軍工科研院所電子檔案管理系統中檔案利用模塊設計的思考

摘 要：電子檔案管理系統的使用是當下檔案管理發展的必然趨勢，電子文件的管理是一項全新的系統性工作，需要可操作性的文件去指導建設，本文簡要介紹軍工科研院所電子檔案管理系統中檔案利用模塊建設的大致思路，以及檔案利用所涉及的幾種利用方式下臺賬元數據的設計和意義。

關鍵詞：電子檔案管理系統;檔案利用;元數據;設計;意義

隨著信息化水平的不斷發展，企業的檔案更多以電子文件的形式流轉于各部門之間，有價值的電子文件可能無法得到及時歸檔，會導致企業失去重要的檔案資源。為保證有價值的檔案得到安全的保管并能隨時提供利用，實現文件到檔案的全過程控制，保障檔案的系統性、完整性和真實性，需要精心設計一個安全可靠的電子檔案管理系統。其中，檔案利用模塊是系統的最終目的，也是體現檔案價值的主要手段，以下將介紹檔案利用模塊在系統中是如何實現的。

一、檔案利用模塊的初步建立

企業檔案一般包括文書檔案、科技檔案、基建檔案、設備檔案、合同檔案、知識產權檔案、科技成果檔案、聲像檔案和管理類檔案等類型，各企業可以根據實際情況將檔案進行分類，以多維度的檢索方式提供利用，比如：按檔案類別、項目令號等進行檢索。用超鏈接呈現在檔案利用的檢索欄中，使檔案的使用者可以快速定位需要使用的檔案，不用在總覽中盲目搜索，節省時間成本，在某一類型中檢索也有利于系統不易出現卡死的現象。

檔案的利用方式主要包括借閱和制作，檔案的使用者在檢索界面中勾選需要的檔案后點擊選擇的利用方式啟動流程，使其在系統的同一界面完成檔案利用流程的啟動，不用多余的操作和等待，更為方便快捷。步驟如圖1。

二、檔案利用開放的接口

檔案利用檢索欄中各類型檔案的歸檔數據可以直接錄入電子檔案管理系統，已有歸檔文件管理系統的也可以讓廠家將其與電子檔案管理系統做接口，把歸檔數據同步至電子檔案管理系統。同理，電子檔案管理系統需要與OA系統做接口，使檔案利用的詳細信息直接帶入OA流程中，讓審批者一目了然。

三、檔案利用臺賬元數據的設計和意義

1.檔案制作臺賬

（1）元數據的設計

為確保檔案的完整性、可靠性和真實性，便于檔案的統計、整理，以及任務流程結束后及時閉環，需建立檔案制作的詳細臺賬，元數據的設計尤為關鍵。根據本單位的實際情況，元數據設計思考如下：

表單號：給每一個流程賦予唯一的編號，以防檔案丟失，可在此元數據上做超鏈接直接鏈接到OA流程，便于及時跟蹤制作進程;

制作方式：復印、打印、曬藍圖、電子文件下載和刻盤;

去向及用途：評審、投產、定型鑒定、審價審計、軍檢、招標、投標、外發、部門內部使用、檔案組卷和其它;

申請人：本著“誰使用、誰負責”的原則，設定申請人即為流程發起人;

檔案類別：合同、技術文件、設備文件、基建文件、管理文件、公文、知識產權和其它;

簽收人和簽收日期：為防止檔案資料被他人誤領，故設定前往檔案室取走檔案的人和日期。

除上述元數據，還包括申請部門、制作人、項目名稱、工作令號、總份數、總頁數、涉密份數、涉密頁數、申請日期、要求完成日期和申請狀態。

（2）元數據設計的意義

第一，檔案員可隨時查看制作流程所處節點，便于管理。檔案員可隨時審查電子檔案利用的審批、密級、內容等是否符合要求，且不易丟失檔案，可及時督促節點辦理人員完成制作，不會產生流程滯留，提高了工作效率;

第二，有利于檔案利用者跟蹤制作進度。若流程已被退回，則將出錯退回的流程及時進行修改，若出現某個制作節點滯留時間過長，則及時與節點辦理人員溝通解決問題，避免工作的耽誤;

