命過程能反映個人固有特征的信息，包括人口學信息、社會經濟學信息、親屬信息、社會保障信息、基本健康信息、建檔信息六部分[2];而居民的病歷本、體檢單等都屬于重要的衛生服務記錄，2009年頒布的《健康檔案基本構架與數據標準（試行）》中就明確指出，“病歷”是健康檔案的主要信息來源和重要組成部分，健康檔案中很多重要信息來源于居民的病歷，但病歷與居民檔案仍有實質上的區別。家庭健康檔案是圍繞家系圖建立的，因為個人健康與家庭背景有著直接的聯系，醫護人員在對患者診治的同時也需對其家庭背景信息進行思考，因此便需要了解家庭成員的健康狀況、收集基本信息，構建家庭健康檔案[3]。家庭健康檔案還沒有形成統一的構建和管理標準，所以各地衛生服務中心在家庭健康檔案的構建和使用上仍存有很大差異。社區健康檔案是涵蓋社區基本衛生資源、居民健康信息等記錄，能反映社區基本衛生情況，方便社區衛生工作者更全面掌握居民健康狀況的重要資源。

2.居民健康檔案的作用。民生服務工作一直是近幾年的工作重點，居民健康檔案正屬于民生的一部分，它的發展不僅讓居民享有更多健康服務的權益，而且在很大程度上推動了醫療衛生事業的進步。居民健康檔案在醫療衛生工作中是很重要的輔助工具，它可以將醫患之間信息不對稱的現象加以改良。醫生根據居民健康檔案了解患者的過往病史，這就提高了診治水平和工作效率，在醫療服務革新的道路上實現了以病患需求為發展目標的愿望。無論是推動醫療衛生事業的進步，還是適應醫療衛生改革的需求，居民健康檔案建設都將是未來工作的重點。

二、居民健康檔案管理的內容

在《衛生部關于規范城鄉居民健康檔案管理的指導意見》中明確指出，居民健康檔案的建立工作是由各縣（市、區）衛生行政部門統一領導、由社區衛生服務站和鄉鎮衛生院、村衛生室等城鄉基層醫療衛生機構來具體負責。因此，居民健康檔案由各基層醫療衛生機構管理，各縣級衛生行政部門起到監督指導的作用。居民健康檔案的管理工作大致可以分為三個部分：居民健康檔案的建立、居民健康檔案的保管、居民健康檔案的利用。

居民健康檔案的建立：居民健康檔案由衛計局主管，居民健康檔案的負責人主要為地區鄉鎮衛生院、社區衛生服務站的醫務人員。建檔方式分為入戶和非入戶，入戶是指當地醫務人員走訪社區居民，上門采集居民的健康信息從而建檔;非入戶是指當地居民通過去社區衛生院看病或健康體檢時作為服務對象留存的信息記錄，經溝通整理后最終形成健康檔案。

居民健康檔案的保管：居民健康檔案一經建立要實行終身保管制。保管是指衛生服務部門的工作人員保證社區居民的健康檔案信息安全，使檔案內的信息不泄露、不被盜用，同時還要保證健康檔案的實體安全。健康檔案的保存形式分為兩種：一種是紙質健康檔案;另一種電子健康檔案。有些社區的居民健康檔案工作做得較為突出，自行研發了居民健康檔案管理系統，這就要求工作者在保管好紙質健康檔案的同時維護電子健康檔案管理系統的安全，防止電子健康檔案系統被非法入侵。

居民健康檔案的使用：檔案的利用是管理中的重要環節，居民健康檔案的建立、保護最終目的都在于對居民健康檔案內信息的利用。居民到社區衛生服務中心就診時，醫務人員可以調取居民的健康檔案查看居民以往病史，使醫生更了解患者情況，免去重復問診的麻煩。部分社區的居民健康檔案已生成電子版，用于與醫院的信息傳遞，如果患者需要前往醫院進行進一步檢查，衛生服務中心人員完全可以在征求患者允許后將其健康檔案通過網絡投遞的形式傳送到相關醫院相關科室的醫生手中。對患者本身來說，在就診過程中就節省了很多不必要的環節。

三、居民健康檔案管理中存在的問題

1.居民健康檔案的建檔率不高。居民健康檔案的建檔率不是很高，農村較為嚴重。因為農村醫療水平低，衛生服務工作者缺乏，工作量大，不能將居民健康檔案的管理工作作為工作重點。農村地區老齡化嚴重，在很多偏遠的鄉村，年輕人出門務工，留下老年人和孩子在家中。這部分人群本身就應該成為重點建檔對象，但由于農村經濟落后，衛生服務中心工作人員短缺、能力不足等原因，導致健康檔案建檔率不高。“建立居民健康檔案”是在指導意見中提出，具有指導性但不具有強制性。雖然國家衛生部早已明確提出加強居民健康檔案管理工作，但是很多社區衛生服務中心仍不給予重視。而且居民健康檔案的建立一直采用居民自愿原則。在城市，社區居民對居民健康檔案了解不夠，因為個人健康檔案涉及隱私，具有一定的私密性。很多居民害怕個人信息泄露而對建檔有抵觸心理。2009年至2013年，居民健康檔案的建檔率有明顯的提升，因為該階段為“建立健康檔案”的目標初期，隨后的幾年內無論是居民健康檔案的建立還是居民健康檔案的管理工作都沒有很大程度的提升。

