機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略分析

摘 要：隨著信息化時代的來臨，機關事業單位檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。目前很多機關事業單位的檔案管理模式粗放，檔案管理規范化程度不夠，管理水平難以適應時代的發展。本文從檔案規范化管理的重要性出發，闡述了檔案管理的主要工作內容，分析了我國機關事業單位檔案管理工作的現狀和檔案規范化管理的強化策略。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;強化策略

檔案管理工作是機關事業單位基本日常管理工作之一，主要包括檔案收集分類、歸納整理、價值鑒定、保管歸檔、索引編制、統計分析等工作內容。檔案管理由兩個基本組成要素組成，分別是管理對象和服務對象。管理對象包括檔案實體與檔案信息，服務對象包括企事業單位、人民大眾、社會組織等檔案利用者。檔案利用者往往希望在較短時間內得到集中、清晰、完整、規范、有序的檔案資料，而這與檔案資料雜亂、分散、量大、繁冗、無序的特點相矛盾。當前，很多單位還沒有意識到檔案管理和檔案服務之間存在的深刻矛盾，阻礙了檔案的高效管理和有效利用，導致機關事業單位的檔案管理水平難以提升到較高的水平。在這一背景下，強化機關事業單位檔案規范化管理工作是非常重要和緊迫的任務。

一、檔案管理基本工作內容

1.檔案完整情況檢查。在接收一份檔案時首先檢查檔案封條、檔案專用章是否完整，開啟后逐項檢查干部任免審批表、四項審查記錄單、學歷、考核、工資、合同等材料是否齊全，對所缺材料逐項進行登記、索要。對收集歸檔的材料，認真細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料。凡涉及干部政治歷史問題或其他重要問題上，需查清而未清的材料，交組織審查處理，在未做出結論之前不歸檔。使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續完備，并及時進行掃描、錄入形成完整的電子檔案。

2.檔案整理與歸檔。將檔案按類別、分系統化分區域，盡量做到紙制檔案與電子檔案相一致，分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。使每卷檔案達到完整、真實、實用的要求，并做到逐步完善各種登記薄和臺賬。

3.檔案利用與轉遞。在利用檔案資料時，查閱單位要填寫《查閱干部檔案審批表》及本人有效身份證，加蓋單位公章，分管領導簽字，按照查閱規定辦理查閱手續。如檔案需要借出使用，必須由分管領導批準，嚴格履行登記手續，詳細登記，嚴密封包，加蓋檔案專用章。收件單位核對無誤后在回執上簽字、蓋章，并立即寄回檔案轉出單位。

4.檔案保管與維護。充分發揮計算機技術在檔案保管、保護及利用上的作用，提高現代化管理水平。購置新式檔案盒，更換密集架，配備消火栓、滅火器、火險自動報警器等消防器材，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等防護措施。定期整理、打掃檔案室，每日巡查并做好記錄。

二、機關事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不健全。對于檔案管理工作，目前很多機關事業單位的管理模式比較粗放，導致檔案管理過程中會出現一些問題和漏洞。部分機關事業雖然初步建立了檔案管理制度，但沒有意識到檔案規范化管理的重要程度，缺乏完善的、科學的、規范的管理體系和制度流程，具體主要表現在以下兩個方面：一是未建立健全標準化檔案管理制度和工作流程。二是未建立健全檔案管理人員崗位責任制度和監督審查制度。部分機關事業單位對檔案管理的實施情況缺乏有效的外部監督措施，對檔案管理人員缺乏必要的制度約束和考核監督，對檔案管理工作的監督很多情況下只能依靠檔案管理工作人員自律來進行，這無疑會增加檔案管理出現漏洞的風險。此外，有的事業單位雖然建立了比較健全的檔案管理制度，但沒有嚴格按照管理制度規范開展檔案管理工作，而是停留在口頭上或理論上，形式主義比較明顯，導致標準化管理的執行力度大打折扣，達不到預期的執行效果。

2.檔案管理人員配置不合理。傳統的檔案管理工作往往只局限于檔案材料的統計、整理和收發、保存，以往并不要求檔案管理人員具有較高的學歷和知識水平。但如今隨著信息化技術的快速發展，檔案管理的業務范圍開始涉及到檔案資料的研究利用和二次開發，呈現多學科交叉的發展趨勢。這就要求檔案管理工作人員具備一定的計算機技術和統計學分析等方面的知識儲備和操作能力，檔案管理的規范化和現代化建設需要有高水平、復合型技術人才的支撐。而目前很多機關事業單位負責檔案管理的工作人員習慣沿用傳統的管理方法和思維模式，導致工作人員創新能力薄弱、專業能力欠缺、職業素養不足，使得檔案管理工作規范化、信息化進展緩慢，難以適應社會快速發展的需要。