第三，便于檔案數據的統計和分析?？筛鶕谱鞣绞?、檔案類別、制作部門、分管檔案員、密級等多維度來統計數據，做數據之間的比較和計算，是各類工作開展的有效數據支撐和來源;

第四，有效的保證了檔案利用的安全和保密。臺賬內設計了唯一的表單號且有一定的規律性，一旦出現缺號、跳號，可以及時發現;臺賬內每一條記錄都可鏈接至流程，便于查看流程狀態，打開流程可以跟蹤涉密文件的銷毀情況，便于保密自查;臺賬中將涉密文件的份數和頁數單獨統計，可以利用各流程中其他元數據的聯系多維度的管理涉密人員、涉密范圍等，提高保密管理效率，錯誤率也會大大降低。

建立一張詳細的檔案制作臺賬，使得檔案利用模塊的元數據覆蓋較為全面，不管從哪一個維度查詢，都能快速獲得數據，不僅利于檔案管理工作的統計和分析，還使檔案利用的每一個環節得到檢查和監督，提高了檔案的安全性和保密性，同時也可成為工作考核的一個衡量標準。

2.檔案借閱臺賬

（1）元數據的設計

對于科研院所而言，特別是科技檔案，是單位重要的研究成果。為確保檔案的安全和可靠，需規范檔案使用人的借閱，督促其按時歸還檔案，應建立一個較為完備的檔案借閱臺賬，根據本單位的實際情況，元數據設計思考如下：

表單號：形式類似于檔案制作臺賬中“表單號”的設計，為加以區別，編號組成規則為：年份-借閱-流水號;

借出日期、歸還日期：借閱時間的衡量標準，兩個日期相減為檔案使用人實際借閱天數，系統中可以規定最大借閱天數，一旦超過時間，系統可以自動發信息提醒借閱人及時歸還;

借閱份數：用以統計每一個任務流程借閱文件數量，歸還時便于核對檢查;

檔案類別：此元數據設計與檔案制作臺賬相同;

借閱狀態：為方便查看借閱檔案的狀態，無需打開流程即可跟蹤借閱檔案的進度，具體包括在借、續借、注銷等狀態。

除上述元數據，還包括申請部門、借閱人、借出人和注銷人等。

（2）元數據設計的意義

第一，設計的元數據使得借閱信息較為完備、明確，不管是借閱人還是檔案員，都可以很快找到有效信息，確認檔案借閱狀態，便于搜索和核查;

第二，日期的設計便于追溯歷史借閱情況和歸還時間，對問題的追蹤有很大幫助;有利于后續系統“超期提醒”功能的設置，提示借閱人及時歸還，大大降低了檔案遺失的可能性;

第三，便于檔案年報等信息的統計和分析，可提供各類型檔案借閱的數量，分析檔案借閱的規律，對往后的檔案管理工作改進具有積極的啟示;

第四，有助于檔案的安全和保密的檢查，可隨時查看借閱流程閉環情況，使每一份檔案、每一個環節都在控制范圍之內，直接定位責任人，保證了檔案的安全可靠。

四、結語

當前信息化建設的大環境下，電子檔案管理系統的建設是企業檔案工作的重要任務，系統的建成不僅有利于降低企業經營成本，且有助于提高全員工作效率。檔案利用模塊除了整體框架和元數據的實現，還有統計、查詢等功能細節的優化設計需要不斷去學習、探索。通過后續初步的試用測試，將繼續對各項功能進行調整和完善。對于檔案工作者而言，應不斷學習檔案信息化建設知識，研讀國家檔案局出臺的各項相關法規，結合單位實際，設計出一套“量身定制”的電子檔案管理系統。

參考文獻：

[1]聶丹萍.大數據時代企業檔案信息化建設研究[J].城建檔案，2018

[2]孫錫銘.淺析信息化建設項目中的檔案管理系統建設[J].中國管理信息化，2018

（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）

作者簡介：王震亞，業務分工：檔案管理，研究方向：電子檔案管理、數字檔案館建設研究。