提高報業集團人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析

陸莉莉

摘 要：隨著信息時代的發展，對報業集團人事檔案管理工作提出了更高的要求。提高報業集團人事管理的科學水平已經成為了一個必然的發展趨勢。為此，檔案管理人員必須要做到不斷的提高自身的綜合素質及專業技能，逐步改變傳統觀念，采用先進的管理方法及手段對檔案進行管理。本篇文章簡單分析了報業集團的人事檔案管理工作，希望可以給同行帶去一些啟發。

關鍵字：報業集團;人事檔案;管理水平

前言

人事檔案管理在報業集團日常的企業管理中占據著非常重要的地位。通過對年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份等的記錄，使之更好的服務于報業集團的干部選拔、任用和管理等工作。如今，許多機構正在逐漸的關注人事檔案管理工作的重要性。但是，由于種種原因，檔案管理水平一直難以得到提高，造成人才流失、人才發展受限等不良影響。積極的尋找提高人事檔案管理水平相對應的方法，杜絕檔案管理中出現嚴重的問題，成為了急需解決的工作。

一、科學管理檔案的意義

檔案的管理具有重大的使用價值以及對重要的歷史資料進行查詢的價值，可以為提拔干部、晉升職務、辦理退休等工作提供準確的依據。隨著時代和社會的快速發展及進步，檔案的數量也變得越來越多，其形式不僅僅只是局限于傳統文字的應用。這些情況都給人事檔案管理提出了更高、更全面的要求。因此，人事檔案管理的科學水平應該得到進一步的提高，管理人事檔案的重要意義體現在以下幾方面：第一點，逐步地提高檔案管理科學水平，有利于檔案管理工作更具規范性、科學性和制度性，更有利于發展，從而大大提高檔案管理質量;第二點，從科學管理性質上來講，利用先進的信息技術以及數字技術對人事檔案材料進行處理，能保障管理過程更便捷、更有效，能較好的體現檔案材料本身的價值。

二、人事檔案管理的現狀分析

盡管和過去相比，人事檔案管理的一些突出問題已經得到了逐步有效的解決，人事檔案管理水平也有了明顯的提升，但仍存在一些不容忽視的問題及不足。體現為：第一點，需要改進人事檔案的管理方法。在人事檔案管理方法中，依然以紙質檔案為主，人事檔案電子化管理尚未得到廣泛的普及。由于紙質檔案的載體是紙，因此在保存的過程中很容易發生被浸泡、燃燒以及折斷的損毀情況，如果反復利用會導致人事檔案材料的丟失以及損壞。第二點，管理體系需進一步完善，在人事檔案的管理過程當中，個別工作人員沒有意識到工作的重要性，沒有完善管理系統，導致有價值的檔案材料或重要的輔助材料丟失。第三點，檔案管理人員的業務水平需進一步提高，管理水平、業務水平的高低直接關系到檔案管理工作的有效性。目前，人事檔案管理多以“經驗口述”來完成“傳幫帶”和業務指導。想要對檔案管理工作進行科學的管理就需要具備先進的技術設備，而設備的使用對于管理人員的綜合素質以及相應的能力水平提出了更高的要求。

三、存在的問題

1.對于人事檔案的重視認識不足

目前，社會上普遍對人事檔案的重視程度不足。由于歷史原因，中國早期的檔案管理工作相對較為簡單。人事檔案著重保留了個人家庭背景、社會關系、身份等材料。這些材料當前在報業集團的管理中利用率不高，也不適用于當前市場經濟背景下的人才管理。基于這種情況，許多企業在發展過程中就逐漸忽略了人事檔案的重要作用。和政府機構不同的是，許多企業甚至未對員工人事檔案進行專門的建立和維護，公眾逐漸忽略了對人事檔案的認識。另外，諸多管理人員對人事檔案的管理工作有著較大的誤解，認為人事檔案工作就是事務性的保管工作，只要它沒有丟失或泄漏，可查可用就可以了。因此對人事檔案的開發利用不重視，影響了報業集團人事檔案管理工作的發展。

