新媒體時代圖書館業務檔案現狀分析

吳添意

當前，隨著新媒體時代的不斷發展，在圖書館每年的檔案整理工作中也漸漸開始出現一些新矛盾，作為圖書館檔案工作者，不斷感受到昔日的圖書館檔案要求已無法滿足當前的圖書館檔案整理工作。在此以上海市虹口區圖書館業務檔案的現狀為例，試分析當前新媒體時代圖書館業務檔案的問題，通過和其他圖書館業務檔案工作的比較，提出自己對當前圖書館業務檔案工作的建議及看法，望能促進圖書館業務檔案工作進一步發展。

一、圖書館業務檔案的主要類型

以虹口區圖書館為例，圖書館檔案主要由文書檔案、榮譽檔案、基建檔案、財務檔案、設備檔案及業務檔案等組成，其中最為重要應該是文書檔案、財務檔案和業務檔案三塊。

文書檔案的對象是圖書館各項行政收發文、合同等重要文件，財務檔案的對象是圖書館財務各項支出憑證的存檔，兩者由館長辦公室同財務室兩部門各自負責，正因為涉及重大，所以部門內部基本能夠完成存檔工作，而業務檔案則涉及到幾乎全館各部門，包含了圖書館各業務部門日常工作及活動記錄，對圖書館業務工作的提升有一定意義。

一直以來，業務檔案的內容都是考核圖書館工作最為重要的材料，從中最能反映出圖書館服務讀者的工作情況，最能夠展現圖書館整體運行情況的核心材料，因而從來都是圖書館檔案工作中的重點，一般來說，圖書館的業務檔案主要由業務部門的日常工作記錄及活動記錄兩大部分組成。

二、新媒體時代業務檔案的問題

時代飛速發展，圖書館也在不斷追趕潮流，買當下最受歡迎的書，做最時髦的閱讀活動，不斷提高全民對閱讀的熱情，然而就在圖書館的業務在新媒體時代勇于挑戰不斷往前追趕之時，圖書館的檔案工作卻還處于滯后狀態，未能跟上時代。根據上面所述的圖書館業務檔案的主要內容，現根據本館的實際情況，將在業務檔案工作中遇到的問題整理如下。

1.傳統紙質存檔的不適用性日益明顯

隨著當前新媒體時代的來臨，做好媒體宣傳也已經成為了圖書館工作的頭等要事，而媒體宣傳的特點就是重視影像，追求圖文并茂，有聲有色，因而為了做好前期后期的各項閱讀活動宣傳工作，每一場閱讀活動都會留存大量的活動照片、視頻等資料。

盡管在檔案工作中也有聲像檔案的存在，但不論是在檔案工作的培訓還是實際操作中，這一套流程都幾乎只針對照片，錄音和影像儲存的錄像帶、光盤幾乎都已經瀕臨淘汰，更何況照片龐大的數量早已不能和之前相提并論，即便只是存照片，按照聲像檔案的要求一張張印出來也要耗費大量財力，很顯然，傳統紙質存檔的那一套存檔模式已經不再適用當前的檔案工作。

2.當前存檔形式無法完整收集多渠道的讀者意見

在過去，讀者向圖書館的公共服務提出意見建議，往往會填寫書面的讀者意見表，以便圖書館方面能盡快改進，因而長久以來讀者意見表一直都是業務部門存檔中的重要材料之一，然而，隨著當下接受讀者意見的渠道日益增多，書面且單一的意見表早已不具有往日不可替代的地位。

為了推進公共服務質量不斷提升，當下市民與公共服務之間溝通的渠道日益增多，除了圖書館本身設置在館內的每個服務臺的意見表之外，還有增設的意見箱、館長接待日等溝通渠道，同時上海市的市民熱線12345在這兩年內也不斷發展完善，逐步對各單位的回復效率、回復滿意率都做出了嚴格要求，而圖書館官方的微信、微博也都隨時接受讀者的留言，可以說，當前讀者同圖書館之間的交流溝通變得極為便利順暢，渠道更為多元。

考慮到讀者的意見建議一直都是公共圖書館公共服務發展中不可或缺的部分，作為圖書館方，自然是想盡可能將這些收入業務檔案之中。

只是如今渠道多元的溝通渠道，在使圖書館能多方面傾聽讀者建議之時，也增加了對讀者反饋情況的存檔難度，只是單純將來自各渠道的讀者建議保存下來，只是一堆凌亂的材料，不便于日后查閱，只會讓這寶貴的讀者數據變成閑置的廢品，急需一種更為系統有效的存檔模式來活用這些讀者建議。

3.采購等相關政策要求日益加劇檔案整理難度

圖書館的圖書采購工作一直都是圖書館正常運轉最不可或缺的一環，當前，圖書館一方面承受著藏書量、每年新購圖書量這些圖書館評價的硬性指標要求而不斷增加新書，保持著圖書的上新頻率，另一方面，圖書館又面臨上級對采購工作的嚴格審核，每一個環節都要求有所記錄，因而采編的新書購書明細等各項材料早已超出之前檔案整理的范圍，不斷增多，每年都是整整一箱新書采購材料。

同樣的，由于上海市要求全市高中初中生參加志愿活動，使得圖書館迎來大量學生志愿者，志愿者涉及不同時段不同時間不同工作，因而一年的志愿者簽到表數量都極為可觀。和采編一樣，這些材料對于檔案工作來說有點雞肋，其內容并非重要到需要存檔，但里面也不乏一些值得閱覽保存的信息，以目前的檔案分類，顯然找不到一個合適的位置來對它們進行處理。

其實除了業務檔案外，同樣面臨這樣問題的還有財務、文書檔案，政策的細化使得各環節的運作都不同以往，造成了整理的困難。在當前對圖書館檔案整理沒有對此有明確細則的情況下，這些有著一定價值的材料既不能丟棄處理，而歸檔又不滿足檔案的要求，急需一個處理解決該問題的方法。

4.非常規物品日益增加

隨著閱讀活動日益多樣，在閱讀活動中產生各類讀者制作的活動成果，早已不僅限于讀后感，很多有條件的讀者還會贈送一些字畫章刻等來表達對該閱讀活動的喜愛。同時，圖書館也在積極為閱讀活動進行文創產品的創新研發，使得館內各項非常規物品日益增加，提高了存檔難度。

要對所有這些非常規物品進行存檔顯然是困難的，但這些物品都的的確確是來自閱讀活動之中，具有一定的存檔價值，但它們不是榮譽獎牌，就不能單純使用榮譽獎牌的存檔方式來存儲。目前，本館將它們收入箱子內進行標記存檔，可這并非長久之計，仍需從長計議。

三、同其他圖書館業務檔案情況的比較