加強衛生院檔案管理 努力實現檔案管理規范化

靳慶華

【摘 要】檔案管理在事業單位工作當中是非常重要的一環，因為檔案信息的備份是工作過程當中出現問題或需核查時需要進行調動的內容。本文就加強衛生院檔案管理，努力實現檔案管理規范化，提出個人意見及看法。

【關鍵詞】檔案管理;衛生院;規范化

引言：

都是他們在檔案管理過程當中一定要注重檔案的分類化管理，并結合當前的管理模式進行相關知識的更新，通過相關的制度來規范檔案管理行為，在良好的規范化策略下，檔案管理效果定能有顯著提升。

一、衛生院檔案管理的意義

（一）實現高效信息溯源

在衛生院相關工作開展的過程當中，每一件事情都能得到落實，且事情的進展可以關注和回溯非常重要。所以在衛生院檔案管理的過程當中，是可以實現高校信息溯源的，讓衛生院通過完善的檔案管理制度來張信息歸檔后，信息會根據實際使用情況進行分類整理，在需要調動備份的信息時，可以直接在檔案這里通過相應分類，快速實現信息溯源。

（二）完善綜合管理秩序

衛生院檔案管理對于綜合管理秩序的維護也將起積極意義。因為衛生院檔案管理的過程當中，需要對于各類信息進行歸納總結，將信息有序進行整體，每當需要抽調信息或者進行監管核查時，就會來檔案處進行相關檔案的調取。而相關的檔案信息越詳盡，管理過程當中檔案保存越完整，綜合管理秩序當中的監管核查，抽樣分析過程就會變得更加平穩有序。

（三）實現物資的高效調配

在衛生院建立檔案的過程當中，物資相關檔案是非常關鍵的，每一種物資根據實際使用情況和所屬科室進行相關的編號，可以將物資自己相關的用途及類型進行分類。通過這樣的分類過后，物資的調配就會變得更加高效。當需要某一類物資時，可以根據相應的分類及實際需求定向定量的進行物資調配，讓物資調配變得更加高效合理。

（四）助理發展規劃

對于衛生院而言，未來的發展規劃是非常重要的，而完善的檔案管理可以讓衛生院對于現有的檔案信息進行統計分析，并得出一些客觀準確的結論，對未來發展規劃的方向有一定的參考價值。而且在制定發展規劃的過程當中，很多關鍵性的檔案信息也會在原有的基礎上進行更新，所以原有信息的完整性就顯得非常重要。

（五）提升工作嚴謹性

衛生院檔案管理對于提升工作嚴謹性也有很大幫助。如果檔案管理較好，可以實現分類管理，在工作當中可以完全按照規定規程走的工作嚴謹性就會得到很大程度的提升。如果連檔案的管理上都存在疏漏，檔案詳細信息沒有按照相應流程走，很容易營造出懈怠的工作氛圍。

二、衛生院檔案管理現狀

（一）檔案更新慢

在許多衛生院，檔案管理制度并不是特別完善，檔案更新慢的情況時有出現在衛生院檔案管理學，如果檔案更新過慢，往往會導致檔案的信息沒有得到及時的反饋，再進行檔案抽掉時，還是原來的檔案信息和現在的物品和資產使用情況不相符，就很容易導致工作。沒有辦法正常有序進行，所以要想讓衛生院的工作開展更加順暢，促進檔案在檔案更新進度上多下功夫是非常有必要的。

（二）檔案的分類和歸納不合理

現在在檔案管理過程當中，檔案的分類和歸納還存在一定問題，因為相關檔案管理規范和制度上沒辦法涵蓋所有的醫用物資，而且有些用具在分類時容易混淆，導致很多衛生院在檔案分類和歸納的過程當中會出現一定問題，歸錯檔的現象也偶爾會發生，所以想要讓檔案的分類更加科學，相關制度的完善和衛生院檔案管理工作的內容培訓和工作制度規范是需要重點關注的。