2.檔案建立后追蹤完善困難。有些醫院和社區的居民健康檔案建檔率較高，甚至高達80%—90%，但健康檔案質量卻存有很大問題。社區居民流動性大，上門訪問時時常遇到“戶在人不在”的情況，即使檔案建立但后續的更新完善也成為問題。檔案建立后，很多居民對醫護人員的信息收集仍存有抵觸心理。健康檔案沒能及時更新，即便再次利用它的價值也會大打折扣。紙質的居民健康檔案更新后應與居民的電子健康檔案保持一致，否則，患者跨地就醫時即使將電子健康檔案傳送過去，但由于檔案信息的不對稱，在看病時健康檔案本應有的價值就無法發揮出來。

3.居民健康檔案的利用率低。居民健康檔案只有被使用，其中的查考價值才能真正得到發揮。很多社區為了提高建檔率對大量居民建立健康檔案，但只注重建檔數量而往往忽視了檔案的質量，很多居民信息不實，即使健康檔案被建立起來，居民對其重視度也不會很高。有些社區建立了居民健康檔案，但是醫生就診時為了避免麻煩不會查看居民的健康檔案，而采用直接問診的形式。然而居民健康檔案定有其存在的價值和意義，它會提高醫生診治的質量，因為健康檔案所記錄的重要信息往往會提醒醫生或患者在就診過程中易被遺忘的小細節。

4.各地的居民健康檔案管理模式存在差異。各地的社區衛生服務中心受地區環境、經濟水平和政策的影響，在居民健康檔案建設上存有很大差異。有些社區為居民建立了紙質的健康檔案，有些為居民建立了電子健康檔案。各地居民健康檔案的建檔數量、檔案類型有很大差異，所以在管理模式上同樣存有較大不同。然而現在居民健康檔案的建檔狀況與當地的經濟水平并沒有直接聯系，很多縣城的衛生服中心已經為居民建立了健康檔案，但一些城市居民卻沒有建立健康檔案，可見這與當地的經濟環境并不產生直接聯系。這就與地方衛生服務中心的政策和工作人員的責任意識有關。

四、居民健康檔案管理存在問題的原因

1.居民對健康檔案的意識薄弱。居民健康檔案建檔率低一方面是受衛生服務中心的工作者和地方政策的影響，另一方面就取決于居民自身的配合程度，也就是說居民對健康檔案的認識不高、建檔意識不強這也是影響建檔率的主要因素。居民健康檔案建立一直采取的是自愿原則，健康檔案建立最直接的獲益者就是居民個人，但很多居民對建檔一事還難以理解，這就需要工作人員的耐心溝通和知識傳遞。無論是健康檔案的建立還是后期檔案的完善，都是圍繞居民這一群體展開的。居民對健康檔案的積極性不高，即使檔案建立了但后期的檔案管理和利用都會出現問題。居民配合度不高，從另一個角度看，也可以理解為居民還未從中受益，這可以歸因于健康檔案沒能合理利用。一些社區衛生服務中心建立的健康檔案最后成為辦公室內的堆砌文件，沒有合理管理，檔案的價值不能得到發揮，居民參與度不高，最終形成了惡性循環，健康檔案的管理工作就難以做好。

2.健康檔案管理者缺乏責任意識。居民健康檔案管理者并非檔案專業人士，居民健康檔案的管理屬于醫療衛生服務范疇內的工作，所以很多社區服務中心往往讓醫務人員兼職做居民健康檔案的管理工作。部分三四線城市的居民健康檔案工作還沒有普及，即便工作者明確應該建立健康檔案，但往往抱著應付差事的心態，把健康檔案的管理當成一種強制性的工作負擔，就難免在潛意識里對健康檔案產生抵觸情緒。工作者對健康檔案不夠重視，居民對健康檔案的配合度和熱情度就會不高，無論是居民還是醫務工作者都難以享受到健康檔案所帶來的便利。居民健康檔案雖然在公共衛生服務領域的管理范疇內，但是居民健康檔案也屬于檔案的一部分，仍具備檔案所存有的本質屬性。然而社區工作者往往對檔案專業的相關知識不夠了解，以至于無論是理論研究上還是實踐工作中對健康檔案的管理都存有些許不足。此外，很多社區沒有設置專門工作人員對居民健康檔案進行管理，就出現管理人員流動性大的現象。因為檔案本身具有保密性，管理人員的頻繁流動也不利于對健康檔案的管理。

