跨界合作模式下數(shù)字檔案資源整合與服務協(xié)同創(chuàng)新機制研究

許詩竹 吳依凡

2012年第17屆國際檔案大會以“新環(huán)境、新變化”為主題，提出檔案工作需要以“試新、聯(lián)眾、固本”的態(tài)度積極與新環(huán)境、新技術(shù)、新理念適應融合[1]。2016年第18屆國際檔案大會設(shè)立“檔案行業(yè)內(nèi)外的合作”分議題，就“如何鼓勵和促進檔案機構(gòu)與相近行業(yè)如圖書館、IT、博物館、遺產(chǎn)管理機構(gòu)等的合作”[2]國內(nèi)外學者展開熱烈討論。2017年和2018年國際檔案理事會年會分別就“檔案、公民權(quán)利和跨文化”“檔案：治理、記憶和遺產(chǎn)”為主題，“鼓勵檔案行業(yè)開放合作，正式向跨界深入，呼吁檔案機構(gòu)擺脫傳統(tǒng)思維定式，擴大合作范圍，與多種文化機構(gòu)協(xié)作，取長補短”[3]。檔案工作的跨界合作逐漸被國內(nèi)外關(guān)注。國際上，早在2005年，歐盟就在《加強歐洲檔案合作行動計劃》中提出，21世紀的檔案服務需要通過跨領(lǐng)域（Interdisciplinary）和跨界合作（Cross-border Collaboration），特別是與歷史記憶、信息服務領(lǐng)域的合作開拓新局面[4]。國內(nèi)的起步較晚，1998年，秦通等人最先探討了“科技檔案與文書檔案跨界歸檔”[5];2014年，馮惠玲教授在全國檔案工作者年會上認為“社交媒體引入檔案工作將推動檔案社會化進程”[6]，2018年付華副局長在全國檔案工作者年會上提出“在今天一切講究‘跨界的時代，檔案工作中的許多問題已經(jīng)不是檔案部門自身的問題，而是需要各個行業(yè)相互配合、互相融合，共同研究解決”[7]。由此可見，形勢所趨，在如今的新環(huán)境下，檔案工作者需要以開放的姿態(tài)，積極與社會各行各業(yè)融合發(fā)展，選擇多元的合作對象，通過多樣的合作模式，推動我國檔案事業(yè)在復雜變化的環(huán)境中健康發(fā)展。

一、數(shù)字檔案資源整合和服務的現(xiàn)狀

對數(shù)字檔案信息的整合和服務應該看成一個有機的整體[8]，是指根據(jù)公眾訴求，采用現(xiàn)代化技術(shù)，對相對分散的數(shù)字資源進行有機整合，形成具有良好結(jié)構(gòu)、功能齊全、動態(tài)平衡特點的有機數(shù)字檔案系統(tǒng)，由此實現(xiàn)整體優(yōu)化，協(xié)同共振，全方位共享的效果，是檔案工作順應社會轉(zhuǎn)型和數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的必然要求之一。

1.大檔案觀強調(diào)數(shù)字檔案資源的有效整合和服務

大檔案觀[9]突破對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的認識，強調(diào)突破傳統(tǒng)檔案觀所劃定的界限，改善數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)，提高檔案的社會影響力和開發(fā)利用價值。

（1）要求突破數(shù)字檔案資源傳統(tǒng)范疇

大檔案觀強調(diào)對國家和社會有重要意義的檔案都要被保存，突出體現(xiàn)檔案數(shù)字管理的全面性和完整性。在信息化時代，檔案部門首先需要注重激發(fā)公眾的參與度，通過云計算和大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對社會群體或個人產(chǎn)生的各種各樣的檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)中心進行有效整合，使多樣化的數(shù)字檔案資源能被充分利用。其次需要擴大合作范圍，深化合作層次，與多種公共文化機構(gòu)及企業(yè)等組織跨界合作，各取所長，共同開發(fā)資源，發(fā)展多元化服務。

（2）要求滿足多元化用戶需求

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，生成主體也由檔案部門擴展到社會群體或獨立個人，潛移默化地提升了公民的檔案意識，需求日益多元化：要求提供更加系統(tǒng)、專業(yè)的檔案資料的需求日益高漲。對檔案資源的有效整合要求檔案資源朝多樣化、精準化和實用性方向發(fā)展，以便于深入挖掘，提煉有價值的檔案信息，滿足用戶需求。

