做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化管理的實踐探索

劉繼強

【摘要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化規(guī)管理，是進一步推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的重要部分。由于長期不夠重視檔案管理工作，缺少投入，以及落后陳舊的模式，抑制了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。對于在工作出現(xiàn)的一系列問題，本文給出了相應(yīng)的解決方案，旨在為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理給予理論幫助。

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案? 規(guī)范化管理? 資源投入

引言：對于各級地方管理工作來說，檔案有著重要的作用，是歷史信息的遺存。然而有一些基層部門，檔案管理工作低質(zhì)低效，經(jīng)調(diào)查，其原因是在管理意識和手段上存在著缺陷，造成管理工作缺乏一定的規(guī)范與系統(tǒng)性。有效的實行檔案管理規(guī)范化成為了鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層管理工作中的必不可少的一部分。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化管理的重要意義

檔案管理工作有著持續(xù)性、長期性的本質(zhì)特點，是歷史信息記錄的載體，作用是存憑、留史。檔案對于各個行業(yè)來說，都至關(guān)重要。基于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理，記錄了時代發(fā)展、變遷，也展現(xiàn)了不同時期、不同工作中存在的各種問題。人們可以從中參照歷史，吸取正確經(jīng)驗，避免錯誤再次發(fā)生。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理具有凸出的指導(dǎo)與甄別作用。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化中存在的問題

（一）重視程度欠缺

大部分人認為，檔案管理是一件費力不討好的工作，其需要管理者非常細心，并要投入大量的時間和經(jīng)歷，但最終取得的成效可能甚微。在基層單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理檔案工作人員認為其工作內(nèi)容，就是把資料放進檔案袋里，完全忽略了此過程中需要遵循的規(guī)律，對資料檔案的收集時間與范疇也沒有明確的認知。

（二）資源投入欠缺

在錯誤理念指導(dǎo)下，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)在管理檔案工作上，缺少資源投入，包括：資金、工作人員以及技術(shù)。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)把檔案管理工作放在最末位，甚至有一些地方都沒有設(shè)立專門的檔案辦公室，而是隨意找一個箱柜，用來存放檔案資料，無專人看管，如此一來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作不僅得不到規(guī)范化的管理，也缺少最基礎(chǔ)的安全性、完整性。

（三）管理水平欠缺

由于檔案管理工作不受重視，在管理模式上，十分陳舊、落后。例如：在防御方面：溫度、濕度、防蟲、防霉，均力所不及，容易造成檔案霉變，蟲蛀等，直接影響檔案的壽命。而在檔案管理人員方面，素質(zhì)普遍偏低，難以接受新方法、新技術(shù)和新模式，思想保守，觀念陳舊，難以跟得上時代前進的腳步。由于不受重視，歸檔的標準也是參差不齊，有的案卷題目不完整或者是沒有題目，又過于強調(diào)其保密性，導(dǎo)致一些檔案被常年塵封，不被利用。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化的策略

（一）改變思想觀念

各級有關(guān)部門應(yīng)該大力宣傳《中華民共和國檔案法》，可以選擇被人容易接受的、簡單富有娛樂性的方式，例如，微信公眾號、彩色海報、問卷調(diào)查等。通過各種宣傳方式，強化整個社會的法制觀念，讓人們意識到檔案管理的重要性，各地基層政府也應(yīng)該將其結(jié)合到日常的工作中，對其管理工作起到檢查、督促的作用，逐漸把細節(jié)性的問題納入到法制軌道，讓人們做到有法可依、有法必依。

（二）加大資源投入

首先，要對檔案室陣地建設(shè)加大力度，盡力實現(xiàn)辦公自動數(shù)字化。檔案陣地應(yīng)具有高標準特點，結(jié)合庫房和閱覽室，整體面積擴大。在裝備上：配置安裝高檔資料架、電腦、復(fù)印打印機等。輔助設(shè)備：配置空調(diào)、滅火器、濕度計、消毒器具等。達到“九防”要求，為做好檔案規(guī)范管理工作夯實基礎(chǔ)。

其次，在人員資源投入上也要加大力度，需要有領(lǐng)導(dǎo)帶好頭，抽調(diào)專業(yè)人員，帶領(lǐng)其共同對檔案進行整理。據(jù)有關(guān)單位統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示：一基層單位，利用20天時間，完成了12年的，440檔檔案的整理及錄入，梳理了卷內(nèi)目錄3520條，并將全部檔案移交于上級檔案局。與此同時，此單位利用一個月的時間，將近五年的以及之前的老舊檔案，按照檔案年限、類型進行了重新整理。為了抓好檔案規(guī)范化管理，每一個部門、科室都應(yīng)該安排一名專業(yè)的檔案管理人員，集中并規(guī)范的對檔案進行整理，達到整體的規(guī)范性。

最后，注重檔案管理的長效性，進一步推進檔案管理的規(guī)范化。為了保證檔案管理工作的有效運轉(zhuǎn)，制定制度勢在必行，體現(xiàn)在檔案統(tǒng)計、保管、保密、歸檔、查閱、設(shè)備維護等方面，從而可以抑制由于管理不當造所成檔案的丟失。同時，要加強對檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓，制定相應(yīng)的考核制度，并且要加強人員崗位職責的建設(shè)，執(zhí)行貫徹《中華人民共和國檔案法》的政策方針，按照相關(guān)法定法規(guī)，加強對檔案管理工作的管理和檢查，使管理更專業(yè)、科學、規(guī)范化。

（三）提升管理水平

為了提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的質(zhì)量，使檔案管理規(guī)范化建設(shè)加速進行，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)該組建一個檔案管理的專業(yè)人員團隊，由領(lǐng)導(dǎo)作為組長，起帶頭作用，選擇素質(zhì)高、責任心強、工作能力高的同志作為專門的檔案管理員，從而保證檔案管理工作的順利進行，并且不斷完善。可以不定期的召開會議，全面布置安排檔案管理的有關(guān)工作事項，要求各個有關(guān)部門自動、自覺的做好檔案收集、管理、提交等工作，進一步促進檔案管理的規(guī)范化。

四、積極推進現(xiàn)代化管理及拓展

為提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理的建設(shè)，讓群眾更方便、迅速的查閱，檔案室全部實現(xiàn)了全自動數(shù)字化，實現(xiàn)了快速準確有效的查閱，同時鎮(zhèn)政府、社保局等一些部門的檔案管理部門也陸續(xù)實現(xiàn)了自動化，開放性的文件可以全文掃描閱讀，利用先進的互聯(lián)網(wǎng)功能，可以得知一些先進農(nóng)業(yè)技術(shù)信息、惠民政策、國家新進政策等，這樣農(nóng)民不出村就可以了解到全部的檔案信息。

五、總結(jié)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范化不足的原因不僅是由于在缺乏基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和資源投入，還有長期的思想上不重視此工作。因此，要改變現(xiàn)有的局面，必須首先在理念上進行改觀，摒棄老舊的傳統(tǒng)意識，認識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理規(guī)范化的重要性，做到與時代相結(jié)合，與新的科學技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。實現(xiàn)管理觀念、思想得到更進一步的優(yōu)化，是規(guī)范化管理改革的重要一步，也是基層管理工作的實現(xiàn)提升的必經(jīng)之路。

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