社會保險檔案管理工作加強的對策建議

[摘 要]現階段，社會保險檔案管理存在管理手段落后、相關人員不重視等問題。要想提升社會保險檔案管理工作效率，就需要提高相關人員檔案管理意識，實現檔案管理的規范化和制度化，充分利用科技手段進行簡化管理流程，加強對社保檔案管理人員的職業培訓工作，推進社會保險檔案管理工作運行。

[關鍵詞]社會保險;檔案管理;管理手段落后

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.36.031

社會保險檔案管理工作的意義不僅是管理工作本身，其意義更體現在每一名參保者的個人合法權益，關系到和諧社會建設與國家社會保障體系的構建。社會保險檔案如果能夠有更完善的應用方式，就可以發揮更大價值，使參保人的權益得到更妥善的保護。但長期以來，我國社會保險檔案管理工作都不夠規范，相關人員對此的重視程度也遠遠不夠，導致社會保險檔案的價值未得到充分體現。

1 新形勢對社會保險檔案管理工作的新要求

1.1 是對社會保險改革的有效推動

過去我國對于社會保險檔案資料的應用很簡單，主要是因為檔案管理工作不夠完善，這也是我國社會保險工作一直沒有取得重大進步的一個重要原因。譬如，如果參保人保險記錄中的某份信息被損壞或是丟失就很難找回，保險工作就無法進展到下一個環節。基于這一點，社會保險檔案管理工作的要求是非常嚴格的。傳統意義上的社會保險檔案管理指的主要是紙質檔案，不涉及信息技術的應用，而在當前信息時代，社會保險檔案也應當實現信息化管理。

1.2 對規范社會保險工作有重要作用

社會保險的信息內容非常多，管理難度也很大，如果管理中出現疏漏，就會使得數據資料不完整，很有可能對社會保險工作造成不利。而且社會工作人員的崗位往往并不穩定，就更容易發生管理混亂問題。

1.3 有助于提升社會保險部門的工作效率

通過規范社會保險檔案管理，可以全面提升社會保險工作質效。例如在改進檔案管理時，就有可能發現社會保險工作中的問題，解決好這些問題，就是對社會保險工作整體的完善。且檔案管理效率提升，必然也會使得社會保險部門工作效率得以提升。

2 社會保險檔案管理的問題

2.1 社會保險檔案管理方式比較混亂

社會保險檔案管理工作的難點，在于社會保險類型多樣，且內容繁雜。因為不同類型的社會保險歸屬于不同的部門，這樣在進行管理時就容易發生混亂，檔案數據資料獲取途徑不一，各部門信息傳遞也存在障礙，一旦出現問題，受到影響的還是參保人。還有就是各個部門的管理標準也有差異，出現問題之后，可能會發生責任推諉，很難找到準確的責任人。

2.2 社會保險檔案管理標準缺乏一致性

對社會保險管理工作，我國目前都是各地方執行各地方的規定，沒有一致性的標準，而由于各地方規定不同，因此在進行管理時難度也比較大。例如，投保人究竟需要提供哪些資料，每個地方列出的清單都不一樣，這就不利于對社會保險檔案的集中統一管理，導致管理單位工作量增加，而且工作質量也不理想。

2.3 社會保險檔案管理手段滯后管理要求

近幾年我國社保改革一直在進行中，相關制度不斷完善，總體是進步的，但一些管理方法、 管理模式仍然比較陳舊。例如，信息技術的應用可大大縮短管理時間，簡化管理流程，但目前我國許多社保部門仍然是采用傳統的管理方法，沒有建立信息化管理系統，管理效率很低，也容易發生錯誤。

2.4 管理人員和領導對檔案管理缺乏關注

承擔社會保險檔案管理職能的一些人員，其思想深處對于檔案管理工作的認識不足，將檔案管理工作等同于單一的資料收集整理，沒有從社會保險工作層面認清這項工作的重要意義。思想上的不重視就體現在工作實際中，許多管理人員都沒有嚴格按照制度規定和管理流程對檔案資料進行收集和整理，專業能力方面也有很多不足。

3 具體措施

3.1 強化宣傳培訓，加強對檔案管理工作的認識

社會保險體系的順利構建，與社會保險檔案管理有密不可分的關系，但許多參保人對此并沒有充分的認識，而要實現對社會保險檔案的規范管理，就先要解決參保人的思想認識問題，這樣參保人才會主動配合檔案管理部門的工作要求。如果能夠爭取到參保人的支持，即便是在工作中出現了一些問題，只要及時核對，一般都能夠順利過關。還需要注意的就是，除了投保人之外，檔案管理人員的意識培養也非常重要，例如要對檔案管理工作有正確認識，以及個人檔案管理能力也要不斷提升。單位應當制定相應的激勵措施，激發檔案管理人員的工作熱情，并在物力財力方面給予積極支持，例如更換陳舊的設備、配備更多的高素質管理人員等，對檔案管理工作進行定期檢查，盡早消除問題。

