闡述我國檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策

摘 要：一直以來，我國對檔案的管理都在使用人力歸檔的方式，非常耗時耗力，并且準確性難以保證，效率也不會太高。檔案信息化建設(shè)能夠改善傳統(tǒng)檔案管理中存在的許多問題，對我國檔案管理具有很重要的意義，我國應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展，加強檔案信息化建設(shè)，促使傳統(tǒng)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型升級，全面提高檔案管理水平。筆者從我國檔案信息化建設(shè)的重要性、問題和加強我國檔案信息化建設(shè)的科學(xué)舉措三個方面進行闡述，促進我國檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策

1? 我國檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1? 能夠提高檔案管理的準確性

在我國傳統(tǒng)檔案管理工作當中，主要由工作人員人工整理，而檔案管理工作復(fù)雜繁重，人力管理具有很強的主觀因素，可能因為工作人員的自身原因?qū)n案工作產(chǎn)生其他不可控的影響，難以保證工作的準確性，并且工作效率和質(zhì)量會隨任務(wù)的增加遞減，阻擋了我國檔案工作發(fā)展的腳步。而信息化建設(shè)對我國檔案管理工作具有很大的促進作用，計算機的工作能力幾乎不會受到除計算機本身外的其他因素影響，能夠很大程度上提升我國檔案管理工作的效率，并且信息化建設(shè)使但混里工作具備了信息檢索功能，可以隨時查詢提取信息，節(jié)約了許多工作時間。

1.2? 順應(yīng)時代發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)時代下許多行業(yè)都積極進行信息轉(zhuǎn)型，以順應(yīng)時代的變化，發(fā)現(xiàn)新的機遇，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢越發(fā)明顯。我國的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，也為我國檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。檔案信息化建設(shè)能夠充分利用我國計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的優(yōu)勢，使用云計算和人工智能等先進計算機技術(shù)，對我國檔案管理工作帶來新的發(fā)展和可能。檔案工作是整理信息的工作，一直都是我國信息業(yè)的重要構(gòu)成，因此加強檔案信息化建設(shè)即順應(yīng)了時代發(fā)展，又提高了檔案管理水平。

1.3? 能夠適應(yīng)電子文件的普及

我國傳統(tǒng)檔案管理的人力工作方法以處理紙質(zhì)版文件為主，偶爾收到電子檔案，也會處理成紙質(zhì)文件進行歸納。但隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，人們在日常生活中使用更多的逐漸從紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件，許多活動和信息都使用電子文件進行記錄，人力管理方法已經(jīng)無法及時高效地大量的電子文件，因此我國傳統(tǒng)的檔案管理面臨著巨大挑戰(zhàn)。

1.4? 能夠有效發(fā)揮檔案資源的作用?

人類正步入信息時代，信息已經(jīng)成為國家經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要資源。為了促進我國社會進步和經(jīng)濟發(fā)展，就要將我國檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出效果。而檔案信息化建設(shè)是一種能夠促進我國檔案資源信息發(fā)揮作用的有效手段。檔案管理系統(tǒng)是我國獲取信息資源的重要途徑之一，隨著我國科技的不斷進步，檔案的信息資源更加豐富，檔案的信息資源具有更大的優(yōu)勢，而檔案信息化建設(shè)能夠縮減許多檔案工作的時間，對發(fā)揮我國檔案資源的作用具有良好的促進作用。

2? 我國檔案信息化建設(shè)面臨的問題

2.1? 缺乏合理規(guī)劃

縱觀全局，我國檔案信息化建設(shè)工作并沒有形成一個統(tǒng)一的整體，而是各自為政，對于工作的內(nèi)容劃分不清晰，對于建設(shè)目標的設(shè)定也不夠明確，沒有一個短期和長期的建設(shè)規(guī)劃，也沒有各部門內(nèi)部以及各部門之間的統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致我國檔案信息化建設(shè)進程拉慢。另一方面，我國檔案信息化建設(shè)過程中，始終沒有形成統(tǒng)一的管理標準，也沒有形成統(tǒng)一的信息規(guī)范，只對工作中出現(xiàn)的問題加以解決，導(dǎo)致信息化建設(shè)效率較低，阻礙了我國檔案信息化建設(shè)的腳步。