（三）舊檔案處理不及時

在檔案更新過程當中，經常會有制作了新檔案，舊檔案忘記刪除的情況出現，當檔案調出查詢相關信息時，會出現和原檔案混淆的情況出現，分不清哪一份檔案的信息才是更新過后的，這非常不利于衛生院日常工作的開展。而且在舊檔案處理的過程中，如果不及時刪除舊檔案并予以銷毀，輕則因為信息混淆導致工作失誤，重則因醫用物資調配延遲，耽誤患者的診療。

（四）監管力度不夠

在檔案管理人員操作規范化相關環節，監管力度現在是遠遠不夠的，很多檔案人員在處理檔案的過程當中比較隨意，有信息更改時沒有按照相應規范在檔案上進行信息更改，導致有一些信息含糊不清，或者是信息統計錯誤等現象的出現。所以，如果想要讓衛生院檔案管理顯得更加規范化，未來加大監管力度，讓工作人員可以明確自身的工作職責，在工作當中恪盡職守。

（五）工作積極性差

在很多衛生院檔案管理時容易出現工作進行因差的情況出現，因為檔案管理的確是很耽誤時間的，工作內容繁瑣且枯燥，在千篇一律沒有太多新鮮事物加入的情況下，很容易導致金工作積極性變差，進而影響檔案管理工作的效率隊綜合工作開展造成影響，要想讓工作積極性得到提高，硬增長員工相關培訓，并豐富完善檔案管理制度。

三、衛生院檔案管理規范化舉措

（一）做好相關人員檔案管理培訓

衛生院檔案管理的過程當中，要想讓管理更加規范化，首先要從人員抓起，要對相關的人員檔案管理培訓進行規范，根據各個人群帶檔案管理當中出現的問題和不足做出總結，在培訓的過程當中更有針對性，這樣才可以讓檔案管理更符合當前規范化要求，可以提升人員綜合素質，讓人員在完成檔案的管理工作的過程當中更加專業高效。

（二）增強監管，系統把關

衛生院檔案管理的時候，要想更加規范，監管力度必須要加強，只有監管力度比較強，可以系統地進行把關，對于人員相關工作當中的工作流程以及工作效果進行系統性的評價，這樣才可以做到有的放矢，能夠根據實際的工作情況制定出更為合理的方案，而且還可以提升工作人員的工作效率。從綜合角度上，提升衛生院檔案管理的規范程度，在規范化管理過程當中，為工作開展效率提升提供助力。

（三）增進相關部門交流學習

有很多人在檔案管理的過程當中不知道究竟應該如何去做，缺乏相關的管理經驗，這種時候可以采取增進相關部門交流學習的方式，交流相互之間的管理經驗。其實在管理當中很多東西都是互通的，一些在管理上的有效經驗和方法是可以通過相互交流得到管理能力的提升的，各地區的衛生院之間也可以展開交流學習，通過線上資源共享，實現檔案管理規范化。

（四）培養員工工作責任意識

在工作的過程當中具有工作責任感是非常重要的。有一些員工在工作的過程當中，因為缺乏工作責任感，使得工作效率變低的情況時有出現。如果想讓員工在工作的過程當中更加高效，培養員工工作責任意識是非常有必要的。我們可以通過日常的培訓，管理以及考核評價制度，讓員工有自己的工作責任感，明確自己工作當中的職責，這樣才可以通過員工自身的努力來為整體檔案管理工作開展奠定基礎。

四、結束語

衛生院檔案管理到想真正實現規范化，需要檔案管理人員、培訓和監察人員的共同努力。而以上給大家提出的規范化舉措和現狀分析，可以讓大家結合當前衛生院的實際情況，提出更合適的優化方案，實現管理規范化，為衛生院工作開展提供良好幫助，衛生院的發展需要大家共同努力的，一只只小思思要說，檔案管理規范化是其中的一個縮影，實際工作中，各項流程都應不斷完善規范。

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（作者單位：鄄城縣鄭營鎮衛生院）