電力企業文檔信息化管理模式優化研究

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新時代國家電網公司文檔資源管理發展面臨新要求。從外部形勢看，近三年國家相繼頒布系列文檔資源管理政策法規，包括《中華人民共和國檔案法》（2020年修正）[1]、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2018年修正）[2]，《中華人民共和國數據安全法（草案）》（2020年）[3]，為文檔資源管理營造了良好的社會氛圍與治理環境。從內部環境看，國家電網公司提出了建設具有中國特色國際領先的能源互聯網企業的新戰略目標，其“互聯網+”智慧能源發展的新業態為文檔高標準、高質量、高效率管理利用提出更高要求。從技術發展看，隨著“大云物移智鏈”等技術的快速發展，“智能+”成為賦能傳統文檔管理的新動能，為文檔的安全管理和高效利用開啟全新方式。在此背景下，國家電網公司將構建符合中國國情和適應企業現實需要與未來發展的文檔信息化管理模式作為重要任務，致力于探索新時代文檔資源管理的新方法、新路徑，以期更好地服務于建設具有中國特色國際領先的能源互聯網企業這一戰略目標。

一、國網山東省電力公司文檔資源管理現狀

2020年7月20日至10月27日，國網山東省電力公司采用問卷調查、網絡調查、實地走訪等形式，圍繞組織體系架構、文檔制度建設、公文辦理流程、資源利用效率、智能化應用五個維度，對省公司本部、市縣公司、支撐單位的文檔資源管理現狀開展了調研，現狀如下：

（一）組織體系架構

國網山東省電力公司采用了省市縣一貫到底的文檔業務管理模式，各層級均以文件形式明確了文檔工作分管領導、各部門的職責分工，強化了權責體系劃分，保障了文檔工作歸口管理。在組織架構方面，省公司設置了文檔處和檔案館，分別負責公司文檔業務歸口管理和檔案管理，其隸屬的22個職能部門在綜合處均設置了專兼職文書管理崗位；山東省18家地市公司、98家縣公司、18個支撐和綜合單位在辦公室也分別設置了文書、檔案管理崗，負責本單位文檔資源管理工作。在人員配置方面，國網山東省電力公司公文從業人員專職崗位比例為30.6%，其余均為兼職崗。在晉升制度和績效考評方面，各級文檔資源管理崗位遵從“三集五大”要求進行設置，省公司崗級為15級，市公司為10級，縣公司為9級。綜合來看，全省10級以下公文管理人員占比為87.2%，整體崗級較低。

（二）文檔制度建設

結合國家要求與公司文檔工作實際，國家電網公司不斷完善文檔管理制度體系建設，現有公文與檔案管理相關制度共8項，其中通用制度4項，非通用制度4項，整體形成了較為全面的制度體系（詳見表1）。

表1 國家電網公司現行文檔制度列表

（三）公文辦理流程

國網山東省電力公司的公文辦理流程分為收文辦理、發文辦理、簽報辦理、印章管理與檔案管理。其中，收文辦理類型分為辦件和閱件，渠道包括電子公文和紙質散件兩類，流程包括登記、分辦、擬辦、審核等。發文辦理類型包括黨委發文、黨委函、公司發文等36個文件類型；發文流程以線上發文為主，包括起草、審核、會簽、核稿等。簽報辦理類型包括呈批類與呈報類兩類，渠道分為“公司簽報”和“部門簽報”。印章管理類型分為公司章、黨組章，含實體印章和電子印章，管理流程主要包括線下的印章審批與線上用印系統審批。檔案管理的范圍包括來自線上與線下的文書檔案、項目檔案、科技檔案、財務檔案，其中，電子公文已基本實現全流程線上處理，紙質檔案也在數字化進程之中。

（四）文檔資源利用

為支持文檔資源的利用，實現“以文輔政”，目前國網山東省電力公司已建成能夠滿足30年存儲需求的線下庫房和滿足線上利用需求的檔案系統平臺，為各單位提供了線上檢索與線下查詢的多樣化利用方式。據統計，國網山東省電力公司紙質文書檔案年均使用頻次達到9000余次，線上公文檔案年均訪問量達65萬人次，年均線上文書歸檔文件74349件，年均線下文書歸檔24191件，實現收文的“應歸盡歸”已在預期之中。