要廣泛開展與檔案管理相關的宣傳教育活動，讓廣大人民群眾充分認識到檔案資料的價值，在全社會營造良好氛圍。例如應當將《檔案法》作為宣傳重點，對關系到公民切身利益的法律條文進行重點宣傳，例如如果發生刑事訴訟問題，社保電子檔案也是具有法律層面的證據效力的。在《檔案法》中明確提出，我國所有的國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民等，都負有保護檔案的義務，所有單位都不能忽視檔案管理工作。

3.2 建立健全檔案管理的規章制度

要結合社會保險檔案管理實際中的不足，制定并完善相關制度，通過制度的保障更好地整合檔案資源，并將先進的信息技術應用到社會保險檔案管理中，充分發揮檔案資料的價值。對于社會保險檔案管理人員，要開展法律教育培訓，使其從法律層面了解檔案管理的重要意義和要求，能夠按照法律規定開展好檔案管理工作。

任何一項管理工作，都需要有相關的制度、規章作為保障。進行社會保險檔案管理時，也必須通過各種制度來實現規范管理，國家的法律法規和相關的管理制度，就是確保投保人權益完整的最強保障。而且管理制度的建立健全，也有助于理順檔案管理的整個流程，從而提高管理效率。對于已提交檔案，要有明確的管理要求;對于同一參保人，要采用集中管理方法，這樣就不容易發生檔案資料丟失或是檔案資料被篡改的問題。要通過制度規定各相關部門的職能、責任，同時要求各相關部門積極協調，合力完成檔案管理工作，為社會保險工作的順利開展提供支持。

當前信息時代，社會保險檔案的價值也得到了更充分的體現，而為了提高檔案利用率，我國檔案管理相關部門應當就社會保險檔案的管理工作制定專項制度，在制度中詳細說明社會保險經辦機構應當如何開展檔案管理工作，應當在哪些方面提供扶持，還要就不同檔案資料的收集內容、范圍、歸檔標準、時間等作出要求，確保檔案資料準確、數據完整、信息反饋及時，這樣才能體現檔案信息的價值。為了確保責任落實，還要建立相應的考核制度，對社會保險檔案管理工作進行分解，確定各相關主體的具體責任，并按照制度規定進行考核。

3.3 借助先進的科技信息手段管理檔案，簡化流程

在當前科學技術迅速發展的新時代，網絡和信息技術在各個行業都得到充分應用，而信息技術在社會保險檔案管理中的應用也是非常有必要的。通過社會保險檔案的信息化管理，不僅可以提高管理時效，也可簡化管理流程，同時減少數據誤差。對于檔案管理人員來說，信息技術的應用可大大減少工作量。此外，如果能夠實現社會保險檔案的信息化管理，在搜尋相關檔案信息時就會非常方便，只需要輸入相關關鍵字就可以。之前的檔案都是紙質檔案，保存難度較大，而且查找也很不方便，而信息技術的應用，就有效解決了這些問題，將紙質檔案轉化為電子檔案，只需要保存好電子載體即可，占用地方少，成本低，也無損于檔案資料的完整，而且調取方便。不過需要注意的是，如果采用信息化管理方式，需要在信息安全防護上制定相關措施，避免病毒侵犯和黑客入侵等問題，要定期對電子檔案和信息管理系統進行檢查，排查風險，保證信息數據庫的完整性、安全性和穩定性。

3.4 提升檔案管理人員的綜合業務能力

檔案人員的個人工作能力，直接關系著社會保險檔案管理工作質量，目前對于我國社會保險檔案管理人員的重點要求是要強化業務培訓，除了檔案管理專業能力方面的培訓外，還要重點進行信息管理培訓，使檔案管理人員熟練掌握電腦知識，為實現檔案的信息化管理奠定基礎。當前我國部分社會保險檔案管理人員業務能力較低，滯后于管理工作要求。合格的檔案管理人員，不僅要有專業背景，接受過系統培訓，還要了解計算機等方面的知識。要提升檔案管理人員的綜合業務能力，可參考以下方法：其一，經常性地開展培訓活動，以檔案管理專業知識和國家相關法律法規為主要培訓內容，同時結合檔案管理工作的實際要求，及時補充最新的管理知識;其二次，多開展一些計算機應用、信息化管理方面的培訓，社會保險檔案的信息化管理是大趨勢，因此檔案管理人員要早做準備，積極學習信息操作知識，并從檔案管理工作實際出發加以應用，提高工作成效。

4 結論

社會保險檔案的價值體現在許多方面，社會保險經辦機構要高度重視檔案信息的管理工作，因為檔案信息中可以體現社會發展和經濟進步，是制定地方發展規劃的重要依據，也是社會保險體系構建的一項重要內容，關系到參保人的切身利息，也關系到整個社會的穩定發展。社會保險檔案管理機構要充分認識到保險檔案管理工作的價值和意義，厘清崗位職責要求，不斷提升管理能力，形成良好的服務意識。目前我國社會保險檔案管理存在許多問題，已經滯后于社會保險工作的開展要求，應當從問題本質入手，找準癥結，逐一解決。

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[作者簡介]王煒（1971—），女，威海乳山人，就職于煙臺市芝罘區社會保險服務中心，檔案管理員。