Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應用技巧分析

摘?要：辦公自動化主要是指將現代辦公與計算機相結合的全新辦公方式，辦公室內使用的各種技術及設備均屬于辦公自動化的重要組成部分。辦公自動化有助于提升辦公效率，提高辦公規范化及各項事務處理的準確性，現已成為社會進步發展的必然趨勢。推行辦公自動化需要各類辦公軟件的支持，其中Microsoft Office辦公軟件是目前辦公自動化領域應用最為廣泛的辦公軟件，準確掌握其應用技巧是每個辦公室工作人員均需要具備的基本能力，本文重點分析Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應用技巧，希望為相關人員提供必要的參考。

關鍵詞：Microsoft Office辦公軟件;辦公自動化;應用技巧

當前，我國已經全面步入信息時代，計算機在各行各業中全面普及，人們的辦公方式出現明顯變化，辦公自動化技術日趨完善。辦公自動化可提高工作質量和效率，與傳統辦公模式相比優勢顯著。在實際應用辦公自動化過程中必然會使用Microsoft Office辦公軟件，掌握軟件的應用技巧有助于提高辦公自動化水平，為此相關人員需要加強學習研究。

一、辦公軟件在辦公自動化中應用的意義

辦公自動化是近年來興起的全新理念，是以互聯網技術為基礎，將計算機作為辦公核心，利用現代化的通信技術及辦公設備，對各類信息及數據資源進行采集、加工、整理、儲存及使用的工作流程。通過辦公自動化可促進辦公室信息共享，實現不同部門間的協同工作，解決傳統辦公模式效率低下，流程復雜等方面的問題，進而實現科學的管理決策，提高工作質量及工作效率。辦公自動化的基礎是辦公軟件，Microsoft Office辦公軟件主要包括文字處理、幻燈片制作、表格制作、數據庫處理等功能，可實現數據統計、會議記錄、數字化辦公等多種功能[1]。

辦公自動化與科技的發展關系密切，將Microsoft Office辦公軟件應用于辦公自動化領域之中能夠提高各類先進辦公設備的使用效率，實現各類辦公事務的人機協同化處理，可提高辦公效率。Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化領域的應用代表了自動化管理模式的全面革新，常規的等級化層次管理系統逐漸被取代，辦公室信息交流更加通暢靈活，在各個部門間可組成網絡化的結構，有助于實現辦公的流程化、規范化、標準化，也可實現信息傳輸的多元化及管理的扁平化，因此Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化推進過程中具有不可替代的作用，相關人員需深入學習研究軟件的使用技巧，提高自身的應用能力。

二、Word的使用技巧

（一）日期、時間、數字中小數點的快速輸入

Word是辦公室常用的文字處理軟件，在利用Word辦公過程中經常需要在文檔末尾及某一段文字中插入時間和日期，常規的手動輸入方式速度比較慢，在中英文符號切換的過程中極易產生錯誤，多次反復輸入會造成嚴重的時間浪費，針對此類問題，可利用Word中的處理技巧，同時按住Alt+shift+T及Alt+shift+D便可插入時間和日期，這種操作模式可節省時間，避免中英文符號切換，也可提高插入的準確度。在利用Word軟件辦公過程中往往需要輸入諸多數字，在涉及到小數點過程中中文狀態下輸入會顯示為句號，中英文切換會造成時間浪費。針對此類問題，操作人員可利用Word軟件中的自動更正功能，點擊工具，打開自動更正，在替換內容中填入“。。”，“.”，單擊確定后可實現在中文拼音模式下輸入數字小數點的操作，這種方法在Excel數據表格的處理中也具有良好的作用[2]。

（二）Word中粘貼Excel的技巧及單頁標題打印方法

在利用Word處理文字時經常需要引用Excel表格中的相關內容，此時如果只是進行簡單的復制粘貼則無法保證Word文檔的排版效果，且Excel表格中的數據修改等功能也無法得到有效利用，為此需采用合理的技巧，將Excel表格于Word文檔有效融合，便于對數據資源的查找及整理，也可避免反復粘貼帶來的不便。在實際操作中可在Word中需要插入Excel表格的區域點擊插入，彈出菜單后點擊對象及由文件創建，選擇需要插入的Excel表格，勾選圖標后即可完成插入，經過上述操作后Word文檔與Excel表格有效結合，二者能夠同時保存。在編排Word文檔過程中經常需要進行單頁標題打印，為解決此類問題，很多人會利用Word中的表格功能，這種方法的主要缺陷為文檔在實際打印完成后并無標題，且最后一頁大部分為空白頁，正確的操作方法可將Excel表格復制到Word文檔中，將需要設置為標題的部分選定后點擊重復標題即可。

