新形勢下檔案管理模式創新研究

孫寧

摘要：檔案管理工作管理模式的創新并不是老生常談，而是在傳統檔案管理的基礎之上，加強電子檔案迎合新時代發展的轉變。在檔案管理的過程中，隨著時代的不斷發展和進步，各個行業之間發生了顯著的轉變，為了促進管理工作，在應對挑戰過程中適應新時代的變化，文章希望能夠就新形勢之下檔案管理模式的創新研究、管理現狀以及具體的不足進行闡述，并尋求解決策略。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;模式創新

引言：

新的歷史時期，由于電子化檔案管理成為重中之重，檔案管理面臨著改革過程中的一些新問題，在充分發揮檔案對于社會經濟發展以及企業發展事業單位發展的推進作用過程中，人們發現如果想要對于檔案的管理模式進行自己的創新，可能需要在傳統檔案管理的基礎之上進行一系列的改良。那么究竟應該怎樣找到新形式檔案管理工作存在的不足，并且在完善檔案管理模式新概念和新能源的基礎之上進行研究，成為研究的熱點話題。

一、傳統檔案管理模式的特點和存在問題

（一）傳統的管理模式無法適應事業飛速發展的需求

現代科技的快速發展，使得很多文件和資訊的數量開始顯著增加，為了增強文件管理工作的負擔，在這個階段手工收集和整理原始的資料并進行加工，將會帶來很大的問題。手工加工不僅耗時、而且占用大量的人力資源、工作效率不高，也無法與其他的資源共享機制對接，傳統的管理模式往往存在不科學和不系統的問題，再加上很多工作人員的思想意識不足，在檔案管理和檔案整理的過程中可能偷工減料、能省則省，甚至有一些檔案存檔在借閱的過程中丟失，這樣無法達到資源共享的效果，而且，檔案管理的有效機制也沒有形成，無法適應事業快速發展的新時代需求。

（二）現行的檔案管理機制及法律規范并不是非常健全

目前在新的形勢之下，檔案管理工作和檔案管理人員都面臨著大量的檔案信息追加，在電子檔案和手工檔案進行過渡的過程中，大量檔案信息的追加可能使一些原本價值不高的檔案存在著散失或者分析不規范的問題，其所需要的檔案沒有存檔，而在管理工作中檔案的一些特殊性也不能夠被很好的體現，關鍵性檔案的散失，甚至可能會給檔案管理部門帶來很大的工作漏洞。這就使得檔案管理的法律機制以及行政規范不健全的情況越發嚴重，檔案管理機構所面臨的大量檔案信息的錯亂，使得企業或事業單位在檔案管理和檔案調取的過程中面臨很多具體的問題。

（三）有效的檔案管理手段利用率不高，且不能滿足實際需求

檔案管理的利用率不高，檔案管理本身的線性管理手段非常單一，使得其效益性和規范性受到很大的影響，在社會經濟快速發展的新形勢之下，新媒體和電子技術已經充斥了人們的生活，但是這種分散式的檔案管理模式不能夠適應集團性項目和大型項目的復雜性要求，很多單位的檔案管理機構不健全，檔案管理人員專業化程度不高，配套設施不完整，導致檔案管理的手段和專業性有待加強。檔案管理工作的服務體系不完善，而且其管理手段相對比較單一，就使得社會利用率不高，檔案管理本身的管理機制也存在著極大的滯后性。

二、完善新時代檔案管理的科學認知及相應要點

（一）實現對于檔案管理的最新思想認知

高度重視新時期的檔案管理工作，并且在平時的單位培訓和人力資源宣傳過程中，加強將檔案管理體系和檔案管理質量內容的有效輔導工作。從科技管理部門的綜合素養和相應管理體系完善的角度入手，確保檔案管理的真實性，并且能夠在思想認識總體提高的基礎之上，為檔案管理活動提供更多的實踐性參考，有效的發揮檔案管理本身的價值，啟動檔案管理全員認知策略。

（二）逐步完善單位檔案管理體系及法律規范

精準地進行檔案管理的高效利用，需要嚴格按照規范制度來完成標準化的管理模式，參照相關的工作法規，編制更為科學合理的管理規范制度，從體系化的角度認知檔案管理工作的重要性，并有針對性的總結檔案管理，檔案數據分析，檔案整理，檔案保存及使用的一系列細則，形成違規操作的評價機制，并完成責任落實情況。有效評價檔案管理工作的有效性需要有獎有罰，在適當的獎勵基礎之上構建系統的檔案搜索及資訊響應體系，并且在違背檔案管理規范的情況下給予嚴懲。

（三）提升對于單位檔案的利用率和分類科學性

只有提升檔案的利用率，落實保存檔案的主體目標，才能在科學分類的基礎上，切實的提高檔案的使用效果。重視檔案的保管內容，并且在科技，創新發展的基礎之上進行，對于檔案管理內容和檔案利用價值的合理劃分，才能夠在工作實踐的過程中了解檔案管理的關鍵點和中心點，在區域性檔案管理中心整合的過程中，遵循統一領導實現逐層分層管理的模式，落實檔案管理內容不斷更新和創新的改革。對于各類檔案管理工作的利用率和分類，應該實現科學性的管理，目標落實檔案管理的準則，在有效依據檔案管理真實性的原則之下，積極實現檔案管理工作的科學進程。

總結：

檔案管理工作，應該從全局入手實現系統化的集中管理，在共享信息資源和信息機制的同時，為了更好地為全社會范圍服務，就應該構建檔案管理資訊和檔案管理資源整合的共享機制，全面掌控檔案管理的合理內容。完善檔案管理工作，建立有效的檔案管理規范機制實行適當的獎勵和懲罰機制，對于檔案管理工作來說，將有效的提升其管理效率。

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