2.2? 資金投入不足

資金和資源充足是國家建設(shè)項目的必要?條件，在我國檔案信息化建設(shè)工作中，資金充足是發(fā)展的最主要要求。檔案信息化建設(shè)需要很多價格不菲的高端設(shè)備，如工作效率高的先進計算機、存儲量充足的存儲設(shè)備等，并且使用中還需要經(jīng)常維護，才能保證高效順利的運行。而這些設(shè)備的使用和維護，還需要引入先進的技術(shù)人員，進行使用方法培訓(xùn)和專業(yè)維護。因此檔案管理部門推進信息化建設(shè)需要很大的資金支撐，但事實上，我國大部分相關(guān)工作部門收入較低，財政撥款有限，因此，資金投入不足也是我國檔案信息化建設(shè)中的一大難題。

2.3? 檔案信息網(wǎng)站管理不科學(xué)

建設(shè)一個完整的檔案信息網(wǎng)站是我國檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容之一，我國其實已經(jīng)初步建立了檔案信息網(wǎng)站，但是其內(nèi)容簡單、有效信息少的現(xiàn)狀使得網(wǎng)站用戶覺得很不夠?qū)I(yè)。并且對于網(wǎng)站的運行不合格，管理不規(guī)范，人們很少能夠在檔案網(wǎng)站中獲得想要的信息。這些現(xiàn)象表現(xiàn)出了檔案管理部門對于檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)并不是很重視的態(tài)度，不利于檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，不利于檔案信息化建設(shè)。

3? 我國促進檔案信息化建設(shè)水平提高的措施

3.1合理規(guī)劃

在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該將出現(xiàn)的問題進行整理和分類，形成統(tǒng)一的標準，并從整體出發(fā)，制定一個總體的、正規(guī)的管理準則，有效規(guī)范檔案信息化建設(shè)的工作。對檔案信息化建設(shè)工作的各部門工作內(nèi)容進行劃分，明確安排工作，并且要求但管理部門工作過程中應(yīng)嚴格遵守制定的管理準則，制定有效的違反規(guī)定處理方案。通過這些合理的規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)工作能夠規(guī)范有序地進行。

3.2?保障資金充足

足夠的資金是檔案信息化建設(shè)的基本保障，然而資金投入?yún)s對我國檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了很大的制約。面對這一問題，檔案管理部門必須發(fā)揮主動性，積極與上層政府進行商討，理性分析檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，尋求國家的支持，主動獲取資金投入。另一方面，但管理部門自身也應(yīng)積極籌備資金，并根據(jù)自身資金情況，妥善安排使用，追求性價比最高。同時對計算機等設(shè)備經(jīng)常維護，避免大的損壞，延長設(shè)備的使用壽命。

3.3?加強檔案網(wǎng)站管理

檔案管理部門對于檔案網(wǎng)站的態(tài)度需要改正，應(yīng)該給予更多的重視，進行科學(xué)嚴謹?shù)墓芾怼n案網(wǎng)站信息需要保證及時更新，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，美化網(wǎng)站界面，并且利用檔案網(wǎng)站平臺發(fā)布相關(guān)檔案信息管理措施，以及宣傳檔案信息的重要意義。另外還需要安排技術(shù)人員對網(wǎng)站做好基本維護和安全防護，確保平臺的穩(wěn)定性和信息的安全性。

4? 總結(jié)?

檔案管理對我國獲取信息資源具有非常重要的作用，隨著時代的發(fā)展，推進我國檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)時代的新的檔案管理方法，能夠有效提高但管理效率和質(zhì)量。但在其發(fā)展過程當中，也面臨著許多挑戰(zhàn)，但我國一直以來都具備迎難而上的精神，通過妥善協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)的各方關(guān)系，全方位加強管理，定能克服檔案信息化建設(shè)過程中的困難，促進我國檔案管理水平綜合提升。

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[3]吳學(xué)志.紙質(zhì)檔案在檔案信息化管理中的價值和作用[J].蘭臺世界，2014（5）：78-79.

作者簡介：

姓名：邊瑪拉姆，出生日期1987年3月，性別：女，民族：臧，籍貫：迪慶州德欽縣，所在單位：香格里拉市檔案館。