淺析民辦高等學校檔案整理加工中的八個要點

【摘 要】檔案整理加工中的八個要點

【關(guān)鍵詞】分類;組件和卷;編制目錄;蓋頁號;蓋歸檔章;卷內(nèi)備考表;裝訂;一人一檔

整理加工民辦高等學校檔案，與公辦高等學校檔案一樣，有八個要點——分類、組件和卷、編目錄、蓋頁號、蓋歸檔章、填卷末備考表、裝訂、一人一檔。

一、分類

分類前，按照歸檔范圍，剔除不用歸檔的文件材料，檢查需要歸檔的文件材料是否齊全完整、系統(tǒng)。

文件分類有三種方法——

分年度：先將文件按照它們形成的或者針對的年度分開，一般文件歸入形成年度。根據(jù)文件材料的不同特點，可采用自然年度、教學年度、會計年度分別歸入不同年度。

分種類：在分年度的基礎上，將文件材料按照高等學校檔案管理相關(guān)法律法規(guī)中確定的十一個類別分開。

分保管期限：將理順類別的文件材料按照規(guī)定的不同保管期限分開。

最后，將同一保管期限的文件材料按照它們所反應的事物和問題分開。

在歸檔過程中會遇到一些跨年度的文件，對這些文件，遵循以下原則：

（一）跨年度的請示與批復，歸入批復年度。

（二）跨年度的規(guī)劃、計劃，一般歸入文件內(nèi)容針對的第一個年度。

（三）跨年度的總結(jié)、報告，一般歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度。

（四）跨年度的會議文件，一般歸入會議開幕的年度。

（五）跨年度的非訴訟案件材料，一般歸入結(jié)案年度。

（六）法規(guī)性文件一般歸入公布或者批準年度。

（七）財務會計檔案文件按照會計年度歸檔。

二、組件和卷：

（一）原則是年度清楚、種類鮮明、分級適當、保管期限準確、聯(lián)系緊密;按照國家檔案機關(guān)最新的檔案分類要求，黨群、行政、學生、教學、科研、外事、設備檔案均按照“件”來進行整理加工，基礎建設檔案按照“卷”來進行整理加工。基礎建設檔案組卷的時候每卷不超過200頁，可采用單份裝訂或者成卷裝訂。當基礎建設文件比較少，不方便一齊歸類的時候，可以立薄卷。

（二）每一件文件材料中，文字材料在前，圖樣在后。文字材料按照時間順序排列。圖樣按照目錄或者圖號排列。

（三）密不可分的文件材料中，批復在前，請示在后，批復與請示組合在一起;正件在前，附件在后;正本在前，定稿在后;定稿在前，歷次重要修改稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件組合在一起;非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后;其他文件材料按照時間順序排列。

三、編制目錄（由以下七部分組成）

（一）件號：一個文件材料為一個件號或者序號，有幾個文件材料就寫幾個件號，以文件排列的先后順序?qū)?，附件不寫件號，一個檔案盒里有兩頁以上的目錄，必須連寫件號。

（二）文件編號：簡稱文號，是文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號;沒有文件編號的就不要填寫。

（三）責任者：指形成改文件的部門或者對文件負責的署名者。

（四）題名：文件標題，一般應當照實抄錄;如果文件沒有標題或者標題不能說明文件的內(nèi)容，可以自擬標題，并在前后加【】;會議記錄應當概括出主要內(nèi)容，聲像材料應當按規(guī)定內(nèi)容標出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的對應關(guān)系。

（五）日期：指本份文件形成的日期，一般來說是20XXXXX，如果有起止日期但是空格太小，可以縮寫為例如01.9.5-01.10.7。

（六）頁數(shù)：指的是檔案盒內(nèi)每件文件的頁數(shù);如果是基建檔案，那么就是頁號，指的是一卷內(nèi)每件文件材料的起止頁數(shù)的編號。

（七）備注：如果文件是復印件或者有其他特殊情況，必須寫明。

以上所指的目錄是黨群、行政、學生、教學、科研、外事、設備的盒內(nèi)目錄。存放于電腦數(shù)據(jù)庫中的檔案電子目錄內(nèi)容是這樣的：室編檔號（格式為年度-分類號-保管期限-件號，比如2002-DQ-永久-0001）、室編件號（序號，以0001開頭）、責任者、文件編號（簡稱文號）、題名、日期、頁數(shù)、年度、保管期限（永久、30年、10年）、盒號（以0001開頭）、密級（機密、保密、絕密）、備注，共十二項內(nèi)容。

