農場檔案管理規范化工作探討

仲三江

摘要：檔案管理是農場管理工作的重要內容之一，隨著農場的不斷發展，工作流程和人員的增加，檔案管理也越來越復雜，在開展農場檔案管理的時候必須要制定規范化管理制度，對農場檔案管理工作進行整改，滿足農場發展要求，同時實現檔案資源的信息化共享。本文對農場檔案管理規范化工作策略進行分析與探討。

關鍵詞：農場管理;檔案管理;問題;對策

農場檔案管理一直以來都是值得關注的問題，管理規范是檔案管理的目標，現針對農場檔案規范化管理的必要性進行探討，希望對農場檔案管理的規范化有個理性的認識。農場檔案是對農場農業生產管理、科研項目建設以及農場各項工作的真實記錄，對農業生產的發展起到關鍵的作用。作為農場發展的歷史，重大事項，收集整理對檔案管理部門來說，就是支持農業現代化建設，通過規范的信息服務，為農場的經濟發展提供有力的保障，幫助農場收集農業經濟信息，努力實現農業的可持續發展，是農場檔案規范管理的發展方向和責任所在。

1 農場檔案需規范管理的直接原因

1.1 檔案破損問題

檔案保存雖有期限，已經采用了現代化科學技術手段，但是隨著時間的轉移，檔案資料由于保管不善等其它原因，有時容易遭到損壞，探索檔案管理方法是農場檔案管理部門工作人員應該探討的問題，也是一項重要任務。目前，檔案保管基本是紙制的檔案材料，造成破損的原因較多，紙張的好壞、墨水問題、氣候、室內溫度、保管的硬件設施以及蟲害等因素都影響檔案的保管壽命。

1.2 檔案丟失現象

檔案對于現代信息發展來說具有重要地位，在檔案收集整理時容易忽視它的重要性程度，對資料收集不全，造成資料的遺失，還有的在保管過程中，檔案借閱人過期不還，對重要的檔案資料管理缺少必要的管理手段和約束條件，造成資料的丟失現象嚴重。

2 農場檔案進行規范化管理的必要性和優勢

2.1 必要性

農場在創新發展、現代農業發展建設以及生產經營管理等方面的重要舉措，產生了重要的檔案資料，真實記載了農場的發展變化，隨著現代化發展的進程，檔案管理也面臨著改革發展，從目前農場檔案管理來看，經驗式的管理居多，與國家檔案法相比，需要完善的地方很多，農場現有的檔案管理與立卷標準和管理規范等方面差距很大，個別單位的檔案還保留在業務部門工作人員手中，盡管農場都有檔案室，但在收集保管的檔案類別上還有待提高，需要進一步開拓思維，跟上農場現代發展的需要，結合農場現有工作內容和發展方面，進行規范化管理，使農場檔案達到標準化要求迫在眉睫。

2.2 優勢

農場檔案的優勢是查找方便、及時和準確，檔案資料作用發揮的較好。在檔案查找上更方便、快捷。通過集中的整理、組卷、分類、編目，并將檔案資料有規律的存放在固定的密集架內，檔案使用者查借閱時，檔案管理人員可以通過電腦和手工式方法非常便利地直接查找到存放的地點、密集架柜和檔案盒。通過規范的檔案分類、編目，以及有序的排架，專人負責管理。經過檔案管理人員的系統整理，分類清晰，卷宗標題準確，只要運用計算機檢索，就能快速便捷的將使用者所需要的資料查找到并準確提供給使用者。

3 農場檔案需規范化管理的內容

3.1 農場檔案管理制度的完善

規范管理制度先行。要想系統地管理好農場檔案，就要先完善檔案管理的規章制度，完善檔案管理工作領導小組，使檔案管理機構健全，檔案管理人員可以按照制度進行管理，檔案管理制度的完善要從實際出發，參照《檔案法》管理的要求，從檔案歸檔要求、檔案管理人員的職責、檔案使用程序等方面都要詳細地考慮，使其管理制度符合檔案管理標準要求，能夠規范指導檔案管理全過程。

3.2 農場檔案基礎材料的收集和整理

農場檔案管理要圍繞服務“三農”來進行，基層民主管理，科技興農，農產品市場體系建設，農業產業結構的調整以及農業技術的推廣等方面都是檔案收集的重要工作，對這些資料產生的用紙、案宗的分類和目錄的填寫等都需參照國家檔案局10號令的規范來實施，在業務指導上要做好基礎業務建設標準、起點要高，收集范圍要廣，整理要規范。

3.3 農場檔案材料保管條件的完善

為保證檔案資料齊全和保管的完整、規范，文書處理工作是實現農場檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。文書處理工作與檔案工作各有不同，但又具有相對的獨立性，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識， 樹立文書處理工作規范化、標準化的工作指導思想，首先公文用紙質量要規范，版面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關公文規定。二是要注意制發公文是否履行了簽發手續， 是否符合審批權限， 公文標題是否準確， 主送單位和抄送單位是否標準， 落款是否規范， 有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，格式要規范， 行文不要濫用簡稱和使用不規范的文字，形成的文件資料經過立卷整理后，需存放在固定的檔案盒，密集架和庫房內，庫房內的檔案基礎設備要完善，使影像檔案、照片檔案和實物檔案等各項檔案資料能夠統一集中管理，保管，并做到標準要一致、管理要規范、制度要健全。

3.4 農場檔案材料利用要便捷規范

農場檔案通過規范、系統的整理，為檔案的利用奠定了基礎，可以隨時為農業技術生產和生產經營管理提供各類服務，通過計算機的OA平臺快速規范的為查閱者提供更好的服務。

3.5 加強檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人員素質

要注意加強檔案隊伍建設， 選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作， 注意對他們的教育培養， 關心他們的工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。組織檔案管理人員參加上級部門的業務培訓， 使他們了解管理檔案的重要性， 增強責任心，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作， 具有奉獻精神的檔案管理人員。

總之，農場的檔案管理分類比較繁雜，業務種類也比較多，所以農場檔案的規范化管理非常必要，只有全力配合，才能確保檔案資料收集的完整、齊全、科學、規范，才能為農場的經濟建設提供強有力的保障。

參考文獻：

[1] 陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務系統中的檔案管理：問題與思考[J].檔案學研究，2015（02）.

（作者單位：光明食品集團上海農場有限公司）