2.傳統(tǒng)弊端束縛檔案數(shù)字資源的整合和服務

（1）傳統(tǒng)觀念束縛

長期以來，檔案館作為政府附屬機構(gòu)，“官本位”的傳統(tǒng)思想疏離了檔案館與社會公眾的距離，檔案資源的開發(fā)利用率與豐富的檔案館藏存在較大差距。“等客上門”的被動式服務思想脫離了時代需求，移動設(shè)備的應用促使群眾主動獲取信息成為可能和習慣，檔案館固步自封的被動式服務已然不能滿足用戶需求。如此遠離優(yōu)勝劣汰的市場競爭體制，檔案館存在被市場選擇時會被邊緣化的危機。

（2）資源建設(shè)落后

一是數(shù)字檔案資源分配不合理，我國數(shù)字檔案資源分布具有區(qū)域差距性擴大、城鄉(xiāng)差距明顯的特點，并伴有數(shù)字鴻溝、信息孤島的問題。二是數(shù)字檔案資源結(jié)構(gòu)不合理，隨著“存量數(shù)字化”“增量電子化”等戰(zhàn)略規(guī)劃的實施，數(shù)字檔案在數(shù)量上有飛速發(fā)展，但建設(shè)質(zhì)量仍跟不上時代要求，主要側(cè)重點是對機關(guān)等常規(guī)檔案的收集，忽視對小企業(yè)等民生檔案的收集;新媒體等大量的數(shù)字檔案堆積，沒有相應的合理開發(fā);部分檔案部門存在館藏貧瘠、內(nèi)容單一的現(xiàn)象，難以滿足公眾的利用需求。

（3）標準體制不健全

我國數(shù)字檔案資源往往會根據(jù)自身存在情況和特點確定數(shù)據(jù)類型和結(jié)構(gòu)，從而采用相應的技術(shù)標準和平臺進行存儲、整合，導致異構(gòu)現(xiàn)象嚴重。同時目前在文件格式、著錄、索引標準等方面都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和實施標準，難以實現(xiàn)各數(shù)字資源之間的相互操作。

（4）人才隊伍建設(shè)不充分

人才隊伍對檔案工作的質(zhì)量有決定性影響，但目前人才隊伍建設(shè)普遍存在配置數(shù)量少及結(jié)構(gòu)單一的問題。人員匱乏的現(xiàn)狀讓不少檔案工作人員常常一人身兼數(shù)職，受人力限制，檔案資源建設(shè)工作常陷力不從心的境地;人員結(jié)構(gòu)偏向傳統(tǒng)業(yè)務工作，不能滿足知識社會高層次、個性化的檔案利用需求，并且受制于傳統(tǒng)固定思維的限制，使檔案工作創(chuàng)新后勁不足。

二、跨界合作模式對數(shù)字檔案資源整合與服務的影響

檔案工作跨界合作旨在突破傳統(tǒng)的思維定式和眼界，擴展工作外延，從外界獲得新思想、新資源并與內(nèi)部資源實現(xiàn)融合，由此實現(xiàn)升級原有模式甚至創(chuàng)造出新模式的目的[10]。

1.跨界合作能緩解難以滿足用戶需求的問題

長期以來，檔案工作一直受到檔案管理體制、機制的影響，處于封閉或半封閉狀態(tài)。受社會化發(fā)展的影響，檔案工作雖然已逐漸開放，但是傳統(tǒng)觀念仍未被打破，在一定程度上影響檔案價值的發(fā)揮。同時在數(shù)字轉(zhuǎn)型時代，用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求不盡相同，面對多元化、多主體、多種需求的用戶，這一矛盾逐漸升級。為解決矛盾，需要更多公共文化機構(gòu)聯(lián)合起來，使數(shù)字檔案資源相互協(xié)調(diào)管理，以提供更優(yōu)質(zhì)的文化產(chǎn)品和服務，這是社會賦予方案部門的責任所在。因此在社會轉(zhuǎn)型的背景下，檔案部門即使做不到先勢而動，也需要順勢而行。

2.跨界合作能夠彌補檔案發(fā)展需求的缺陷

一是解決資源不足的問題，通過與各類文化機構(gòu)的跨界合作對不同來源、性質(zhì)和內(nèi)容的資源進行識別、共享和融合，形成新的資源體系，實現(xiàn)資源效用最大化，例如古籍孤本散落各個文化機構(gòu)中，合作是保障檔案內(nèi)容完整性的必要條件。二是彌補技術(shù)缺陷，跨行業(yè)的橫向合作更具包容性，能夠彌補檔案人員專業(yè)單一、技術(shù)和資金短缺等方面的局限性，特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案工作融入先進信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)挖掘、可視化等手段全方位開發(fā)數(shù)字檔案資源，提高檔案服務品質(zhì)。