（五）系統智能化應用

國網山東省電力公司的系統智能化應用分為協同辦公系統與數字檔案館系統。協同辦公系統的應用范圍覆蓋公司本部及所有二、三級單位，用戶注冊數量33764人，日均在線數約3800人，日均訪問量達18000次。系統功能具備“收—發—簽”等公文流轉的基本功能模塊，實現了公文自動化辦理。數字檔案館系統與協同辦公系統通過API接口完成系統對接，實現了文書檔案、工程檔案、實物檔案等資源的規范化管理，提高了公文流轉與檔案管理的效率。目前，國網山東省電力公司注冊用戶5萬余人，日訪問量2000余次，電子檔案條目約0.5億條，電子文件存儲量約3.5TB。

二、國網山東省電力公司文檔資源管理現存問題

通過調研可知，國網山東省電力公司的文檔資源管理工作基本形成了較為系統的工作流程與業務體系，但與新技術形勢下國網文檔資源價值挖掘與共享利用的要求仍有一定差距，在組織體系架構、文檔制度建設、公文辦理流程、文檔資源利用與系統智能化應用五個方面還存在較大的提升空間。

（一）組織體系架構

組織體系架構是文檔資源管理的保障要素。調研發現，國網山東省電力公司的組織體系架構存在如下問題：一方面，組織協同管理能力有待提升，省、市、縣的文檔部門以及機構內各部門的文檔資源管理工作由于缺乏定期聯系和交流的常態化管理機制，文檔業務組織體系顯得龐雜、松散，缺乏統籌管理。另一方面，文檔資源管理人員配置不甚合理，國網山東省電力公司文檔管理工作“兼職”人員占比較多，“一人兼多崗”現象普遍存在，工作人員疲于應對各類常規性的日常工作，對文檔管理工作也就難以投入足夠的關注和重視。同時，文檔資源管理人員晉升難度大且崗級較低，間接導致了文檔資源管理人員崗位調整頻繁，缺乏學習信息技能的動力等。

（二）文檔制度建設

目前，國家電網公司已經形成了較為清晰的文檔管理制度體系，但是在制度層級、制度體系建設、制度內容更新等方面仍有待優化。首先，整體制度層級不夠精細，未能根據業務工作實際需要和國家法律法規的變化進行調整。受實際工作內容、工作人員理解方式，以及突發事件等不確定因素的影響，文檔工作中可能遇到在當前制度體系內沒有明確指導解決方法的問題。其次，文檔資源管理制度體系層級規劃設置與內容不盡合理，亟需對文檔管理制度體系進行補充與完善。如非通用制度層級中缺乏《檔案管理安全管理應急預案》等具體規定，各單位補充制度也有待匯總與提煉。最后，文檔資源管理制度內容有待更新和補充。近五年來，國家電網公司檔案與公文制度修訂數量大體持平，檔案制度修訂更新較及時，而公文制度修訂則相對滯后，《國家電網公司簽報管理辦法》等2005年以前制定的公文制度沿用至今，亟待修訂。

（三）公文辦理流程

國網山東省電力公司省、市、縣層面的公文辦理流程基本一致，其存在的問題也具有共通性。在收文方面，收文辦理時間較長、收文渠道過多、收文辦結歸檔不規范等問題較為突出。在發文方面，發文“減負”落實不到位、行文規則不完善、發文流程較為復雜、緊急發文辦理手段單一、合規審核環節缺失等問題較為突出，降低了辦文效率。在簽報方面，線上簽報管理的規范化程度不足，省公司已完全實現簽報的線上管理，而市縣公司由于缺乏有效監管和考核約束，普遍采用線下管理方式，導致基層簽報管理效率較低。在印章管理方面，大多數市縣公司用印申請及審批仍然通過線下方式進行，審批簽字環節較為繁瑣，印章管理效率不高，甚至需多次往返簽字才能用印，為基層業務辦理增加了難度。最后，在檔案管理方面，實踐中出現的公文歸檔不及時、歸檔模式效率低、重復歸檔現象嚴重等問題，制約了公司檔案資源的科學管理與高效利用。