基礎建設檔案的案卷目錄的格式內(nèi)容是這樣的：室編檔號（基建漢語拼音代號JJ-階段代號-卷號，比如說JJ-1-1就是基建第一階段第一卷）、責任人、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內(nèi)份數(shù)、頁數(shù)、年度、保管期限（永久或者長期），共九項內(nèi)容。

基礎建設檔案的案卷目錄的卷內(nèi)目錄的格式內(nèi)容是這樣的：室編檔號（基建漢語拼音代號JJ-階段代號-卷號，比如說JJ-1-1就是基建第一階段第一卷）、案卷號、序號（件號）、頁號、文件編號（簡稱文號）、責任人、文件題名、文件日期、密級（機密、保密、絕密）、備注，共十項內(nèi)容。

四、蓋頁號

凡頁面上有內(nèi)容的頁都要蓋頁號，空白的頁不蓋頁號，頁號要用頁碼機來蓋。如果這件檔案是單面打印的，每張紙的正面有字、反面是空白，那么將頁號蓋在每張紙的正面的右下方。如果這件檔案是雙面打印，正反面均有字，那么將單數(shù)頁號1、3、5、7等蓋在每張紙的正面右下方，將雙數(shù)頁號2、4、6、8等蓋在每張紙的反面左下方。學生檔案是一律單面打印的，在每張紙的正面右上方蓋頁號。

五、蓋歸檔章

整個歸檔章蓋在每一件檔案文件的第一頁的左上方，在結(jié)構(gòu)上有六個格子，每個格子里一項內(nèi)容——

（一）左上方格子里的內(nèi)容是全宗號。全宗號是由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按照全宗排架或者收藏時間順序流水編制，目前暫時不需要;

（二）正上方格子里的內(nèi)容是年度號，由四位阿拉伯數(shù)字組成，比如2002、2003;

（三）右上方格子里的內(nèi)容是件號，是由三位阿拉伯數(shù)字組成，從001開始;

（四）左下方格子里的內(nèi)容是機構(gòu)或者問題，就是分類號，是檔案各個種類的漢語拼音代號，比如黨群檔案的分類號是DQ、行政檔案的分類號是XZ等等;

（五）正下方格子里的內(nèi)容是保管期限，分為永久、30年、10年三種;

（六）右下方格子里的內(nèi)容是頁數(shù)，用黑水筆手寫;

六、卷內(nèi)備考表

在整理基建檔案的時候，卷末備考表用來簡要說明卷內(nèi)文件缺損、補充、移出等情況;卷末備考表的右下角立卷人是由組成本卷的責任者簽名。

七、裝訂

（一）先去掉紙質(zhì)檔案文件中所有的金屬物比如訂書釘、大頭針、回形針。

（二）因為檔案盒尺寸是A4種類的，一般紙質(zhì)檔案文件也都是A4紙張大小（寬21厘米、長29.7厘米，面積623.7平方厘米），但是也有一些超大文件紙張，必須將這些比較大的文件用折疊的方法折成A4紙張大小，一般有兩種折疊方式：對折和風琴式折疊。折疊痕跡盡量位于文件、圖表字跡之外。

（三）對一般文件（總張數(shù)不超過20張、單面打印不超過20頁、雙面打印不超過40頁），使用檔案裝訂機或者縫紉機在文件的左上方壓邊、打孔穿線裝訂。

（四）對較厚的文件（總張數(shù)超過20張、單面打印超過20頁、雙面打印超過40頁），在文件第一頁的左邊，用三孔一線法，用電動打孔機縱向打孔。三個孔距離文件左邊邊緣0.8厘米，縱向一條直線排列。第一個孔距離文件最上方7厘米，三個孔之間距離8厘米。第三個孔距離文件最下方7厘米。在三孔之間用棉線打結(jié)裝訂，將棉線線頭放在后面。