3.跨界合作能促進數(shù)字檔案資源服務創(chuàng)新

一是打破思維定式，拓展服務模式。與信息服務公司的跨界合作可以打破“看門守攤、閉門整檔、等客上門”的模式，使社會機構(gòu)和公民都能通過網(wǎng)絡成為信息的生產(chǎn)者和傳播者，為檔案部門在網(wǎng)絡環(huán)境下建設(shè)特色信息資源開辟空間，并通過社交媒體更新服務模式提供便捷渠道。二是打破范圍限制，拓展業(yè)務工作。如與媒體行業(yè)合作，讓檔案更多地出現(xiàn)在微信、微博平臺，拓展檔案信息傳播空間，提升影響力和知名度。列如利用新媒體技術(shù)發(fā)展的“故宮文化”，以檔案為素材，以新媒體為媒介，將“死”的文化唱“活”，引起社會各界高度關(guān)注。三是深化服務層次，提高服務質(zhì)量。如蘇州絲綢檔案成功入選《世界記憶名錄》便是檔案館與政府非遺部門共同努力的成果，通過采取“館政合作、館人合作”等多種合作模式，增加國人對優(yōu)秀絲綢文化的了解，并走進國際，提高中國文化的國際影響力。

三、協(xié)同創(chuàng)新理念下數(shù)字檔案資源整合與服務新思路

協(xié)同服務機制是跨界合作的延伸。在跨界合作模式影響下，數(shù)字檔案資源整合與服務的協(xié)同機制應該被看成檔案跨學科協(xié)同創(chuàng)新，多角度實踐協(xié)同創(chuàng)新的有機整體[11]。通過協(xié)同創(chuàng)新建立優(yōu)勢互補、互利共贏的檔案工作機制，需要充分發(fā)揮檔案工作合力，其中管理協(xié)調(diào)、組織協(xié)同和技術(shù)支持不可或缺。

1.加強頂層設(shè)計，強化主體認知

頂層設(shè)計是指從系統(tǒng)論出發(fā)，以全局的觀念和方法，圍繞做好資源整合與服務的目標，針對需求進行總體而全面的設(shè)計。對數(shù)字檔案資源的整合與服務的頂層設(shè)計一直是薄弱環(huán)節(jié)，各部門之間呈現(xiàn)結(jié)構(gòu)分散、溝通協(xié)作不足的問題。加強頂層設(shè)計可以多維度、多視角、多層次地做好數(shù)字檔案資源的協(xié)同管理。

首先需要制定合理性戰(zhàn)略計劃，從國家角度，要符合國家數(shù)字資源整合與服務的整體規(guī)劃;從檔案行業(yè)角度，要從數(shù)字檔案館和合作部門的利益出發(fā)，制定合規(guī)、合理的具體實施方案。其次需要注重協(xié)調(diào)合作，多部門的合作，因機構(gòu)性質(zhì)、行政隸屬存在差異，往往合作難度較大，若想深化合作層次，加大合作力度，必須尋求政府的幫助，通過選派檔案部門的專業(yè)技術(shù)骨干及合作機構(gòu)的優(yōu)秀工作人員，設(shè)立跨機構(gòu)綜合管理委員會，探索多種管理模式。最后需要強化檔案館的主體認知，這關(guān)系檔案資源整合與服務工作質(zhì)量的好壞，強化主體認知即要求檔案館化被動為主動，堅持“用戶至上”的原則，優(yōu)化人才隊伍、完善技能培訓、引進先進管理經(jīng)驗，樹立檔案人的中心地位。

2.平衡利益機制，促進資源共建共享

數(shù)字檔案資源的整合是一個龐大的整體，有不同的節(jié)點，如何協(xié)調(diào)各個節(jié)點的資源進行合理配置，實現(xiàn)最終的合作共贏，其中關(guān)鍵點在于如何協(xié)調(diào)各節(jié)點的利益關(guān)系，避免合作中的利益沖突。一是要制定合理的合作方案，針對不同的利益需求，檔案部門要以合作對象的利益為基本出發(fā)點，如與圖書館、博物館等文化機構(gòu)的合作，檔案部門要從社會效益出發(fā)，面向用戶以提高文化機構(gòu)綜合地位和服務水平為目標制定合作方案;對與商業(yè)機構(gòu)的合作，需從經(jīng)濟效益出發(fā)，以資源優(yōu)勢吸引企業(yè)，制定個性化的合作方案;對與個人的合作，檔案部門可靈活制定個性化合作方案，如提供專業(yè)的存檔環(huán)境和技術(shù)等，保障雙方共同利益。二是建立合作反饋機制，合作中建立監(jiān)督小組，形成監(jiān)督和服務反饋機制，及時了解合作進度，改進合作方案;合作結(jié)束后保持聯(lián)系，詢問合作意向，更新合作協(xié)議，確保合作的長久性。

