淺析人事檔案管理在人力資源管理的重要性

王云芳 袁芳芳

【摘要】人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，它為人力資源管理提供直接、客觀、真實的原始依據，它為企業的人才提拔、考核、任用提供重要依據，人事檔案的相關信息在在人才挖掘、職業規劃、人力資源配置等工作中發揮重要作用，由此可見人事檔案管理對人力資源管理也是非常重要的。本文重點闡述了人事檔案對人力資源管理的重要性，具體分析了人事檔案管理工作中存在的問題，對現有問題提出解決方法和對策。

【關鍵詞】人事檔案管理? 人力資源管理? 困境? 對策

人事檔案記錄了員工從學校到工作的工作的經歷、學習、能力表現、職位升遷、獎懲情況和社會關系等重要信息，只要材料信息收集保存完整，人事檔案就能全面、客觀、系統的反應一個人的成長和經歷。人事檔案是人力資源全面了解、客觀評價、科學使用員工個人信息的重要依據。也是工資調資、職位升遷、員工維護合法權益、辦理退休的重要依據。所以研究和管理好人事檔案對人力資源管理工作是非常重要。

一、人事檔案管理對企業人力資源管理的重要作用

（1）人事檔案為人力資源管理提供可靠、真實的重要信息依據，有利于企業人才的挖掘。員工入職后企業就要進行編寫員工的入職信息、定崗定位、確定工齡及薪酬等相關工作，而這些工作的進行都離不開人事檔案提供的真實可靠的信息。同時人力資源管理部門還可以通過人事檔案信息掌握員工的基本情況和專項特長、技能、技術和獎懲情況，利用這些信息可以挖掘出企業的人才，根據這些信息建立科學的選人用人標準，把合適安排到合適的崗位上，在使用人才時實現揚長避短、人盡其用。

（2）人事檔案管理有利于人力資源管理為員工規劃職業生涯。職業生涯是員工過去職業發展的軌跡記錄、現時所做工作和對未來職業發展規劃，人事檔案中記錄員工職業發展軌跡，同時它也為員工職業生涯規劃提供參考的信息。企業通過了解員工過去的職業經歷，才能掌握員工的知識結構，了解企業整體人力資源現狀，通過掌握這些信息，再結合企業未來發展，才能為員工制定良好的職業生涯規劃。

（3）人事檔案有利于企業人力資源配置。通過人事檔案企業可以獲得職工教育背景、知識結構、技術特長等相關信息，企業可以根據這些信息，將人力資源進行有效的配置，根據各個崗位的要求，為其安排具有相關知識背景、技能特長和性格的人，這樣即不浪費人才，也符合員工的發展，又實現了人力資源的高效配置。

二、企業人力資源管理利用人事檔案面臨的困境

人事檔案管理能為人力資源管理提供有利的幫助，但是現實中人事檔案管理不好，人力資源管理在利用人事檔案時就會面對各種困境。

（1）人事檔案管理重視度不高。人事檔案有的單位由人力資源部管理，有的單位由黨群部管理，還更有甚者由技術部門的人員代管，好多沒有做到專人專管，管理人員也隨時變動。致使人事檔案管理工作沒有連續性和系統性，對于歸檔資料審核的嚴肅性不強，資料的完整性不好，對于缺件追尋和檔案合并等工作得不到連續有效的開展;這些導致它在為人力資源管理利用信息時就出現不準確、不完整的問題。

（2）人事檔案材料收集不全。檔案管理重最致命的環節就是收集環節。有的檔案是由轉入時資料就有缺失;有的檔案是由于本人更換單位過多或長時間未到轉移部門提檔，造成遺失;有的企業人事檔案管理不到位，有關部門歸檔意識不強，經常出現遲歸、漏歸。最終導致人事檔案收集不全，給后期的鑒定、整理和利用就造成很大麻煩;就談不上為人力資源管理提供有質量的信息。

（3）人事檔案管理人員缺乏專業性。人事檔案管理其實是專業性很強的工作，它不僅需要專業知識，還需要豐富的工作經驗。人事檔案一共分為十大類，每一類的材料都有不同的收集和整理標準和要求，不同時間產生的資料都有特定社會背景，要求人事檔案管理人員擁有豐富的工作經驗和鑒別資料能力;才能嚴控檔案質量，嚴防虛假檔案材料歸入人事檔案;再加上信息化的高速發展，要求人事檔案管理人員還要具備運用電子技術、系統軟件的能力，這樣才有現代收集、管理、利用人事檔案的能力。由于人事檔案管理人員缺乏專業性和運用電子技術的能力，導致人事檔案管理出現各種問題，為人力資源管理提供信息服務時也大打折扣。

三、充分發揮人事檔案管理在人力資源管理中的作用的對策

（1）提升人事檔案管理工作重視程度，建立健全人事檔案管理制度。要讓人事檔案管理能為人力資源管理提供有效信息和服務，首先就要提升人事檔案管理工作重視程度。企業根據人事檔案的需要投入合理的人力、物力、財力;根據企業人力資源要求配備相應的軟件;根據管理要求對相關人員進行培訓;進而增強各部門歸檔意識和人事檔案管理意識。企業根據要求建立健全人事檔案管理制度，為人事檔案規范化、標準化的管理提供制度保障，讓管理工作順利推進和有序開展提供依據，為人力資源管理提供信息保障和科學的依據。

（2）充分利用人事檔案的相關信息。人事檔案是員工成長、經歷的集中體現，它涵蓋員工方方面面的信息，如果充分對它進行開發利用，人力資源管理利用人事檔案的效率就會有顯著提高。充分利用人事檔案，就要懂得利用現代電子技術及管理軟件信息技術，對它進行收集、分類、歸納、整理從而提高檢索、查找和利用的能力;這樣不僅提高工作效率，還可以為人力資源提供決策分析和需求預測;通過信息提取利用，能迅速為公司不同空缺提供匹配的人選;充分利用人事檔案的相關信息，能對人力資源管理工作提供各種各樣的幫助，所以是對其充分利用是非常有重要的。

（3）提高檔案管理人員管理水平。人事檔案的利用效率直接由管理人員專業水平決定;為了人事檔案在人力資源管理工作中發揮良好的作用，就要不斷提高相關管理人員的專業技術水平和管理能力;企業可以通過送出培訓、參觀學習、定期測評來提高他們的業務水平，業務知識不僅是人事檔案知識，還應包括法律、計算機技術、企業所從事行業的相關知識和管理知識，這樣才有利于人事材料管理水平的提高。

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