淺談新時代企業檔案收集工作

王吉壘

摘 要：新時代市場經濟的發展促使企業競爭日益激烈，激烈的競爭對企業規范化管理提出了新的要求，檔案在企業規范化管理中發揮越來越重要作用。檔案收集是企業檔案管理的基礎工作，高效做好檔案收集工作，成為新時代企業檔案管理的重要內容。本文闡述了做好檔案收集工作對于企業發展的重要意義，深入分析了存在的問題，結合實際提出解決企業檔案收集工作中存在的諸多問題的對策建議。

關鍵詞：新時代;檔案;收集

企業在經營管理中形成的所有檔案，是對企業發展的綜合記錄，是維護企業和職工利益的重要憑證，對于企業具有重要作用。企業檔案收集工作是檔案管理各項工作的基礎，做好企業檔案收集工作對于提升企業檔案管理水平，促進企業科學規范持續發展具有重要意義。

一、加強企業檔案收集的重要意義

1.有利于夯實企業檔案工作基礎

作為企業檔案工作中的首要環節，檔案收集是各項工作的基礎，是做好檔案工作后續環節的前提。企業檔案是在企業經營管理中由企業各部門共同形成的，而非僅僅是由檔案部門產生。因此，檔案收集是企業檔案管理部門取得和積累企業檔案的一種手段，通過檔案收集為檔案工作的開展提供實際管理內容。

2.有利于提升企業檔案管理水平

作為檔案工作后續各環節工作質量的保障，檔案收集工作的質量直接關系到檔案工作整體水平。若在檔案收集環節確保工作質量，收集及時，并進行了認真的篩選，則為后續各環節工作開展打下了良好基礎，有助于檔案的高效保管和開發利用。若在檔案收集環節不注意質量的把控，檔案收集不及時，或沒有進行篩選鑒定，收集到的檔案價值低甚至沒有價值，則會造成在后續的整理、保管等環節上的無效投入，浪費人力物力資源，也無法實現檔案信息資源的有效開發和利用，檔案管理水平落后，無法取得工作成果，實現檔案管理價值。

3.有利于更高效地促進企業發展

由于全面地記錄了企業發展的過程，包括經驗及教訓總結，能夠為企業的未來決策提供重要參考信息。企業持續科學發展離不開規范管理，檔案管理作為企業規范管理的重要內容，若檔案管理規范，則能夠為工作地可持續發展提供重要保障。

二、企業檔案收集中存在的問題

1.檔案意識較為薄弱

一是企業領導重視程度不夠，由于檔案工作不直接產生效益，短期內工作成效難以呈現，處于輔助邊緣地位，不能引起足夠的重視。二是企業員工對檔案的重要性認識不足，檔案意識薄弱，認為檔案在企業的經營發展中并不重要，重過程輕結果，往往對于業務工作的過程非常重視，但對于形成的檔案資料卻重視不夠。檔案從業人員認為自身在企業中地位邊緣化，與企業主營業務關聯不大，未認識到加強做好檔案收集的重要意義。

2.檔案管理規范性不足

一是由于領導重視度、企業所處發展階段、企業經濟環境等各種因素影響，企業檔案管理水平不同，檔案規章制度的健全程度存在差異，存在部分企業規章制度不健全情形。二是企業檔案工作機構建設不健全，未建立有效的工作聯絡機制，崗位職責分工不明確，工作開展缺乏組織保障。三是缺乏有效的激勵約束機制?？己藱C制不健全，沒有真正做到獎勤罰懶，不能有效調動從業人員工作積極性。四是檔案收集工作流程規范性不足。未對檔案移交制定詳細的細則規定，加之檔案形成部門業務不熟悉，或出于保密等部門自身立場考慮不愿意移交檔案等情況，檔案存在移交質量不高，移交不及時資料不齊全情況常有。

3.檔案管理設施條件落后

檔案工作在企業中不直接產生經濟效益，受重視程度低，經費、技術等條件受到嚴重制約，缺乏財力和技術保障，企業檔案基礎設施條件較為落后，有的檔案庫房不足甚至沒有庫房，有的檔案室甚至變成了單位的雜物間，無法為檔案的安全保管提供基礎的條件。此外，受客觀條件限制，檔案管理數字化信息化水平較低，企業電子文件系統自動收集歸檔程度低，嚴重制約了檔案收集工作的高質量開展。

4.檔案專業人才隊伍不足

由于對檔案工作重視度不夠，認為檔案工作專業水平低，不需要高學歷高職稱高素質人才，企業檔案從業人員力量薄弱。許多企業檔案從業人員均為半路出家，非專業出身，存在檔案理論知識欠缺情況，嚴重制約了檔案收集工作開展。企業檔案培訓工作薄弱，多數企業未對從業人員進行崗前培訓或在崗培訓，加之檔案從業人員自身動力不足，對工作投入的時間精力有限，對政策的學習和實踐經驗積累不夠，業務水平較薄弱。

