新形勢下事業單位檔案管理的改革分析

王娜

摘 要：事業機關的檔案管理需要匯總的資料，包含各單位的具體工作情況、績效以及工資等。在科技水平持續提升的背景下，事業機關檔案管理也迎來了新的發展趨勢，更符合時代發展要求。文章首先介紹了事業機關加強檔案管理變革的作用，然后指出了檔案管理存在的不足以及變革策略。

關鍵詞：新時期;事業機關;檔案管理;改革策略

事業單位是國家為大眾服務開展公益活動的關鍵單位，而檔案就是在工作期間形成的各種資料及信息的文件。仔細整理探究檔案資料，可以知道事業機關的工作情況、人才管理等，進而為下個階段的工作確定目標。但是，目前事業機關檔案管理階段依舊存在很多問題，主要表現為對檔案管理缺乏關注、檔案管理模式落后、檔案管理者素質尚待提高等。所以，需要對事業機關檔案管理引起高度重視，采取先進的辦法展開管理，完善管理人才團隊。

1 新時期事業機關加強檔案管理變革的作用

新時期，隨著信息系統的持續進步，及其事業機關之間嚴峻的市場競爭，需要完善對檔案的管理，要根據數字化信息展開檔案管理。

1.1 信息社會以互聯網為主的現代數字的產生

在顯示生活中，人們出門僅需一個手機就能夠完成購物、乘車、出游以及導航等，沒有現金的時代已經帶來，表現了以往的紙質信息已經慢慢被淘汰。在檔案管理階段，若始終采取傳統的紙質信息管理，必定會產生因為年代久遠而損壞的現象。若把信息導入互聯網信息庫中經過互聯網查找所需的檔案信息，不但便捷并且便于存儲檔案。所以，采取信息化方式管理檔案是迎合時代信息系統發展的必然需求。

1.2 事業機關體系變革的必然需求

目前，國內的事業機關正處在改革階段，想要對部分事業單位實施改革，就需要查閱該事業單位原來的工作報告與發展歷程，便于更為高效的完成變革。若采取落后的檔案管理方式，必定會限制改革步伐，當人們根據信息化展開檔案管理時，變革管理者能夠按照工作的具體情況采取互聯網系統查找有關信息，掌握單位的發展過程，大幅度加速改革進度。所以，采取信息化方式對事業機關的檔案管理是迎合事業單位變革的必然需求。

1.3 以往的檔案管理方式效率不高

眾所周知，在信息化社會之前的檔案管理均是軍國人工保管紙質文件的形式進行，要求定時去維護與保養檔案，會消耗許多時間去整理文件，伴隨時間的推移資料越來越多，檔案保管工作也會更加繁瑣化，并且在查閱檔案時耗時較長，而且因為環境的干擾，檔案將受到不同程度的損壞。在生活節奏不斷加快的現今，人工保管紙質檔案的方法明顯無法適應社會發展，所以需要克服原來的管理方式，通過采取信息系統保管檔案。

2 新時期事業機關檔案管理常見的不足

2.1 事業機關對檔案管理缺乏重視

許多事業單位因為工作繁忙，均忽略了檔案管理，在做好近期任務后，始終認為該階段的工作完成了能夠不用去管理，應當仔細準備下個階段的任務，進而導致對上個階段的工作素材與總結僅僅是隨便置于檔案室[1]。而且，因為單位之間激烈的市場競爭，許多單位覺得工作核心要投放在業務方面，如此方可突出本單位的工作效果，使本單位可以在諸多事業機關之中脫穎而出。此外，因為單位資金配置失衡，在檔案管理方面投入不足，也會導致檔案管理部健全。

2.2 檔案管理方法落后

有些事業單位盡管會對檔案加以管理，但在管理階段依舊采取傳統的給管理方法，僅僅是采取老套落后的管理方法把檔案放在書架上，接著再用紙質標簽加以歸類，所以常常會發現許多單位的檔案室十分陰暗超市，有些年代久遠的文件均出現了損壞，這樣會影響員工查詢檔案。在信息系統迅速發展的現今，該種檔案管理模式顯得十分陳舊，大幅度下降了管理效率。