八、一人一檔

學生檔案是所有檔案中比較特殊的一類，等于是學生的個人人事檔案。按照高等學校檔案管理規(guī)范化的要求，學生檔案必須全部永久保存并且做到一人一檔。所謂一人一檔，就是每個學生一套檔案。這套檔案的內(nèi)容是：學生入學體檢表、總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書。這些檔案材料記載學生入學時候的身體健康情況、在本學院三年的學習情況，其證明力和重要性不言而喻。

整理加工學生檔案的時候，只要客觀條件允許，必須做到一人一檔材料齊全。當然在實際中，肯定會出現(xiàn)學生的材料不齊全的情況，需要區(qū)別對待——

（一）如果一名學生只有入學體檢表，沒有其他任何材料，在其他專業(yè)和其他年級里也找不到他的材料，同時又有教務處提供的退學證明，那么說明他入學后中途退學沒有完成學業(yè)。他的檔案就只有入學體檢表。

（二）如果一名學生只有入學體檢表，但是在同年級其他專業(yè)的畢業(yè)生材料里找到了他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書，同時又有教務處提供的休學證明，那么說明他在入學后轉(zhuǎn)到了其他專業(yè)，在其他專業(yè)畢業(yè)。這時候應當將他的入學體檢表與他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書并在一起，合并成一套完整的檔案。

（三）如果一名學生只有入學體檢表，但是在一年以后的同專業(yè)畢業(yè)生材料里找到了他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書，同時又有教務處提供的因病因故休學證明，那么就說明他入學后因病因故休學了，后來復學完成了學業(yè)。這時候應當將他的入學體檢表與他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書并在一起，合并成一套完整的檔案。

（四）如果一名學生只有入學體檢表，但是在兩年以后的同專業(yè)畢業(yè)生材料里找到了他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書，同時又有教務處提供的服役兩年休學證明，那么說明他在入學后應征入伍、服完兩年義務兵役后重新入學完成了學業(yè)。這時候應當將他的入學體檢表與他的總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書并在一起，合并成一套完整的檔案。

（五）如果學生沒有入學體檢表，但有總成績單、畢業(yè)登記推薦表、就業(yè)協(xié)議書，那也說明他完成學業(yè)畢業(yè)。

一般情況下，可以從學生處或者后勤服務處補齊學生的入學體檢表，從教務處補齊學生的總成績單，從就業(yè)辦公室補齊學生的就業(yè)協(xié)議書，從各專業(yè)輔導員那里補齊學生的畢業(yè)登記推薦表。

在學生的檔案中，一般同年級的學生的入學體檢表前都有一份新生體檢情況匯總表。這份新生體檢情況匯總表無論頁數(shù)多少，都裝訂成一份單獨的檔案。

在學生的檔案中，同一個班級學生的總成績單之前有一份學生登錄名單。這份學生登錄名單即使只有一頁，也制作成一份單獨的檔案，放在這個班級的學生的檔案之前。

在一人一檔的基礎上，在排列學生檔案的時候，同一班級的學生的檔案要放置在一起，按照學生登錄名單上的學號順序排列;同一班級的學生檔案放置在一起后，同一專業(yè)同一年級的學生的檔案要放置在一起;同一專業(yè)同一年級的學生的檔案放置在一起后，同一年級所有專業(yè)的學生的檔案，按照專業(yè)代碼從小到大順序放置在一起;不同年級的學生的檔案一律分開放置，不可混淆。

在檔案盒內(nèi)的書面目錄和電腦的電子目錄上，所有每一個學生的檔案都對應一條目錄，一目了然。

以上八個要點，是檔案服務加工工作中不可缺少的。具備這八個要點，能夠使得民辦高校的檔案在被整理加工后符合國家關(guān)于高校檔案管理的法律法規(guī)，在各方面都清楚明了一目了然，方便被檢索、查詢、保管。

參考文獻：

[1]教辦【1993】429號高等學校檔案工作規(guī)范;

[2]教辦【1993】429號高等學校檔案實體分類辦法;

[3]教育部、國家檔案局令第27號令高等學校檔案管理辦法;

[4]韓秋黎《高等學校檔案管理理論與實務》上海交通大學出版社2010年1月第一版;

[5]柯友良《高等學校檔案管理基礎》廣東高等教育出版社2013年1月第一版

作者簡介：

蔣斯茵，女，1979年2月12日出生，漢族，上海，本科，初級、助理館員，研究方向：行政管理、檔案管理學。

（作者單位：嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學院）