淺談信息時代背景下檔案管理的創新發展

客付安

古往今來，在數千年的人類文明世界里，人類社會積累了許許多多寶貴的文獻、遺址、文物等資料，這些不僅是需要我們去保留的人類社會的傳承以及珍貴的歷史文物資源，同時它們也是人類社會文明及發展的最好見證和記憶。社會的發展進步與檔案十分緊密的聯系，這也進一步佐證了檔案管理工作的重要性，因此建立一套科學、完善的檔案管理模式才能真正的為地方社會經濟的持續、高速發展提供科學的、完整的、合理的數據支持以及歷史佐證。

一、信息及大數據時代背景下檔案管理所面臨的突出問題

伴隨著我國社會邁入大數據時代，多種多樣的先進信息設備、互聯網設備不斷與人們的日常生產和生活相結合，這極大的推動了我國整體經濟的高速發展。大名縣檔案館從2002年開始開展對全體人員的計算機操作培訓，同年開始編輯資料輸入計算機。2015年，啟動檔案資料目錄數據庫建設，重要檔案目錄全部錄入并全文掛接，實現計算機檢索查詢服務，掃描婚姻檔案324339件，民國三十七年土地房產存根76044件，三十年土地承包合同52375件和部分招工合同書，并實現與目錄掛接。機讀目錄數據庫達到62萬余條，全文掃描209余萬幅，印章檔案82盒共計972枚，印模掃描后，全部導入檔案管理軟件進行數字化管理，15萬卷土地確權檔案已全部數字化。實現了電子查詢打印，查全率、查準率、利用率明顯提高，極大的方便了人民群眾。

通過分析發現，這些龐大的數據覆蓋面非常廣泛，總體上講涵蓋了各種類型的關鍵信息及有效信息。這些龐大的數據為人們查詢和應用提供便捷的同時，也增加了我們對這些龐大數據檔案進行科學有效管理的工作難度。要想實現對這些廣泛的數據檔案進行科學而有效管理，首先必須進一步加大精力、資金及先進技術的投入。盡管近年來所采用的數據檔案管理方法和技巧歷經多次創新和變革取得了較大幅度的提升，但就當前的實際檔案管理工作而言，仍然不得不面對許許多多迫在眉睫的問題。

1.專業型人才匱乏，人才梯隊建設滯后，缺乏人才儲備

由于資金不足、人才匱乏以及長久以來根深蒂固的傳統觀念的直接影響，大名縣當前所采用的數據檔案管理模式較發達地區而言相對落后，無法滿足信息時代的基本要求。檔案管理人員整體的專業水平較低，數據整理工作也缺乏科學、合理的標準或方法，這就導致我們所保留的檔案信息或多或少的存在不全面、不準確等現象。因此，檔案管理部門必須具備大檔案格局，不斷的培養和引進各種專業型的人才，建立人才培養、人才儲備機制，并及時的開展必要的檔案管理培訓工作。同時要轉變檔案管理工作人員思想、提高重視檔案管理意識，不斷提高檔案信息整體質量。除此之外，在針對檔案數據的管理過程中務必要建立完善的防護系統，才能真正有效的避免相關檔案數據信息遭受互聯網風險的威脅，進一步確保檔案數據的真實和完整性。

2.缺乏統一檔案管理體系，未建立完善檔案備份管理模式

從目前的情況來看，大名縣檔案管理雖然建立了自己的相對獨立的檔案管理部門，在其管理的檔案資料中也相對完善的記載著本縣域的各種數據信息，這些信息更多的涵蓋了區域檔案數據資料，具有局限性和不完整性，長此以往不利于整體檔案管理的持續發展。同時基于這種特殊的情況，容易出現檔案信息重大遺漏或虛假的情況，整個檔案管理過程缺乏必要的監督和管理。為進一步提高檔案管理水平和質量，我們須建立一套科學體系有機的將各區域相對獨立的數據檔案整合起來形成體系，最終形成完整統一的檔案管理體系，便于對各個檔案管理機構進行統一科學的管理，并建立機制對檔案信息進行定期、定時備份，確保檔案信息的真實、完整及抗風險性。

3.缺乏專業檔案管理安全系統，檔案信息安全亟待提高

對目前的檔案管理工作而言，其安全系統性能較差，在數據檔案管理過程中存在著巨大的安全隱患，阻礙著檔案管理部門正常發展。在對數據進行采集以及存儲過程中，管理人員應對每一份數據資料進行核實，確保其質量可靠的前提下，才能開展后續儲存工作。在對數據進行儲存時，工作人員應做好相應的安全防護系統，避免后期遭到病毒、黑客的侵襲。利用現代科技手段，增加多種防盜系統，對檔案資料及時備份，防止后期系統崩潰，造成數據丟失。

二、信息時代大環境下實現檔案管理的創新策略

在信息時代的背景下，各種各樣的數據信息逐步邁向多元化發展，這些變化都給檔案管理工作提出了新要求。為有效保障整體檔案管理工作正常運行，必須加強對各個檔案管理部門的日常監督，摒棄傳統落后的檔案管理模式，有效的改變檔案管理人員業務水平低下的問題，科學的采用現代化手段推動檔案管理效率的日益提高。

1.建立一套持續提高檔案管理從業人員專業技能及素養的人才培養模式

要想更好的適應當代社會的發展，檔案管理部門應加強對管理人員的專業技能培訓，不斷提高自身管理水平，打造出一個綜合素質水平較強的檔案管理團隊，有利于提高檔案管理工作效率。檔案管理人員應緊跟大數據時代的步伐，提高自身對數據的整合以及分析能力，將數據進行合理保存。另外，檔案管理部門需制定完善的招聘體系，不斷引進先進的數據處理人才，為檔案管理部門增加更多新鮮的血液，定期組織管理人員進行技能訓練，明確工作人員的職責權限，做到分工明確、責任到人，形成一個有秩序、有組織的檔案管理團隊，有利于檔案管理部門健康發展。

2.建立與擁有先進的大數據技術機構或企業深度合作模式

雖具有強大的數據管理系統，但缺乏對數據的分析與利用，導致一些數據被長期儲存，無法發揮其真正的價值。相對于一些擁有大數據技術的機構而言，其可將數據信息進行分析，并將其融入在技術設備當中，不斷實現機械自動一體化發展，為信息技術發展提供強有力的數據保障。因此，數據檔案管理部門應加大與大數據技術機構的合作力度，實現數據的真正價值。

3.建設并完善信息時代背景下檔案管理的監督和管理模式

為確保檔案信息的質量，檔案管理部門需加大監督力度，不斷完善相應的檔案管理模式與體系，為檔案信息安全提供強有力的制度保障。提高工作人員對檔案信息的重視，做好日常的維護以及管理工作，針對一些工作態度懶散的員工，采取一定措施進行懲罰，并對一些具有較高的職業素養的人員，給予一定的物質獎勵，激起員工的工作積極性，促進檔案管理工作的向好發展。檔案管理部門還可加強與安全技術機構之間的合作，將各部門數據信息融合在檔案管理機構中，實現統一管理，有利于提高檔案管理工作質量。

總之，在大數據信息時代下，我們應不斷創新完善檔案管理體系，加強對日常檔案管理人員的工作技能培訓，引進高素質高水平的數據管理人才，促進與有技術懂服務的大數據技術企業或者機構之間的深入合作，讓檔案數據逐步發揮出真正的價值，促進經濟社會的快速發展。檔案管理部門需不斷健全管理體系，加強對工作人員的監督，提高檔案管理工作效率，為各行各業對數據資源的合理利用提供便利，打造更多的數據信息平臺。