（四）文檔資源利用

在文檔資源利用方面，國網山東省電力公司線上線下相結合的利用方式收效良好，但其利用觀念、利用渠道、利用方式仍有待改進。在資源利用觀念方面，文檔工作人員未充分意識到文檔資源價值，致使開發利用工作相對滯后，文檔資源價釋放受阻。在資源檢索渠道和利用方式方面，當前的協同辦公系統和數字檔案館系統僅有題名、關鍵詞等檢索字段，缺乏全文檢索功能；歷史檔案數據與電子檔案數據未實現集成與銜接，難以實現文檔資源的深度挖掘以及可視化、智能化等深度利用。在資源共享渠道方面，協同辦公系統與數字檔案館系統均無法實現跨層級、跨部門文檔資源獲取，文檔資源共享范圍有限。在文檔資源處置方面，國家電網公司未明確辦畢電子公文的流向與歸屬問題，使得電子公文同時存在于不同系統中，導致系統中“灰色數據”堆積，為文件檢測、統計帶來了困難。

（五）系統智能化應用

國網山東省電力公司通過建設協同辦公系統與數字檔案館系統，實現了公文流轉、歸檔的一體化線上管理，但系統的智能化程度尚顯不足。在模塊建設方面，目前電網公司協同辦公系統主要側重公文辦理與文檔一體化的銜接，缺乏公文數據的統計利用、數據展示等功能。在智能化功能設置方面，雖然數字檔案館系統具備在線歸檔、整理、編目、鑒定、銷毀等基本功能[4]，但還未實現對公文內容的清單生成、統計、匯編，亦無法滿足文檔資源管理人員對各模塊數據組合整理、構建文件資料庫及個性化檢索的需求。在技術應用方面，目前尚未引進人工智能等先進技術，未能實現線上公文核稿、線下會議紀要及領導講話稿校驗服務等功能。

三、文檔管理模式優化與推進策略

為解決國家電網公司文檔資源管理實踐中的問題與困境，應當優化文檔工作管理模式，以提升文檔管理效率，釋放文檔資源價值紅利，服務企業的可持續發展。因此，本文在國家信息化建設與數字中國建設的背景下，以建設“具有中國特色國際領先的能源互聯網企業”戰略目標為指引，結合大數據技術的應用，構建并完善了文檔信息化管理模式（詳見圖1），包括完善制度建設、加快平臺建設、強化資源建設、打造核心團隊四個方面，力圖實現文檔管理體制完善化、管理流程智能化、利用共享便捷化、管理團隊專業化。

圖1 文檔信息化管理模式

（一）推動制度完善，夯實基礎保障

文檔管理制度是企業文檔管理共同遵守的行為規則[5]。首先，根據國家電網公司業務發展和文檔管理的現實需求，可在遵循國家政策法規、檔案行業標準的基礎上建立從宏觀到微觀、層層遞進的文檔管理制度體系，即在通用指導制度、非通用自主制度、補充制度的基礎上通過增加制度執行手冊與典型案例解決方案推動制度的貫徹落地（詳見圖2）。首先，通用指導制度應堅持“宜粗不宜細、宜少不宜多”的原則進行制定，充分發揮國家電網公司對各單位制度執行與建設的宏觀指導作用，主要涵蓋公文管理、電子公文管理、簽報管理以及檔案管理四項主體內容。其次，非通用制度是通用制度的補充，如《國家電網有限公司機要文件管理辦法》等；各單位還應根據通用制度與非通用制度，結合工作實際自行制定補充制度。最后，制度執行手冊是對各項通用制度的細化指導，為制度落實提供了詳盡、有力的參考；典型案例解決方案則聚焦于各單位和各職能部門在文檔管理中存在共性問題和個性問題，強調針對性方案與精細化管理。