三、新時代加強企業檔案收集的思考

1.增強檔案收集意識，加強重視程度

高效開展企業檔案收集工作，企業檔案管理部門要需要積極爭取企業領導的理解和支持，促使企業領導增強檔案意識，認識到做當檔案工作能夠對企業發展歷史進行更好記錄，能夠更好地為企業發展提供決策，能夠更好地服務企業長遠持續發展。要發揮企業領導在企業檔案收集中的關鍵作用，為企業檔案收集工作爭取更多的物力和財力及技術支持，要充分調動員工做好企業檔案收集工作的主動性和積極性。應加強對企業檔案收集工作的宣傳，結合企業實際，宣傳企業檔案收集對于企業檔案管理工作的重要作用，對于企業長遠發展的意義，從而促進企業檔案收集工作的高效循環開展。

2.健全檔案工作機構，落實工作職責

企業應完善檔案工作機構設置，成立檔案工作領導小組，應由高層管理人員擔任小組組長，對工作進行統籌協調，各部門負責人要作為工作小組成員，督促部門做好檔案工作。由各部門指定專人為檔案兼職工作人員，負責本部門檔案的收集歸檔，從而形成健全的檔案收集工作網絡體系，做到收集工作任務層層落實，目標層層分解。

3.建立健全規章制度，規范檔案收集管理

完善企業檔案收集歸檔規章制度，促進規范化科學化管理，是做好企業檔案收集工作的重要保障。一是根據國家政策及上級單位的相關規定，結合自身實際，制訂較科學的規章制度，明確企業檔案內容、收集歸檔責任主體、主要工作職責等，確保各項工作有章可依有據可循。二是要加強企業檔案收集工作的考核管理，確保責任目標落實到位。通過指定考核目標，明確考核標準和內容，切實做到人人身上扛指標。強化考核結果的運用，確保有效激勵，考核結果與個人薪酬和晉升掛鉤。三是加強對企業檔案收集工作的指導，促進收集檔案質量標準化。結合自身實際，探索系統統一的收集歸檔體系，同時加強培訓宣傳，強化業務指導，推行標準化規范化的收集移交規定，促進檔案收集質量的不斷提升。四是超前把控文件材料形成，文件形成時的質量水平很大程度上決定了檔案收集質量的高低，因此應尤其重視檔案的前端控制，在材料形成階段嚴格按照公文質量要求進行把關，特別是對于文件格式的規范性、內容的完整性方面，確保形成文件質量水平。

4.運用現代化管理手段，促進信息化建設

要積極爭取領導支持，加強檔案重要性宣傳，為檔案工作提供技術人才支撐和信息化經費保障。將檔案現代化管理納入企業發展重要議程，促進企業檔案信息收集的自動化，逐步提升企業檔案收集的自動化水平，實現案卷級和文件級目錄的電子化存儲和自動化檢索。通過掃描掛接，加強數據庫建設，為檔案信息資源的開發利用奠定基礎。進一步加強檔案軟件應用和系統建設，通過系統實現檔案收集的前端控制和自動歸集，促進管理水平提升。

5.加強企業檔案業務培訓，提高從業人員水平

一是要把好檔案從業人員入口關，選擇具有檔案專業理論知識和實戰經驗的工作人員，檔案工作人員應具有強烈的責任心，對檔案工作具有積極的熱情。二是加強從業人員培訓，進一步促進檔案意識提升，通過定期組織檔案從業人員參加業務培訓學習，促使及時了解國家最新政策要求和行業最新動態，提升思維理念和視野格局。檔案工作人員進行崗前培訓，促使熟悉了解企業發展情況，部門工作內容和崗位主要職責，進一步熟悉工作業務，更好地履職盡責，促進檔案工作安全和高質量，檔案工作要確保零責任事故。通過不定期召開座談會、制度學習、自學等方式組織檔案政策法規和相關檔案文件精神的學習宣傳。三是要不斷加強對檔案形成部門工作人員的指導培訓，企業檔案管理部門要積極加強與檔案形成部門的溝通與交流，形成固定化的工作交流機制，確保溝通及時交流順暢，為檔案收集工作開展提供良好的組織保障，確保收集質量水平，更好地提升企業檔案管理水平，充分發揮檔案價值，更好地為企業經營發展服務。

綜上，隨著市場經濟競爭地不斷加劇，企業加強檔案收集工作有利于提升企業規范化管理水平，更好地為企業持續發展提供服務。企業應增強檔案收集意識，加強企業檔案收集工作宣傳，積極創新企業檔案收集方式，拓展企業檔案收集驅動，推動檔案收集工作高質量發展，企業持續科學發展提供高效服務。

參考文獻：

[1]聶天嬌.企業檔案收集工作淺析[J].黑龍江檔案，2014

[2]吳延玲.企業檔案收集整理工作的幾點體會[J].陜西檔案，2015

[3]吳曉南.淺談企業檔案收集歸檔工作[J].蘭臺世界，2014

（作者單位：中國長江電力股份有限公司）