（三）自動格式的取消方法

在實際利用Word進行文字處理過程中必然會涉及到大標題及小標題，在對標題進行編號后，Word文檔會自動默認標題格式，但部分情況下我們并不需要這種默認，而且這種格式也會對文檔的排版美觀度產生一定影響，此時利用刪除標題號可將自動格式取消，但在進行二級標題輸入過程中依然會出現這種格式。為解決此類問題，可利用快捷鍵Ctrl+Z取消格式的套用，避免二級標題自動套用格式的問題。

（四）嵌入字體及光標定位

在Word文字處理中經常需要嵌入字體，很多辦公人員在此類操作中遇到諸多問題。在實際操作中可利用工具中的選項功能，保存嵌入的字體后取消True Type字體，此時可將文檔的容量壓縮，在其他電腦操作時只需利用嵌入語言數據操作便可準確呈現相關數據內容。快速光標定位是Word文字處理中實用性較強的功能，具體操作中可利用Shift+F5完成。

三、Excel表格的使用技巧

（一）多行多列及不相鄰空行的信息處理

Excel表格是辦公自動化中經常使用的軟件，在實際處理表格中經常涉及到多行多列數據的處理，錄入數據過程中前后無法兼顧，導致數據處理產生錯誤，為此在Excel表格操作過程中可利用隱藏操作模式，將需要隱藏的數據勾選，點擊鼠標右鍵，選擇隱藏功能，操作后選定的數據便可自動隱藏，通過這種操作方式可確保數據的準確錄入。在表格數據處理完成后，可將光標移動至表格右上角，全選表格后，在格式菜單中選擇行，選擇取消隱藏功能，此時表格內的數據信息便可完整呈現。Excel表格處理不相鄰的空行時，可在最后一列的位置添加一列，將其命名為刪除列，在初始位置單元格輸入1、2兩個數字，通過Excel表格中的自動填充命令操作將其填充至表格尾部。完成操作后將表格全選，并點擊排列及主要關鍵詞選項，選擇刪除列并點擊降序操作，通過上述技巧能夠將不相鄰的空行調整至相鄰的位置，再次點擊刪除列可將全部空行都刪除。利用這種操作方法可有效解決表格中不相鄰空行的相關問題，具有極強的實用性。

多行多列處理

勾選需隱藏數據-單擊右鍵-隱藏-光標移動右上角-全選表格-取消隱藏

不相鄰數據處理

最后一列添加刪除列-初始單元格輸入1、2-自動填充-全選表格-主要關鍵詞、排列-選擇刪除列-降序排列

（二）條件單元格的選擇及計算誤差的控制

Excel表格數據處理過程中經常涉及到特定條件的單元格，在對這些單元格進行數據處理過程中如果一一選擇，會導致工作量增加，且這些單元格不在相鄰位置，極容易漏選。為解決此類問題，可利用Excel表格中的定位功能，點擊編輯、定位，選擇條件格式命令，點擊相同及全部選項，可將相同條件的單元格選中。Excel表格具有計算功能，該功能也屬于辦公自動化中常用的功能，在實際應用Excel表格計算過程中，其產生的結果往往與計算器結果不同，分析其中原因，主要是Excel表格無法四舍五入。為解決Excel表格在計算數據過程中存在的誤差，可點擊工具及重新計算選項，點擊工作簿中的顯示數值為準，點擊確定便可實現準確計算，也可以利用函數中的round公式解決無法四舍五入的問題[3]。

（三）重復數據刪除及數據條的應用

在實際應用Excel表格處理數據過程中經常涉及重復數據的問題，單純依靠人工檢查無法確保所有問題都能夠被查出，為此可利用Excel中的刪除重復數據功能，在操作中需確定重復數據區域，點擊功能區及數據按鈕，點解刪除重復項即可完成操作。部分辦公人員在處理數據的過程中需要利用不同顏色標注某一列數據，以提高其直觀程度。在具體操作中可選擇需要標識的數據區域，點擊開始、樣式、條件格式，選擇數據條及藍色數據條，即可完成數據的顏色標記，在完成標記后也可對數據進行排列和篩選。

四、結語

Microsoft Office辦公軟件是辦公自動化的重要組成部分，其中Word、Excel等軟件包含諸多實用技巧，相關人員需加強學習和研究，不斷提高應用水平。

參考文獻：

[1]許新玲，陳建，王善勤.基于MS Office軟件實現辦公自動化的幾個實例分析[J].滁州職業技術學院學報，2017，16（03）：52-55.

[2]俞燕萍.“微視頻”在中職《計算機應用基礎》課程“Office 2010辦公自動軟件”教學中的實踐應用[J].信息記錄材料，2017，18（02）：111-114.

[3]段悅.Office Excel軟件在辦公自動化中的有效應用[J].電腦編程技巧與維護，2017（10）：68-70.

作者簡介：楊宏慧，畢業于安徽師范大學教育學專業，學士學位，現于上海信息技術學校計算機系任教。