2.3 缺乏健全的基礎設施

因為檔案管理無法為事業機關直接營造經濟效益，導致各級領導者對其工作效果的關注度尚待提升。實際上，很多檔案管理中心的基礎設施較為陳舊，無法及時得到維修更換，而大多數的財力、資源被用于可以直接創造經濟利益的業務部門內，如此就極大影響到檔案管理中心的業務效率。檔案管理者在實踐中，缺乏健全的基礎設施，對信息資料無法適時使用，導致與社會發展脫軌的情況，造成事業機關檔案管理效率不高。

3 新時期事業機關檔案管理的變革策略

3.1 建立檔案信息化管理方式

為提高事業機關的檔案保管效率，就需要建立信息化檔案管理方式。木恰，最具備代表性的信息化管理方式涉及數字加密系統、信息庫系統、掃描系統、身份認證系統等，紙質文件資料通過由信息化系統轉變成信息化檔案文件后能夠實現對檔案的持續存儲，實現檔案信息的實時創新、整合、補充與查詢等。當年信息時事業機關的發展歷程內容與工作報告，對文件進行信息化建設能夠有效為事業機關社會效益的提升提供良好條件。

3.2 建立檔案智能化管理方式

要實現事業機關檔案管理的數字化變革，需要積極融入智能化管理方式。目前，我國最常用的智能化技術包含數碼掃描辨別、二維碼辨別、電子標簽、OCR辨別與指紋辨別系統等[2]。經過把智能化系統融入事業機關的檔案管理中，工作人員能夠對檔案實施數字化管理，具體包含檔案數據資料的智能采集、智能整理、智能挑選、智能檢索與關鍵詞的智能提取等，進而高效找出自身所需的檔案內容。智能化檔案管理方式用在事業機關檔案管理中，能夠高效實現檔案信息的整合、查詢、批量處置等作用。

3.3 制定健全標準的管理機制

事業機關的高效發展少不了科學規范的規章制度。因為很多檔案管理者在實踐中態度不好，而導致工作效率不高。事業單位應當提升對檔案管理業務的高度重視，結合具體運營情況及職工的認知能力，建立健全標準的管理機制[3]。經過制定科學的獎罰機制，對表現良好的職工及時給予肯定鼓勵，能夠充分調動職工的工作積極性。而且，事業單位應及時把握相關職工在工作與生活方面的實際要求，結合職工的具體工作表現，給予一定滿足，例如崗位晉升、工資福利等層面，充分執行以人為本的管理觀念。在管理相關職員工作時，要求各級領導與相關職工默契搭配，不斷提升檔案管理效果與效率，推動事業機關的進步及發展[4]。

4 結束語

伴隨信息時代的出現，以往的檔案管理方式的不足已經慢慢顯現出來，為了使事業機關的檔案管理更為高效正常開展，需要采取信息化系統變革檔案管理，根據信息系統的優點實現文件的數字化、智能化、信息化保管，實現檔案長期存儲，隨時提取與不同檔案間的數據溝通，進而提高事業機關的工作效率。因此，對事業機關的檔案管理加以創新，可以保證事業機關服務能力的提高，保證事業單位順利運營。但是，怎樣使信息系統充分滲入事業機關檔案管理之中，這就要求事業單位職工查找有關文件，積極學習國內外科學的檔案管理方法，使信息系統更好滲入事業機關檔案管理中[5]。

參考文獻

[1]王定權.新形勢下事業單位財務管理改革策略分析[J].納稅，2020，14（01）：70+72.

[2]李紅紅.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務，2019（24）：149+151.

[3]徐帥.新形勢下事業單位財務檔案管理的現狀與對策分析[J].辦公室業務，2019（19）：118-119+121.

[4]閆晨煜.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革[J].辦公室業務，2019（18）：118.

[5]張寧.新形勢下事業單位檔案管理規范化分析[J].辦公室業務，2019（08）：100-101.