機關事業單位檔案管理創新與改革研究

李帥

【摘?要】近年來國家快速發展，各事業單位蒸蒸日上、欣欣向榮，但不乏出現一些問題。國家對出土文獻的保護重視不已，但對機關事業單位檔案管理不夠重視導致一些檔案數據流失，本文對事業機關檔案管理出現的問題，如何加強檔案管理提出意見和看法，希望對其它機關事業單位起到積極作用，為保障機關事業單位高效運行，對檔案進行管理也是刻不容緩。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新;改革;有效對策

1 機關事業單位對檔案管理存在的問題

1.1 管理工作不受到重視

檔案管理存在的問題就有對這份工作不夠重視，管理人員沒有意識到檔案對單位發展的重要性，抱有懶惰心理。工作人員的對工作的輕視會導致檔案分類錯誤，資料統計確實，信息錄入不及時等問題，但這些問題產生又不會立馬影響到公司的運轉，所以久而久之便沒有人認真對待這份工作，這種消極的氛圍成為了檔案管理工作、機關事業單位長久發展下去的威脅。希望有關機關事業單位重視此問題，對有關人員進行全面系統的培訓，不要等到無法挽回的時候再追悔莫及。

1.2 工作人員素質偏低

部分機關事業單位不夠重視檔案管理這份工作，導致招募出來的管理員人均素質偏低，進行培訓后效果不理想，人員的工作水平和業務能力有限，加上工資并不高但任務量巨大，員工形成了消極怠工的想法，每天混吃混喝。沒有危機感就不會有上進心不懂得提高自身能力反而變本加厲，人員的頻繁變動使從事該工作的人員不能保持清醒和足夠的耐心。

1.3 檔案錄入技術落后

時代在發展網絡在進步但某些機關事業單位不懂得變通，依然用最原始的方法進行檔案管理，但是他們自己意識不到，已經跟不上時代的變化。檔案管理技術不足，對這方面付出少，機關事業單位不愿消耗成本進行整理。不對新方法進行嘗試，固執的用手工錄入，導致文件不易保留，且準確性難以保證。要想讓單位長久持續發展必須要進行創新，要懂得利用網絡，信息時代的到來不是沒有道理的。

1.4 檔案管理手段不科學

機關事業單位檔案眾多，這也帶給了工作人員巨大的工作量，由于檔案管理方法的不恰當不科學使得檔案不能進行有效管理。硬件設備的不足更增添了麻煩，紙質檔案占據大量空間，不易保存，對日后查閱產生一定麻煩。

1.5 檔案工作保密性不夠

日常工作中，員工警惕性不足，有時易遺漏、丟失。工作量大時在外網進行工作公司機密有可能就會被別有用心之人盜取，對檔案保密意識和觀念不強，對錄入的檔案復查率不高，無法及時發現有無丟失，責任意識淡薄，追究制度不夠完善。

2 讓機關事業單位知道檔案管理重要性的有效措施

2.1 懂得檔案管理的重要性

如果想要更好的進行檔案管理，就要對每一個人進行態度糾正，讓他們知道管理工作的重要性，要給予高度的重視，這樣進行管理的人員感受到壓力自然會努力工作，把壓力變成動力，積極學習檔案分類、保存、存取等專業知識。檔案管理這份工作雖然不是時時刻刻都有用的，但是一旦公司出現問題，只要查看檔案對漏洞進行分析追蹤就能進行補救及時挽回損失，雖然管理檔案的人員都是幕后工作者，但他們的貢獻是不可泯滅的。

2.2 培養專業管理人員

檔案管理工作需要的是細心認真具有專業能力的人才而不是隨隨便便的一個人進行培訓就可以替代的。機關事業單位要積極招收人才不要抱有僥幸心理認為這是個清閑的工作就不付出，到頭來損害的是自己的利益。招募到人才后要對專業能力進行培訓、強化，使得工作進行得更有效率和秩序，與同事配合的更有默契。端正員工的心態，一開始可使用強制措施比如打卡或者每天進行工作匯報，到后面員工逐漸適應這份工作后便可進行額外獎勵，讓員工永遠保持著對工作的熱情。建立工作制度，按照制度使員工科學規范的完成工作，提高工作效率和工作質量。

2.3 啟用信息化管理手段

利用信息化管理使得檔案管理工作更規范，使得每一個員工都能直接搜索到想要的文件，信息化管理相較于之前用人更少，操作步驟更簡單，提高了員工上崗速度，辦公的透明度使得員工犯錯率降低，一旦出現漏洞網絡檢測出來也會直接反映。信息化管理將信息錄入系統后指定員工查看瀏覽，防止了信息泄露，使得內部員工對客戶有全面了解，更易完成交易。通過大數據分析，提升了客戶的滿意程度，產生了與更多商家合作的機會。

2.4 加強硬件資金投入

檔案管理工作雖然看著簡單但是需要用到的地方要大，信息接收要及時。信息來源具有多用途、多渠道、多形式的特點，這就需要工作人員根據需要科學系統的整理歸納出來，保存檔案的文件柜是必不可需的。現在的檔案就相當于古代的情報，一旦流失泄露機關事業單位承擔的損失是不可估量的，所以要加強對檔案管理，可申請資金用于購置設備。機關事業單位也可發布消息展現自己的檔案管理工作做的多么出色，激勵員工更上一層樓。

2.5 加強檔案保密工作

前面已經說過檔案對于機關事業單位的重要性，那么如何加強檔案保密工作呢？要確保員工對公司的忠心，具有較高的素質和法律意識，既然簽訂了密保協議就要履行義務負法律責任。將檔案按等級劃分，職位不夠高的員工不能窺探公司機密，在信息錄入電腦后，要將瀏覽檔案的人員進行登記，什么人在什么時候看了什么檔案要記錄清楚，事后好定責到個人。

3 結語

總之，機關事業單位要對檔案管理進行創新與改革，不斷提高對檔案的重視，完善對檔案管理的法律制度。對檔案進行管理是大勢所趨，機關事業單位要懂得向做得好的單位學習，汲取經驗教訓，不斷完善自身。

參考文獻：

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（作者單位：江蘇省豐縣縣委辦）