2.人事檔案集中管理的僵硬化

傳統人事檔案的管理系統是在人事部門的統一領導下進行分級管理的，都是采用統一的體系、統一的方法等原則進行管理。它采用的管理模式是：“內外有別”“檔案跟隨人員走”“不公開”等封閉的管理機制，定義了諸如備案資格、管理資格以及組織使用之類的管理方法。傳統的人事檔案管理制度以及相關規定說明了其機制的“僵硬性”，這種管理模式是不能滿足現代報業集團的客觀需求以及發展模式的。在現實的管理中，很多企業自己是沒有人事檔案的管理權限的，管理過程中產生的人事檔案材料特別少，內容填寫也不夠完整，僅有一些簡單的入職登記表、勞動合同、學歷證書等，不能滿足人力資源管理的需求，導致報業集團在選人、用人的過程中需要花費大量的人力、物力、財力去核實、認定諸如工作經歷等相關信息。

3.流動人員的人事檔案管理存在諸多不便

流動人員的人事管理機構為縣級以上人才服務中心（局），一般多為生源地人才交流中心或省級的人力資源開發局。規定禁止不具備人事檔案管理權限的單位隨意接收、保存和管理流動人員的人事檔案。傳統制度下的人事檔案管理限制性較大，導致“人走檔不走”的情況較為突出，給流動人員的工作、生活和待遇帶來了諸多不便，影響流動人員的求職、身份認定，保險辦理、職稱評定等。

4.人事檔案管理工作不規范

人事檔案是記錄人的相關經歷以及才能表現的材料，但在實際的管理中，我們發現，人事檔案材料的內容、形式要么相似度較高，要么內容記載區別較大，如何分辨，如何認定，如何研判，就成為了管理人員最頭疼的事情。由于大多數人事檔案管理人員都是兼職，甚至為借調或者實習人員，人員流動頻繁，幾乎80%以上都為毫無任何經驗的新手。加之管理部門組織人事檔案業務培訓機會較少，導致業務水平一直難以得到提高。

四、解決方案

1.轉變對人事檔案概念的認識

人事檔案的管理是不可選擇的，它在員工的職業發展過程中起著較大的作用。加強人事檔案管理的服務功能，加強宣傳，提高決策者對人事檔案管理重要性的認識。通過多種渠道向決策者傳播有關人事檔案管理的知識，使決策者充分認識到人事檔案管理對報業集團發展的重要性，既可反映員工整體素質，又是企業選擇人才的重要依據。

2.明確建檔機制

通過完善制度和規范流程，捋順管理方式和方法，給予報業集團“建檔權利”和“管理權力”，讓報業集團有權建立新型的人事檔案體系，以反映員工在單位聘用期間的工作能力表現，從而從根本上充分調動人才的工作熱情。

3.加強流動人員檔案的管理

要建立健全流動人員的相關網絡檔案，根據相關材料的具體規律以及特點，采取定期的收集材料，定向的收集材料以及補充收集材料的方法，與流動人員或者是報業集團簽訂人事檔案管理的合同，并詳細的闡明具體的合同權利以及相應的利益，要嚴格的執行合同中闡明的雙方權利以及義務，要確保所形成的材料可以及時歸檔，流出或者是接收的人事檔案材料的真實性、規范性和完整性。任何單位或個人均不得以任何原因扣留檔案或對檔案資料進行違規轉出。接收到的有關流動人員的人事檔案，應該清除無用的案卷資料，保障相關的記錄更加的全面以及客觀。

五、結束語

人事檔案管理是一項相對復雜和系統的工作。為此，我們必須不斷提高人事檔案管理的科學水平，提高管理人員的業務水平及能力素質，轉變陳舊的觀念，完善相應的制度，將人事檔案管理向由“人工式”轉變為“信息式”，由“零散型”轉變為“集中型”，實現“在庫有數、出庫有序”的管理模式推進。切實提高服務效率和檔案管理水平，使之更好的服務于報業集團的干部選拔、任用和管理等工作的同時，也不斷促進我國人事檔案事業能得到更好的發展。

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（作者單位：海南日報報業集團）