加強物資采購審計視角下內部控制的有效性探究

全湘云

[摘 要]在當前單位體制改革不斷推進的關鍵時期，充分發(fā)揮內部審計在企業(yè)物資采購中的監(jiān)督和控制作用能有效控制運營成本，保障適應市場發(fā)展需求。

[關鍵詞]物資采購;內部控制;過程實施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.165

醫(yī)院審計是對醫(yī)院內部經濟活動進行事前預防、事中控制及事后監(jiān)督管理的活動。醫(yī)院的內部經濟活動是醫(yī)院在從事醫(yī)療活動的過程中，配置和使用醫(yī)療資源的一系列經濟活動。物資采購作為資源配置的主要活動自然成為內部審計的主要內容。物資采購專項審計的意義在于降低醫(yī)院采購成本，及時堵塞物資采購上存在的漏洞，提高物資、資金管理水平，進而提升醫(yī)院全成本管理水平。在當前公立醫(yī)院體制改革不斷推進的關鍵時期，充分發(fā)揮內部審計的監(jiān)督和控制作用才能保障醫(yī)院適應市場發(fā)展需求。

1 物資采購審計的主要內容

物資采購審計主要關注監(jiān)督采購流程是否規(guī)范、采購管理機制是否健全、是否嚴格執(zhí)行國庫集中支付制度和政府采購制度的有關規(guī)定。對物資采購各部門和環(huán)節(jié)的經營活動及內部控制的合理、合法、合規(guī)性進行評價，以改善物資采購質量、降低采購成本，維護醫(yī)院的合法權益，促進經濟效益的增加，并通過揭示物資采購內部控制不足，提出切實可行的審計建議和改善措施。

物資采購審計的主要內容包括各項支出是否嚴格執(zhí)行預算;是否執(zhí)行國家、上級主管部門和醫(yī)院有關財務規(guī)章制度和開支標準，專項資金是否專款專用;是否遵循采購計劃、合同實施采購及采購效益評價等后期事項。

2 采購審計的流程設計

2.1 制定系統的審計方案

物資采購審計工作開展前通常會按照以下程序制定審計方案：確定審計目標 → 確定審計方向 → 確定審計內容 → 確定審計方式 → 確定審計步驟 → 確定審計時間 → 確定審計人數 → 形成審計方案。

2.2 查找采購活動的內部控制風險點

采購活動中的主要風險是：采購計劃管理體系不健全，計劃制訂不合理或缺乏預見性，庫存量安排缺乏科學的財務管理依據，從而造成庫存短缺或積壓，可能導致業(yè)務停擺或資源浪費;采購及驗收程序不規(guī)范，審批不嚴，內部控制措施不到位，未執(zhí)行醫(yī)院采購流程的相關規(guī)定，造成供應商選擇不當，采購物資質次價高，出現采購舞弊問題。審計部門應圍繞采購業(yè)務風險點開展重點審查，同時評價醫(yī)院內控制度執(zhí)行力。

3 審計過程實施

醫(yī)院物資采購是一項綜合性工程，涉及采購計劃、采購預算、供應商管理、采購招標、采購合同、采購驗收、采購結算等環(huán)節(jié)。審計過程實施應該按照采購流程實施全程審計，同時根據實務中查找出來的采購環(huán)節(jié)內部控制的風險點梳理關鍵控制點，進行重點審計是物資采購審計的基本原則。包括物資采購前期審計、物資采購過程審計、物資采購后續(xù)審計。重點審計以下五方面內容。

3.1 采購計劃審計

采購計劃審計包括采購計劃編制依據的可靠性、審批程序的合規(guī)性、計劃數量及價格的合理性。首先，審查采購計劃的編制是否依據物資采購申請單編制，是否嚴格按照使用部門精確計算并提出申請，職能部門在管理權限內復核批準。是否符合醫(yī)院的存貨政策、采購政策和資金管理政策。其次，審查部門采購參數的提供是否合規(guī)，是否執(zhí)行3名以上提供采購參數人員的聯合簽名制度，部門負責人是否應當根據工作職責和范圍，對采購計劃中的采購材料參數進行審核;主管部門和物資管理部門是否對物料進行盤點。

