重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的實踐與思考

郭香花

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，必須針對現(xiàn)如今所存在的問題，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，所需人力物力大，在現(xiàn)今信息化時代中，對檔案管理規(guī)范化的要求越來越高。基于此，本文將圍繞重點工程建設(shè)項目檔案管理工作展開進(jìn)行相關(guān)分析，并給予可實施路徑。

關(guān)鍵詞：重點工程;項目檔案;檔案管理;思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 03-00-02

重點工程建設(shè)項目對我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)管理，也是承包商項目管理水平的體現(xiàn)，但由于建設(shè)項目建設(shè)周期長、人員調(diào)動頻繁、數(shù)據(jù)管理人員分散、數(shù)據(jù)放置地點多變等問題，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作開展并不順利，基于此，本文將圍繞重點工程建設(shè)項目檔案管理工作展開進(jìn)行相關(guān)分析，并給予可實施路徑。

一、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的必要性

重點工程建設(shè)項目開展的順利進(jìn)行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設(shè)項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進(jìn)管理工作效率的有效提升，項目數(shù)據(jù)收集、分類、整理和通過整個監(jiān)管過程進(jìn)行。項目檔案是合規(guī)管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設(shè)項目工作開展有例可循、各項決策有據(jù)可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續(xù)發(fā)展的基石。

二、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對檔案重視程度不足

在當(dāng)前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經(jīng)濟(jì)效益，重視程度不高，重點工程建設(shè)項目檔案管理工作也得不到應(yīng)有的尊重和發(fā)展，而在重點工程建設(shè)項目檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)中，規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)等方面缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃。

（二）檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在重點工程建設(shè)項目中檔案管理者并不是專業(yè)從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)不高，無法高效、快速地完成檔案管理任務(wù)。

（三）檔案管理者工作態(tài)度不端正

檔案管理工作單調(diào)乏味，需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員整理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當(dāng)態(tài)度。檔案管理工作重復(fù)性強(qiáng)、單調(diào)性強(qiáng)，工作人員在工作中容易產(chǎn)生厭煩和厭倦感。

（四）信息化水平不足

檔案管理信息化水平低是當(dāng)前困擾眾多重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術(shù)培訓(xùn)，無法實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，無法利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提高重點建設(shè)項目檔案管理效率;二是重點工程建設(shè)項目檔案管理復(fù)雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，并且高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏引進(jìn)專業(yè)人才的思想，將檔案管理的發(fā)展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費時費力，此管理方法已然是拉低工作質(zhì)量，無法高效工作。

（五）檔案管理體系的不完善

檔案管理制度的缺失是重點工程建設(shè)項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發(fā)展重點，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺乏準(zhǔn)確規(guī)范的指導(dǎo)方針，逐漸降低了檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

三、重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的可實施路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)

借助權(quán)威專家的講解，重新認(rèn)識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認(rèn)識，為后期工作的推動奠定思想基礎(chǔ)，減少阻力。可聘請專業(yè)老師就重點工程建設(shè)項目檔案管理的內(nèi)容、方法、體系建設(shè)等知識，給檔案管理者進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)過程應(yīng)使檔案管理者深刻地認(rèn)識到重點工程建設(shè)項目檔案管理工作的所存問題、系統(tǒng)管理能力缺乏。通過專家的指導(dǎo)在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認(rèn)識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。

（二）構(gòu)建檔案管理團(tuán)隊

成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設(shè)項目檔案管理體系，以“統(tǒng)一管控，實際操作”為原則，責(zé)任落實到人。檔案管理組組長主要負(fù)責(zé)整個項目工作的統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)重點工程建設(shè)項目檔案管理的相關(guān)事務(wù)，制定檔案管理的工作計劃和檔案管理制度。項目成員負(fù)責(zé)推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產(chǎn)生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

（三）梳理歸檔文檔，制成文檔目錄表

確定應(yīng)納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經(jīng)整理、分析、歸納，確定應(yīng)該收集什么文件，保存什么文件，統(tǒng)一收集文件的標(biāo)準(zhǔn)。集中統(tǒng)一保管，降低了重要資料丟失的風(fēng)險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設(shè)過程的原始記錄、變更資料等。

（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表

通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設(shè)項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質(zhì)和保存方式（電子或?qū)嵨锉４妫瑱n案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)可后，作為后期檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)性文件。采用卷內(nèi)目錄、案卷目錄、重點工程建設(shè)項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、查詢、借閱更簡單、更（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）直觀。

（五）下發(fā)體系文件，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

《檔案管理辦法》規(guī)定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案室的建立，檔案的收集、整理、歸檔、借用以及日常維護(hù)管理工作。《檔案管理辦法》規(guī)定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責(zé)，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機(jī)制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。

（六）及時歸檔項目檔案

經(jīng)過前期的準(zhǔn)備工作，及時對工程建設(shè)項目每階段的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。前期立項審批、勘察設(shè)計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現(xiàn)檔案的集中管理。

（七）落實檔案管理的信息化進(jìn)程

提高檔案管理信息化水平，不僅對規(guī)范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規(guī)范、快捷等優(yōu)點，使人們能夠在最短的時間內(nèi)通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網(wǎng)絡(luò)管理的實現(xiàn)可以幫助工程檔案紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高信息傳輸和共享的效率，進(jìn)而建立和完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。

（八）提升檔案管理意識

要進(jìn)一步提升全員檔案管理意識，使之內(nèi)化于心、外化于行;要建立健全重點工程建設(shè)項目檔案管理工作分級分類授權(quán)機(jī)制，做好保密工作，確保重點工程建設(shè)項目歸檔安全有效;要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，確保重點工程建設(shè)項目檔案制度體系合法合規(guī)，可操作性強(qiáng);要規(guī)范檔案移交，加強(qiáng)檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性;要加強(qiáng)培訓(xùn)與交流，著力提升檔案業(yè)務(wù)專兼職人員業(yè)務(wù)技能;要以外審、內(nèi)審為抓手，規(guī)范檔案管理，推進(jìn)重點工程建設(shè)項目檔案管理工作合規(guī)管理取得實效。

四、總結(jié)

綜上所述，項目小組和完備的體系能有效地推動檔案管理進(jìn)度。檔案管理工作是一個長期、持續(xù)的工作，需要保持管理體系的穩(wěn)定，培育檔案管理意識。靈活實用的管理手段能更有效地推進(jìn)項目檔案管理，避免重復(fù)工作，在信息化時代，充分借助計算機(jī)軟件技術(shù)提升檔案管理的效率和水平，納入管理體系，從而推動重點工程建設(shè)項目檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

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