圖2 國家電網公司文檔管理制度體系

（二）加快平臺建設，提供智能工具

可靠的文檔管理平臺是提高企業文檔管理水平、有效貫徹落實企業戰略目標的重要手段。因此，需要重新分析業務邏輯、關聯信息和規則，以核心辦文流程與檔案核心管理流程為依據，設計、優化、完善國網文檔信息化管理平臺。首先，可以增加辦文智能引導與智能關聯模塊。辦文智能引導需實現各類公文智能模板下載與推送、公文智能擬稿；文件智能關聯需具備文件自動關聯、條鏈式檢索、標簽分類關聯展示等功能[6]。其次，建議配置摘要自動生成與智能核稿模塊。自動生成摘要需具備摘要提取功能；公文智能核稿需實現公文智能審核、全流程智能校驗等功能。再次，可以添加收文輔助擬辦與自動核對模塊。收文輔助擬辦需實現收文批示領導輔助擬辦、收文辦理部門輔助分辦；公文自動核對需實現收文清單核對、歸檔清單核對等功能。然后，建立增加公文督辦機制與個性推送模塊。文件督辦機制需實現領導批示意見跟蹤、收文辦理結果反饋等功能；個性推送模塊主要基于對用戶行為的分析，實現個性化的文檔資源服務，并根據不同主體的工作需求，搭建智能服務場景應用。

（三）強化資源建設，促進利用共享

為解決國家電網公司文檔管理跨層級互通機制不暢、文檔資源利用水平較低的困境，需強化文檔資源建設，建立起以文檔管理人員及文檔資源利用人員為核心，以文檔資源清單為指引，以文檔資源組織、匯聚為方法，以文檔資源利用服務為重要成果的文檔資源共享利用機制[7]（見圖3）。

圖3 國家電網公司文檔資源共享利用機制

文檔資源共享利用機制建設的具體步驟如下：第一步，構建參與主體網絡，打破信息壁壘。具體應從縱橫兩個方向展開參與主體網絡構建，縱向層級主體主要包括國家電網公司、省公司、市公司等，橫向層級主體主要包括各級電網公司職能部門如辦公室、研究室、發展規劃部等，同時建立起各主體間的協同機制、溝通機制與共享機制。第二步，建立文檔資源清單，明確多方需求。需對文檔資源進行處理并根據內容和形式添加標簽，實現文檔資源分類，同時根據業務工作需要，制定文檔資源需求清單、責任清單和負面清單。第三步，組織、匯聚文檔資源，奠定利用基礎。通過人員、部門、事由、地點等要素的抽取與組織，為文檔資源利用提供多維檢索渠道與多元分析視角。最后一步，釋放資源紅利，實現智慧應用。挖掘文檔資源的深層利用，形成多元統計報告、年鑒、大事記等多樣化的利用成果；同時，將文檔資源與法律法規、標準規范、典型案例等精準關聯，支撐文檔管理工作向智能化發展。

（四）打造核心團隊，助力企業發展

核心團隊是文檔管理的重要助力，應打造一支懂文檔、懂管理、懂業務的復合型文檔管理人才隊伍。首先，需培養專業技能，明確晉升路徑。具體而言，應加強對文檔管理人員信息化管理能力培養，通過優化文檔管理人員的晉升機制，將文檔管理工作納入領導人員職責體系，提升文檔管理人員參與文檔管理工作的積極性。其次，應完善考核機制，開展績效評價。具體可以采用績效評價與專業檢測相結合的考核方式、工作內容與創新舉措相結合的考核內容、工作總結與參與考核人員反饋相結合的考核機制，推動建立科學的文檔管理人員能力評測體系。最后，要建立合作機制，形成企業智庫。如通過建立國家電網公司文檔管理部門與信息技術部門的穩定合作機制，為國家電網公司內部智庫的建設提供人才支撐。

四、結語

信息化建設的推進為國家電網公司等大型企業的文檔管理工作帶來了機遇與挑戰。本文以國網山東省電力公司的文檔管理工作為切入點，深入調查其在組織體系架構、文檔制度建設、公文辦理流程、資源利用效率與智能化應用方面的現狀與問題，進一步優化了大型企業文檔信息化管理模式。該模式通過完善制度建設、加快平臺建設、強化資源建設與打造核心團隊促進文檔管理工作向規范化、智慧化、科學化與共享化發展，倡導打通國家電網各級公司與各職能部門之間的文檔資源層級壁壘，深入挖掘文書內容與元數據字段中有價值的信息，充分釋放文檔資源的價值紅利，全面借助大數據、云計算等智能技術將企業文檔管理部門打造為以文輔政的重要智庫，以推進文檔管理工作在大數據時代的全面轉型升級，推動電力企業的長遠發展與戰略目標實現。