現代企業檔案（館）室人本管理問題的思考

王巍

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的重要作用。例如企業檔案可以為企業經營管理決策提供必要的參考;在實施技術改造時，科技檔案作為一種技術資源，它的開發利用，可以節省人力物力財力，給企業帶來巨大的經濟效益;在處理產權糾紛時，它可以提供歷史憑證;在判明是非曲直時，它維護企業的經濟效益和合法權益;在進行企業資產評估時，它是必不可少的重要依據。近年來，我公司利用檔案材料創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。在知識管理階段，許多企業曾一度過分依賴信息技術，以為僅僅引進某種技術就實現了對知識的有效管理，而忽視了人文管理作用。在推進企業檔案信息的知識管理中，應當重視人文管理的支撐，僅靠信息技術是難以實現知識管理目標的。企業檔案管理需要積極介入到企業的人本管理中來，在檔案工作各個環節做到以人為中心，以員工最大自我價值的實現為目標開展工作。

一、對內以檔案人員為中心，開發人力資源

1.提高檔案人員綜合素質。檔案人員除了具備專業管理知識外，還必須具備開發和活化檔案信息資源的能力，以實現由實體保管員向知識提供者的過渡，這是知識管理環境下企業檔案部門人本管理的根本意義所在。①技術性。檔案人員必須具備操作計算機等現代辦公設備的能力，熟練地運用開發出的系統。具備現代化的管理知識，了解檔案工作的全程和將來的發展趨勢，加強知識和技能的培訓。筆者在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握檔案工作所需要的業務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業務手冊》對相關專業文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務?？萍紮n案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評?？萍加⒄Z水平和計算機水平有較大提高，利用業余時間較全面、系統地學習并掌握檔案基礎理論和專業知識，具有較高的電力科技檔案管理水平。經常在《城建檔案》、《現代企業》、《辦公自動化》等省級以上期刊雜志上面發表檔案學術論文。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術優秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014年度檔案學術優秀論文獎。多篇學術論文評為歷屆中國檔案學會全國檔案工作者年會優秀學術論文、入選學術論文。常年訂閱《檔案學通訊》雜志，熟悉國內外本學科及主要相關學科的科學管理、技術水平、研究動態、市場信息以及發展趨勢，掌握發展前沿的狀況。②全程性。企業大文件觀念要求文件從接收之初到歸檔保存是一個完整的、密切聯系的過程。因此，要求培養檔案人員的團隊合作精神和全局意識，形成文件全程化的管理職能新轉變。③互動性。文件辦理的過程就是檔案業務開展的過程，文檔一體化環境下企業文件與檔案業務活動的密切聯系得到充分體現，要求檔案人員必須熟悉單位的業務活動，掌握文件產生的背景信息，為知識服務作好充分準備。

2.建立人才激勵機制。所謂物質激勵，是指訂立崗位經濟責任制方案，明確企業文件與檔案管理組織和個人的職責、任務，并把職責、任務完成的結果與其經濟利益相掛鉤。精神激勵則使企業檔案人員在體會到物質價值的滿足時也可以得到自我價值的極大滿足。領導激勵是指領導以自身操守和感召力引導檔案人員的行為，激發檔案人員的上進心、積極性，使之全身心地投入到檔案工作中。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，我們著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。第一，我們將檔案管理進行指標分解，納入我公司各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。第二，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。精神激勵方面，我也有親身體會。我深深地感受到，要想勝任檔案工作，需要掌握扎實和嫻熟的檔案專業知識。我努力學習檔案專業方面的書籍、報刊，潛心鉆研業務，成為檔案管理的行家里手。19年來，我在自己平凡的崗位上，不知疲倦，默默堅守，勤懇踏實，逐漸成長為一名工作經驗豐富、技能水平高超的優秀檔案管理人才和具有正高級職稱（研究館員）的檔案專家。領導激勵方面，公司辦公室主任非常支持檔案工作，稱呼我是檔案專家，鼓勵檔案人員努力工作，在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，我現在熟悉館藏，熟悉生產專業知識，我公司員工查找科技檔案時（如設備檔案、基建檔案、小型基建檔案等）很多情況下綜合檔案室只有我才能為他們找到，得到員工的稱贊，也得到檔案室其他檔案人員的贊揚。這些年來，我公司檔案室每年利用科技檔案達數百卷冊，創直接經濟效益達2億元，取得了顯著的經濟效益和社會效益，為企業發展作出了應有的貢獻。

二、對外以用戶為中心，積極開展檔案信息深層次服務

作為企業檔案管理部門，負有對企業檔案這種顯在知識管理的職責，由于具備一定的專業基礎知識，他們可以承擔隱性知識向顯性知識轉換以及合理開發利用隱性知識源和顯性知識源的任務。例如我公司檔案管理人員自己編研或與有關部門合作完成了《徐州發電廠大事記》、《徐州發電廠志》、《文件匯編》等編研材料，同時還編制了多種檢索工具，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。我公司20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組的增容降耗重大技術改造，是全國首臺國產20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組改造，其成功實施不但大大提高了我廠的技術裝備水平，而且對其它單位的改造具有重大意義。改造完成后，我們及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發電廠#6機組技術改造綜述》及《追求卓絕—徐州發電廠4號機組現代化技術改造紀實》兩本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經濟性能進行了全面的資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經濟效益的評估，被公司內及集團系統內管理人員認為極具權威性。

三、努力建成學習型組織

學習型組織理論由美國麻省理工學院教授彼得·圣吉在其所著的《第五項修煉——學習型組織的藝術與實務》中首倡。建立學習型組織要實現的三類組織學習：①顯性知識的學習。企業檔案人員需要主動學習各種專業技能知識和管理知識，根據企業發展需要，及時完成與企業發展相關資料的搜集和存檔，并通過對這些知識的理解加以實體分類和智能分類，為企業經營決策和創新提供知識服務。②隱性知識的學習。主要表現為檔案人員內部及其他部門之間的學習。企業檔案人員在參與文件管理的過程中，總是能從管理中學習到許多企業核心能力類知識，通過開展檔案人員的交流和互動可以擴大核心能力作用發揮的范圍。同時，檔案部門應該加強與其它部門之間的交流，將自己頭腦中可能對其他部門有益的知識傳遞出去，并在吸納其它知識的過程中豐富自己的業務經驗，提高自己的管理水平。③過程學習，邊干邊學。企業檔案人員要樹立終身學習意識，在邊干邊學中，在實體保管的基礎上加強對檔案信息資源的開發研究，為企業技術進步和創新提供第一手資料。企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識。企業檔案干部應精通外語及計算機知識。比如生產專業知識，企業檔案干部要求既懂生產專業知識，又具備檔案專業知識?？萍紮n案工作很重要的一個目的，是使儲存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點，我的體會是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生產專業知識。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務工作，編制各種得心應手的檢索工具，實現科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項重要工作。我作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業知識，而且了解和掌握專業生產知識，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內容和成分，工作起來才能得心應手，有利于幫助工程技術人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術人員的交流，有利于實現科技檔案的有效利用。

（作者單位：國家能源集團國華徐州發電有限公司檔案室）