做好檔案基礎性管理工作四步走

趙志剛

【摘 要】檔案基礎性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各個環節前后緊密銜接，保證做好每一個基礎性環節，環環相扣，就像是建設高樓大廈，首先必須要打好地基，做好最基礎的保障。然后將每一層、每一個細節都用心做好，才能保證大廈的安全和穩定。檔案也如此，每一步都是關鍵，都是檔案管理工作的命脈，只有這樣，才能為文件管理工作打牢基礎，我們的檔案管理工作水平才能更上一層樓。

【關鍵詞】檔案;管理;基礎性

檔案室是各單位專門保存和管理檔案的房間，是單位的重要組成部分之一，對單位的常規性工作起著重要的輔助作用。做好檔案室的工作，要求從事檔案工作人員付出辛勤的勞動。

一、檔案收集、接收和整理

根據《檔案法》的規定，各相關職能部門負責對材料和歸檔工作進行收集與整理，并定期或根據工作實際安排不定期地交由本事業單位相關的檔案機構負責集中管理，不管是哪一個人都應該遵守，都要在規矩下辦事。檔案室不僅要接收行政事務活動形成的檔案，而且要接收其他各種工作的專門檔案，單位或職工編輯的書籍資料，本單位用于宣傳工作的報刊、雜志、宣傳畫等相關材料。包含各種紙質檔案、光盤、（移動）硬盤、U盤、儲存卡等相關材料及存儲介質資料要齊全，內容完整無破損、無劃痕等。為了目標任務的完成，要開好頭，將資料的收集工作做到完美與機智。例如工程建設方面，工程項目的檔案，在建立工程項目檔案時必須嚴格按照檔案管理工作中的所要求的規范標準同工程項目的建設和驗收同時開展、同步進行，檔案管理部門必須要協調好工程建設部門，工程建設部門也要配合好檔案管理部門，做好方案的分類編制，適度適當的把握好各種基礎性、法規性和專業性的相關文件的分類工作，充分做到齊頭并進、齊抓共管、協同推進，做好檔案歸檔工作。管理必須得及時跟進，立卷必須要規范標準。為了保證所有檔案的完整性，系統性，在整理立卷的時候就應該提前做到統一格式、保證字跡和圖像的工整與清晰，同時根據文件材料的分類形式，將相關文件材料的數量、價值、內容和存儲介質形式存在的資料進行整理和分卷，做到檔案資料整齊整理、分類理順、達到使用方便、保存記錄等目的。而后要按照檔案程序和規定將整理好的檔案移交至單位的檔案管理部門，做好交接，履行正常手續，認真查看檔案的完整性、查驗檔案的質量。檔案管理部門要做到檔案工作的標準化，推進檔案管理的規范化，只有這樣，才能保障現代化的檔案管理，促進發展，保證質量，為以后檔案的查閱使用打牢堅實基礎。

二、檔案室內的檔案保管

依據檔案管理工作的制度要求，檔案室的檔案設施要嚴格按照標準要求做好配套配備，使用先進的檔案管理設備，按照國家和上級領導部門的相關標準，參照相關專業部門的標準整理和保管檔案，檔案的安全是第一位的，是必須要做到的，保證檔案的不受傷害，防止丟失、霉爛、褪色、損壞等情況，積極應對檔案室的“九防”，一類是防止自然環境的高溫、強光、塵土和潮濕，一類是人為因素的，盜竊、火災、水患和污染，還有一類就是防止蟲鼠了。調節好檔案室的溫度和濕度，檔案使用登記記錄必須做好，登記制度必須規范和落實，檔案的安全和完整才有保障。

三、檔案檢索與提供利用

伴隨著范圍越來越多的行業引入高速發展的計算機技術應用，檔案管理也引進計算機應用，使用計算機應用系統進行檔案檢索，日漸成為現當代的重要方式。計算機的介入，能夠滿足人們的檢索需求，以保證在使用檢索時期的高效性。我們要對此分類，第一步是以我國的檔案分類法為依據，再依據遇到的事宜要專門制定出相關的具體的細則。下一步依據每一份文件的各自特征用關鍵詞加以標識區分。還要加強校驗審核來及時改正出現的錯誤。對單位職工開展“常學習、長知識”活動，提高認知，做到標準統一、前后一致，檔案管理的規范化和標準化才能實現，才能實現質的飛躍。檔案的分類號的存在價值就是要保證檢索的完整性，然而只有做到題名的準確的價值就是能保證檢索的準確性。如果只是想要一個完整性的結果是遠遠不夠的，我們還要確保它的準確性，所以做到統一規范題名是著錄的重要一步。規范題名應當注重一個要點，掌握一個原則，在規范的工作過程中，一是要規范機構的簡稱，是防止在使用檢索時出現詞語重復、識別混亂不清等情況發生。在完善檢索功能時，就必須完成著錄工作，包括將時間、人名和地點等相關要素加入到檢索功能中去，保證檢索項填寫的完整性。如果遇到這種低級的錯誤就抓緊補齊整改到位，刪繁增簡，做到把握有度，將文種中含有較為模糊情況的檔案作統一要求，以此來確保檢索的準確率和高效性。遇有整理的檔案資料完善且清晰的，可以完全引其目錄的檔案資料便直接分門別類的標引，遇有存在特殊狀況的檔案資料我們可以直接把時間、地點和人名等錄入進檢索系統，作分類號的統一編排。通過以上方式，極大地提高著錄速度，提升檢索使用效率。“關鍵詞”和“主題詞”的問題，是可以通過前者替代后者的方式解決。通過歸納文件主題思想或者題名歸納出相應的關鍵詞，利用計算機應用程序功能把相應的詞語錄入，合并相近義的詞，通過該做法既解決手工檢索慢的問題，又解決主題詞詞義相近分類不清的問題。

四、歸檔材料的指導與監督

檔案管理工作必須要做到制度有保障、執行有力度。依據檔案管理的相關法律法規和國家的有關標準規定，對收集到的影像、文字等相關資料，科學分類整理、使用和保管檔案，合理分類區分，要以本單位的具體要求為依據，以本單位的實際情況為依托，以制定符合本單位的檔案管理的實施細則為原則，以細化明確本單位的檔案歸檔要求和內容為工作標準，符合檔案的保存、借閱的相關要求。組織本單位職工對《檔案法》及其他相關法律法規和規定學習，學習相關標準，在本單位各部門之間形成標準共識，增強業務能力，提高責任意識，提前制定檔案工作計劃，嚴格收集程序，嚴把檔案質量，按照工作進展情況實時收集資料，及時處理遇到的問題。

總而言之，檔案基礎性工作就是四步走，第一步是收集、第二步是整理、第三步是保管、第四步是利用，各個環節前后緊密銜接，保證做好每一個基礎性環節，環環相扣，就像是建設高樓大廈，首先必須要打好地基，做好最基礎的保障。然后將每一層、每一個細節都用心做好，才能保證大廈的安全和穩定。檔案也如此，每一步都是關鍵，都是檔案管理工作的命脈，只有這樣，才能為文件管理工作打牢基礎，我們的檔案管理工作水平才能更上一層樓。

參考文獻：

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（作者單位：濰坊市退役軍人服務中心）