按照經濟庫存量安排采購計劃;經多部門協同制定的月采購計劃表審批程序是否完成，是否經內部審計人員的審核后，提交分管部門主管領導最終審批。最后，在做好詢價、比價的基礎上進行采購數量及價格的申報。審查采購部門是否按照庫存物資的最佳經濟批量指標核算采購數量，做到計劃和物資庫存相適應。

3.2 采購模式選擇審計

醫(yī)院采購方法包括：公開招標、競價談判、詢價、單源采購。原則招標方式的選擇是采購估計量超過國家法律法規(guī)的規(guī)定。必須公開招標的項目，按國家法律、法規(guī)規(guī)定進行公開招標;國家法律、法規(guī)規(guī)定必須公開招標采購估算金額限制以下的采購項目，由醫(yī)院自行組織招標采購。醫(yī)院內部自行采購的招標投標項目必須經由審計部門參與并審查。

第一，采用公開招標方式的審查內容。一是監(jiān)督招標過程和招標標準是否符合“公開、公平、公正、透明和誠實信用”的原則，是否符合院內招標范圍。全程參與招標、開標、評標和定標，避免公開招標過程發(fā)生舞弊行為。 二是檢查有關招標文件的內容是否完整、嚴格，有關規(guī)定是否得到有效遵守。三是對招標方法的選擇是否合理進行監(jiān)督。如果采用公共招標方式，應檢查向外界發(fā)布的投標信息是否一致明確準確，出版范圍廣，參與投標的投標人是否合格;如果采用招標，招標人是否該邀請具有良好的信譽、資格和財務狀況，是否邀請了至少三個或更多的投標人參加;如果采用了投標協商的方法， 應檢查所采購的材料是否確實沒有由供應商或合格投標人投標，由于技術回復，其他或特殊性質不能阻止。四是檢驗招標采購，特別是內部招標采購的價格是否合理。在建立系統、嚴格的采購詢價、比價制度，規(guī)范詢價、比價等價格核定程序的基礎上，嚴格按照流程重點復驗內部招標標底價格。審查最高采購限價的合理性和公允性。

第二，采用競爭性談判方式的審查內容。制定價格審核機制，對采購物資的數量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算。根據市場行情對標的進行合理的價位判斷。

第三，其他審查內容。采購技術參數的確定往往對采購供應商的選擇起決定性作用，因此對采購參數提供的合規(guī)性審查對防止采購中的舞弊行為具有重要意義。審計部門應重點審查參數提供的程序是否合規(guī)，確保技術參數提供實行3人以上聯簽制度。

3.3 合同審計

依法簽訂采購合同是避免法律糾紛，維護醫(yī)院利益免受損失的重要途徑。審計部門應審查采購合同的簽訂是否符合國家法律、法規(guī)的要求，符合招標文件的要求;合同的技術指標、規(guī)格、型號、數量、金額等是否經使用部門、專業(yè)人員復核確認;合同支付款是否符合合同的規(guī)定，并經過批準;交貨時間是否符合合同要求;是否在遵循法律法規(guī)的基礎上最大限度地維護了醫(yī)院利益。合同中應明確的事項有：關鍵性指標，如質量、性能技術要求;到貨不全要求應立即提出退換或索賠;交貨期限到而不交貨的賠償條件;質保期限及使用培訓計劃;付款方式等。

3.4 付款審計

審計是否按照付款流程，審批程序和合同中的款項支付約定辦理付款。是否對預付賬款和定金有相應完備的賬務處理。對涉及大額或長期的預付款是否定期進行了追蹤核查。

3.5 采購驗收審計

驗收審計是采購活動后續(xù)審計的重點內容，著重審查醫(yī)院的采購驗收相關制度和手續(xù)是否切實執(zhí)行到位。也就是說，所有購買的公共材料都必須遵守倉庫的驗收程序。在倉庫驗收過程中，應認真檢查數量、質量和規(guī)格 ED確保發(fā)票與實際對象一致，入庫手續(xù)按買方采購發(fā)票辦理，簽署驗收證明單。物資出入庫是否按類別按規(guī)格建立了完備的倉庫臺賬，物資保存的管理是否做到因地制宜，發(fā)現問題及時處置。庫存物資是否做到定期盤存，確保賬實相符。

參考文獻：

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