淺談檔案對志書編纂的影響

賈奎文

盛世修志是中華民族的優良文化傳統，近些年來，地方志書編纂成為各地的一項不可或缺的工作。筆者參閱多地編寫的志書，內容詳略不一，同一內容有的志書記述詳細，而有的記述簡略一帶而過，筆者認為，檔案對志書編纂的內容詳略與否起著絕對作用，檔案資源豐富與否直接制約志書的質量。以下是筆者一些粗淺的看法，同大家商榷。

一、檔案與志書的關系

志書以豐富、詳實、全面、準確的資料記載，系統地記述一個地區或部門的歷史和現狀，貫通古今、縱不斷線，門類齊全、橫不缺項。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案資料與志書編纂相輔相成，檔案資料是志書編纂的基礎和依據，志書編纂是對檔案資料的全面、綜合利用，又是檔案工作的資料庫。志書的內容豐富，匯集了大量的檔案資料，所以它也是各級檔案部門保存的主要資料。

二、檔案資源對志書編纂的影響

1.檔案資料缺失的影響

有的地方某些單位由于領導對檔案工作不重視，檔案管理人員更換頻繁，工作不積極認真、不熟悉業務工作，收集檔案材料不及時，反映主要職能的檔案材料分散在職能科室人員手中，僅收集綜合部門的一點材料，檔案行政管理部門多次提出整改仍不改正，機構變革和科室人員變動，文件材料散失不知去向，造成本單位的檔案資料缺失。檔案資料的缺失嚴重影響到多年后志書的編纂，無依據可查，無資料可編，甚至出現斷線。志書編纂內容的記述簡略一帶而過，多數由于此。

2.大事記不完整的影響

大事記是按照時間順序簡要記述一定歷史時期一定范圍內發生的重大事件、重要活動和重要事實的一種檔案參考資料，系統扼要地記錄已發生的歷史事件，揭示重要事件的發生、發展過程以及事件之間的關系。大事記是隨事件的發生隨時記錄，有些單位日常工作中沒有大事記錄的習慣，年終需要匯編整理年度大事記時，翻找本單位的簡報、信息或憑記憶編寫大事記，致使大事記錄不全面、不完整。大事記不僅是志書內容的一部分，還對檔案起到補充的作用，有些情況檔案反映不出來，如上級領導來本單位考察，檔案只有領導講話、本單位的安排、匯報等，至于上級領導在本單位的工作情況則不能完全反映出來，可以通過大事記來補充記述，在檔案資料缺失的情況下，如有完整的大事記，可為地方編史、修志提供可靠材料依據，可保證歷史事件的連續性和準確性。

3.檔案數據不統一的影響

一個單位同一年度內，有工作總結、統計年報、領導班子及成員的述職報告等。同一年內的所有數據應該是統一的，但有的單位卻是總結、報表、述職數據各式各樣。多年后給志書編纂人員造成困惑，不知哪個數據是真實的，以哪個為準。

三、檔案工作應采取的措施

鑒于檔案對志書編纂的影響，筆者認為應采取以下措施：

1.加強檔案資料的收集力度

檔案行政管理部門應借勢部門歸屬黨委領導，加大監督指導力度，提高各部門領導對檔案工作的重視程度，加強檔案資料的收集力度，做到應歸盡歸，保證反映本單位主要職能工作的文件材料齊全完整。

2.加強大事記錄

編寫大事記是一項嚴肅細致、又持續性長的工作。各單位應當建立大事記錄制度，確定業務科室專人記錄，定期向本單位綜合檔案部門匯總，逐月（或季）整理出上一個月份（或季度）的大事，年終系統整理成本年度大事記，并歸檔保存。

3.編寫年鑒

年鑒是全面、系統、準確地記述上年度事物運動、發展狀況，系統匯輯一年內的重要時事、文獻和統計資料，按年度連續出版的資料性工具書。有了年鑒，志書在編纂時可以將多年的年鑒按照體例格式很容易編纂在一起。各地已經意識到這點，開始年鑒的編纂工作。

作者單位：衡水市桃城區檔案館