3.健全法律法規(guī)，形成全方位監(jiān)管

協(xié)同創(chuàng)新機制下，數(shù)字檔案資源的整合與服務應基于統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范和統(tǒng)一要求，因此需要有相關(guān)文件管理的辦法和條例進行規(guī)范。一要建章立制，保證數(shù)字檔案資源整合與服務的規(guī)范運行。落實到具體工作中，既要根據(jù)國家現(xiàn)有的數(shù)字檔案/電子文件管理辦法和條例，制定協(xié)同機制下數(shù)字檔案資源整合與服務的職責體系、管理規(guī)范、考核方法等相關(guān)制度;又要形成完善的監(jiān)督管理機制，充分發(fā)揮法律效力，努力解決各種矛盾糾紛，維護整合與服務的正常秩序。二要健全法律，創(chuàng)造有效的知識產(chǎn)權(quán)機制。數(shù)字檔案資源的整合工作必須重視產(chǎn)權(quán)保護，協(xié)同機制下數(shù)字檔案資源的整合與服務會涉及到多個主體，需要健全產(chǎn)權(quán)保護，保護檔案形成者的權(quán)益，同時也便于保護公眾合法利用數(shù)字檔案的權(quán)益。

4.融合現(xiàn)代技術(shù)，增強資源適應性

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及為數(shù)據(jù)檔案資源的整合提供極大的便利性。一是可利用元數(shù)據(jù)整合技術(shù)將分散異構(gòu)資源采用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的形式，通過HTTP、URI協(xié)議等技術(shù)統(tǒng)一起來，形成資源數(shù)據(jù)庫。二是可利用一站式信息服務系統(tǒng)，搭建技術(shù)服務平臺，提供一站式檢索服務，即采用通用的元數(shù)據(jù)標準，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口，合理獲取資源;利用語義技術(shù)，構(gòu)建語義模型，用元數(shù)據(jù)統(tǒng)一著錄，構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)服務平臺;運用跨庫檢索、知識挖掘技術(shù)，完善資源建設(shè);對資源分類去重，建立多維分析數(shù)據(jù)庫，建立在異構(gòu)資源共建環(huán)境中具有高安全性的分布式數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)聯(lián)庫檢索。

5.培養(yǎng)綜合性人才，豐富人才儲備

協(xié)同創(chuàng)新機制對人才隊伍的要求不僅是要精通單一主體知識，更要熟悉合作方的需求。為解決綜合性人才缺失問題，一是聯(lián)合培養(yǎng)，定期組織交流培訓，加快跨機構(gòu)人才隊伍的建設(shè)。培訓內(nèi)容應該不僅包括專業(yè)知識的培訓，還需要對綜合知識、管理理念和服務模式等方面進行培訓。二是專業(yè)培養(yǎng)，我國檔案教育以專業(yè)知識教育為主，在培養(yǎng)人才的過程中應結(jié)合實際需要加強信息技術(shù)的培訓，全方位培養(yǎng)人才。三是技術(shù)培訓，對目前緊缺的知識進行強化培訓，如加強數(shù)字資源管理專業(yè)能力和管理技術(shù)的培訓，使檔案工作人員能切實履行職責，盡其所能發(fā)揮應有作用。

四、結(jié)語

協(xié)同創(chuàng)新理念下數(shù)字檔案資源的整合與服務是適應時代變革的必然選擇，也是對檔案工作整體進行提檔升級。檔案行業(yè)有自身的特殊性，協(xié)同合作不是紙上談兵，更需立足實踐，以用戶為中心，借助社會力量，打破界別壁壘，以開拓的視角融合技術(shù)創(chuàng)新，協(xié)調(diào)管理制度，促進組織協(xié)同，充分發(fā)揮檔案資源的深厚價值，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案服務。

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作者單位：天津醫(yī)科大學第二醫(yī)院 武警指揮學院