3.檔案管理軟硬件設備落后。隨著計算機技術、大數據技術、通信技術的快速發展，現代信息技術已經深入到人們工作和生活的方方面面，電子信息化管理方式已經在很多企業得到應用，有助于企業經營管理效率的提升。有部分機關事業單位已經開始嘗試在檔案管理工作中引入電子信息化管理方法，購置了計算機、儲存器、掃描儀、打印機等硬件設施，推行了電子政務辦公系統以及電子檔案管理系統。但有很多機關事業單位囿于傳統思維方式和軟硬件設備的限制，仍然使用傳統人工方式對紙質版檔案資料進行管理，不僅管理的工作量很大，檔案也不方便查閱，而且還容易因為工作人員的疏忽大意造成檔案的丟失、錯亂和殘缺。

三、機關事業單位實施檔案規范化管理的意義

檔案是機關事業單位在日常運行中積累的具有保存價值的過程性資料，記載了單位的發展歷程和事務的方方面面，是機關事業單位的核心資產。因為受到多方面因素的限制，部分單位尚未建立健全的檔案管理制度，缺乏必要的檔案管理基礎設施，缺乏先進的、科學的管理思想，導致檔案管理水平不高。檔案管理的規范化程度是評價一個機關事業單位管理能力的重要評價指標，檔案規范化管理實質上是精細化管理理念在檔案管理領域的應用。通過檔案規范化管理構建一套以人為本、行之有效的多層級系統化檔案管理體系，以規范化的管理制度和工作流程增強檔案管理能力，滿足社會快速發展的需要。

四、機關事業單位實施檔案規范化管理的強化策略

1.提升員工對檔案規范化管理的重視程度。單位領導和員工對這項工作的重視和支持是推動檔案規范化管理的重要保障。為了提升管理水平，需要員工更新對檔案管理工作的理解和認識。第一，直接參與檔案管理工作的相關人員從自身做起，摒棄以往對檔案管理的輕視與偏見，努力提升自己的業務水平，向其他工作人員和部門領導宣傳、匯報檔案規范化管理的工作進展及其重要性。第二，單位領導要統一認識，提升對檔案規范化管理的重視程度，制定分管領導崗位責任制度和績效考核制度，做好檔案規范化管理工作的計劃鋪排、節點跟蹤和監督審查。

2.提升檔案管理制度和流程的規范性。制度是管理的基石，檔案規范化管理的基礎就是要制定一套規范化的檔案管理制度和流程，將管理工作關進制度的籠子中。機關事業在制定管理制度時可以參考其他單位先進的檔案管理方法，對檔案收集、分類、整理、編目、鑒定、歸檔、銷毀、借閱、復制、回收、移交、保密等一系列工作制定規范化的管理制度和工作流程。此外，還可以考慮將檔案管理制度的執行情況和執行效果作為檔案管理工作人員和分管領導績效考核、評優爭先、職稱評定的參考項，激發相關工作人員的積極性，使得檔案規范化管理工作能夠落到實處。

3.提升檔案管理工作的現代化程度。檔案規范化管理的重要支撐是管理方式的技術創新。機關事業單位應著力提升檔案管理的現代化程度，加大技術創新力度和基礎設施投入，提升檔案管理的軟硬件條件。將信息技術、互聯網技術、大數據技術、數字加密技術、數碼掃描識別技術等新興技術引入檔案規范化管理工作之中，構建電子信息管理系統、檔案數據保護系統、信息采集系統。通過檔案管理的數字化和信息化建設，在保證數據安全的前提下，提升檔案管理的工作效率和檔案資料的資源利用率，同時也方便檔案的查閱、分析和整理。

五、結語

隨著機關事業單位改革的不斷深化，一部分單位開始實施規范化檔案管理，并取得了一定的效果和成績，檔案管理水平有了一定程度的提升。但很多機關事業單位還是存在檔案管理工作重視度不高、管理制度不健全、管理流程不規范、管理理念陳舊、創新能力薄弱、軟硬件設施落后等問題。為了適應時代的發展，機關事業單位需要結合自身實際情況，針對檔案管理過程中出現的問題，采取有建設性的強化措施推動檔案管理工作的規范化進程。

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[2]趙子葉.高校人事檔案管理面臨的問題與改革[J].人力資源管理，2017

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（作者單位：內蒙古赤峰市紅山區人力資源公共服務中心）

作者簡介：賈洪慧（1980-），女，內蒙古自治區赤峰市紅山區人，工作于內蒙古赤峰市紅山區人力資源公共服務中心，從事檔案管理工作十多年。研究方向：機關事業單位人事檔案、文書檔案、業務檔案等紙制、電子檔案的管理。