淺談信息化時代人事檔案管理模式創新路徑

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理工作中一項非常重要的工作，涉及人事檔案的調配、相關信息的收集及檔案的存放等，在具體的管理工作中要求確保人事檔案的真實性和精準性。在信息化時代，傳統的管理模式暴露出許多問題，導致人事檔案的管理不能滿足現代社會的需求和發展。針對這種情況，就要求相關管理人員對人事檔案管理模式進行創新和改革。本文就信息化時代人事檔案管理模式創新路徑進行探析，旨在為人們提供一定的參考。

關鍵詞：信息化時代，人事檔案，管理模式，創新

一、 引言

現階段我國已經全面進入了信息化時代，社會對人事檔案管理提出了更高的要求。為了滿足信息化時代的高標準，人們在進行人事檔案管理時應該充分引進信息化技術和手段，提高人事檔案管理的科學性和安全性，建立信息化管理系統和平臺，實現人事檔案的信息化，全面提升人事檔案管理的效率和質量。

二、 當前人事檔案管理的現狀

在信息化時代，人事檔案管理也應該緊跟時代的腳步，結合信息化時代的發展趨勢來實現人事檔案的信息化管理，構建完善的信息化管理系統。但是從實際的情況來看，人事檔案管理還停留在比較傳統的層面，信息化管理程度不夠，相關管理人員信息化意識比較弱，沒有充分引進信息化的手段和技術來進行人事檔案的管理，導致人事檔案管理的整體效率比較低，需要花費大量的人力和時間。一些部門雖然引入了信息化的管理手段，采購了相關的信息化管理設備，但是在實際的管理過程中缺乏合理性和規范化，導致人事檔案管理的效果不理想。

三、 信息化時代人事檔案管理模式的創新路徑

（一）樹立人事檔案信息化管理的意識和理念

信息化時代人事檔案管理的內容增加，同時人們對人事檔案管理的效率也提出了更高的要求。針對這種情況，傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足要求，相關的部門以及管理人員應該充分利用信息化的方法和技術來加強對人事檔案的管理，從而不斷提升人事檔案管理的效率和質量，同時降低人事檔案管理的成本。信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷和高效，數據的海量性要求認識檔案管理的內容要更加全面，信息的滲透性要求人事檔案管理要更加安全和可靠，要滿足信息化的管理要求，首先就是要樹立人事檔案信息化管理的意識和理念。相關部門要強化管理人員的管理意識，讓其充分認識到人事檔案管理對個人發展和企業招聘的重要意義，從而提升對人事檔案的管理意識。人事檔案管理是一項專業性非常高的服務性工作，管理過程中涉及的內容比較復雜，所以要在思想上引起足夠重視，并樹立信息化管理的意識和理念，用信息化的思維來看待這份工作，并充分引入信息化手段來強化管理，實現對傳統人事檔案管理的改革和創新，以此來實現人事檔案管理價值的最大化。

（二）建立完善的人事檔案數字管理體系

在信息化時代，應該建立完善的人事檔案數字管理體系來強化管理。首先相關部門要結合實際情況和工作要求建立完善的數據管理系統，充分利用信息化時代的各種高科技技術來定期更新和修改相關的信息和數據。建立數字化管理數據庫，充分利用大數據技術來實現對各種員工信息的分類和歸檔。同時，加強人事檔案信息化管理平臺的建設，充分利用數據庫、新媒體技術以及網站等來搭建科學、全面、動態的人事檔案管理平臺，以實現對人事檔案的數字化、遠程化、信息化和自動化管理。在構建信息化管理平臺時，應該充分利用大數據技術和互聯網技術來搭建能夠實時更新、雙向互動、對比分析等強大功能的信息化管理平臺，更快捷、準確地實現相關信息的收集、分類和存儲，以此促進人事檔案的管理工作的便捷和高效，同時減少人力，提高人事檔案管理的整體服務質量和水平。對于非機密的文件信息，也可以加強對信息的共享，通過網絡實現便捷共享，以充分發揮出人事檔案的價值。

（三）統籌規劃，建立統一的信息標準

將各種網絡技術和信息技術應用到人事檔案的管理過程中能夠充分發揮出信息化技術的優勢，讓人事檔案的管理效率得到有效提升，讓人事檔案的相關信息收集更加快速和全面，并且在信息的分類、分析方面也更加數字化和高效化。但是在這個過程中，如果缺乏統一的信息標準，那么各種信息資源的質量難以保證，信息資源的質量參差不齊，這對信息資源的共享非常不利，不能將信息化時代信息共享的最大作用和價值發揮出來。針對這種情況，就要求相關部門做好統籌規劃，建立統一的信息指標體系，同時也將數據結構、數據傳輸格式以及信息存儲和交換的標準統一化，從而更好地實現信息的共享和整合，促進人事檔案管理信息化的實現。

（四）整合系統，優化管理功能

在人事檔案管理的信息化建設過程中，一定要加強對信息資源的整合，相關的部門應該更新人事管理數據庫，并分析整合數據庫中的數據，做成數據報告，將其分享給管理者，為管理者的決策提供重要的參考。另外，應該加強對信息化管理應用軟件的整合，開發出具有強大功能的管理軟件，開發出利用查詢、分類建檔、數據生成以及信息傳遞各種功能于一體的管理軟件，以此來搭建信息化的管理平臺，這樣才能真正實現對人事檔案的安全性、高效性和全面準確性管理。人事檔案管理具有很高的機密性，因此在管理的過程中要確保信息的安全性，這就要求在建立信息化管理系統時通過數據庫機密性、日志審計、數據傳輸加密以及用戶權限控制等多個方面來做好信息的安全防范，以確保人事檔案相關信息的安全性。

四、 結語

信息化時代，人事檔案管理也應該緊跟時代的腳步來進行創新和改革，加強人事檔案的信息化管理。相關的管理人員應該樹立人事檔案信息化管理的意識和理念，建立完善的人事檔案數字管理體系，統籌規劃，建立統一的信息標準，整合系統，優化管理功能，從而全面促進人事檔案的信息化管理建設，實現對人事檔案的電子化存儲和自動化管理，以全面提升人事檔案管理的效率和質量。

參考文獻：

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作者簡介：

趙歆艷，江蘇省鎮江市，江蘇鎮江路橋工程有限公司。