3.檔案管理缺乏統一的管理制度。從當下居民健康檔案管理現狀中可以得出各地居民健康檔案的管理模式并不相同，具體差別存在于健康檔案的建檔形式、檔案保管形式、管理方法、管理制度等工作中。有的地區僅建立了居民的紙質健康檔案，有的對居民健康檔案實行紙質和電子的雙套制保管。在電子健康檔案的管理上，各地選用的電子健康檔案管理系統也不一樣，有的自行研發，有的直接購買成品管理系統再加以改良，雖然各地電子健康檔案管理系統不一致，但是管理系統內的版塊卻大同小異。沒有統一的管理制度是形成各地管理模式差異的主要原因之一，健康檔案管理標準的不統一，最終所造成的后果就是無法實現健康檔案信息的共享。

五、居民健康檔案管理的改進措施

政府作為居民健康檔案建設的推動者，醫務人員作為居民健康檔案的管理者，居民作為健康檔案的參與者，三者應該相互配合，互為補充。當政府大力支持、居民高度配合、醫務人員積極參與時，那么，健康檔案管理中的問題才會得到真正解決。

1.加大政府的監管力度。居民健康檔案的管理是一項持續推進的工作，管理的各個環節都應明確責任者，保證工作執行到位，這樣才能最大限度地避免工作中漏洞的出現。但是現有的健康檔案管理制度并不完善，檔案管理人員需肩負的職責、考核標準等都缺乏相應的制度約束，即使出現健康檔案損壞、丟失，或是上報不及時等問題，也難以追究工作責任。居民健康檔案的信息安全是健康檔案管理中尤為重要的一環，但目前我國并沒有出臺關于居民健康檔案信息安全的相關條例。因此，國家應注重居民健康檔案相關法律的完善，同時還應將健康檔案管理人員的職責義務、相關醫療機構和人員的行為準則都納入到法律法規中。檔案法規中的標準需要做到精準化，條理分明、規章有序。標準的精細化可以減少人為的主觀差異，健康檔案管理水平的提高也應該在有法可依的前提下進行。

2.提高居民的參與意識。居民健康檔案管理的主體是社區衛生服務中心的醫務工作者，但是建檔對象是社區居民，可見居民健康檔案工作的有序進行必須是在醫務工作者和社區居民完美配合、相互信任的基礎上進行的。社區工作者如果采取上門建檔的方式，應該端正態度，耐心對居民講解有關健康檔案的專業知識。住在農村的居民普遍有保守心理，不愿把自己的病情告訴別人。所以，醫務工作者應時刻考慮居民建檔情緒，不能僅以自己工作需要為主，建檔方式應更加親民化和人性化。社區衛生中心可以定期在社區內舉辦有關健康檔案的講座，對居民普及建立健康檔案的意義。

3.增強管理者的工作能力。社區的居民健康檔案多為社區衛生服務中心的醫務人員保管，但他們本身從事醫療衛生服務業，對檔案專業方面的知識較為生疏，這就要加強醫務人員的檔案意識。從現狀中可以看出醫務人員在居民健康檔案管理上還存在些許問題，例如農村醫生對健康檔案的意識薄弱;城鄉衛生服務中心的工作人員也存在對居民電子健康檔案不重視的問題。此外，由于農村經濟文化落后的原因，農村和城市在居民健康檔案管理上也呈現出很大的差異性，這就阻礙了檔案管理朝著一體化和信息化的方向邁進。所以，要培養檔案管理者的責任意識，檔案工作者應定期去居民健康檔案建設落后的地區進行業務指導。改變醫護人員認為居民健康檔案是一種強制性的工作負擔這一功利性的偏見，提高他們的工作熱情，從而更好地致力于居民健康檔案的管理工作。管理居民健康檔案的醫務工作者如果對檔案工作更加了解，無論是在學術研究上還是工作實踐中都會創造出更大的成就。

居民健康檔案對于檔案界而言屬于一種新生的管理領域，是檔案界和公共衛生服務業知識交匯的產物，健康檔案屬于檔案的范疇，但它更具獨特性，這就需要檔案工作者拓展業務范圍，提升工作能力。醫務工作者更應加強檔案專業知識學習，并將其應用到居民健康檔案的管理中去，提高責任意識，在居民健康檔案的管理上投入更多的創新性。居民健康檔案的內容屬于公共衛生服務業，但以檔案的形式存在，就說明它具備檔案的屬性和價值，可以借助檔案的管理模式去加強健康檔案的管理。所以，管理者應具備檔案管理的專業理論和基本的醫學知識。即使健康檔案由醫務工作者主管，也應發揮檔案工作者在居民健康檔案管理上的業務指導等輔助作用。無論是公共衛生服務業還是檔案界，各業界學者都應積極發表己見致力于居民健康檔案工作的發展，只有這樣居民健康檔案管理的工作水平才會有更大程度的提高。