企業(yè)差旅費(fèi)管理財(cái)務(wù)分析應(yīng)用策略探究

李娜

[摘 要]差旅費(fèi)作為企業(yè)費(fèi)用中的經(jīng)常性支出項(xiàng)目，在經(jīng)費(fèi)支出中占據(jù)了較大的比例。許多企業(yè)的差旅費(fèi)隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張也在持續(xù)的增加，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)較大的成本負(fù)擔(dān)。要想提升差旅費(fèi)管理效率以及保證出差人員差旅費(fèi)的正常使用，需要以差旅費(fèi)財(cái)務(wù)分析應(yīng)用作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化目標(biāo)。必須要通過(guò)財(cái)務(wù)分析，對(duì)差旅費(fèi)管理狀況進(jìn)行深入的了解，并且結(jié)合新型的差旅費(fèi)管理平臺(tái)，不斷地優(yōu)化企業(yè)差旅費(fèi)管理模式。通過(guò)深入的分析，為企業(yè)差旅費(fèi)管理財(cái)務(wù)分析的應(yīng)用提供更多的借鑒內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)財(cái)務(wù)管理;差旅費(fèi)管理;財(cái)務(wù)分析;應(yīng)用策略

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.34.159

1 企業(yè)差旅費(fèi)管理的重要意義

所謂的差旅管理，即商旅管理，是指企業(yè)在專業(yè)差旅管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)的協(xié)助下對(duì)差旅活動(dòng)進(jìn)行整體規(guī)劃全面執(zhí)行監(jiān)控，優(yōu)化差旅管理流程與政策，整體采購(gòu)資源，從而在不影響業(yè)務(wù)開(kāi)展和出行體驗(yàn)的前提下，降低差旅成本并提高出行效率。更為重要的是，專業(yè)的差旅管理團(tuán)隊(duì)還能憑借其規(guī)模、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和資源優(yōu)勢(shì)為目標(biāo)企業(yè)提供差異性和安全管理。專業(yè)的差旅管理團(tuán)隊(duì)，能夠協(xié)助企業(yè)基于事實(shí)的差旅行為分析，制訂合理的差旅政策、差旅流程、差旅預(yù)算，并進(jìn)行貫徹落實(shí)，使企業(yè)的差旅行為對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展提供有效的支持。也就是說(shuō)給企業(yè)節(jié)約成本獲取更多的利潤(rùn)節(jié)省費(fèi)用，這就是差旅管理的核心所在。企業(yè)可以綜合分析，從航空公司分布到預(yù)訂的時(shí)間，更好地指導(dǎo)和規(guī)范員工預(yù)訂的成本，只有通過(guò)不斷的進(jìn)行控制，才能夠降低企業(yè)的差旅成本。

差旅費(fèi)用管理的核心就是降低企業(yè)差旅出行的成本，而降低差旅出行成本的方法如下，實(shí)時(shí)協(xié)助企業(yè)與航司、酒店集團(tuán)簽訂大客戶協(xié)議價(jià)，并且實(shí)時(shí)管理報(bào)告，差旅支出做好明細(xì)，做好對(duì)差旅出行的全面掌控，避免灰色消費(fèi)，從而降低企業(yè)差旅出行的成本，進(jìn)一步提升員工的出行體驗(yàn)，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展奠定重要的差旅管理基礎(chǔ)。

2 企業(yè)傳統(tǒng)差旅費(fèi)管理存在主要問(wèn)題

首先，差旅費(fèi)用報(bào)銷流程十分煩瑣，整個(gè)差旅費(fèi)管理效率十分低下，相應(yīng)的，報(bào)銷流程也存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。其次，需要企業(yè)員工墊付的資金額度較大，企業(yè)在出差過(guò)程中需要以大量的車船票、住宿金額等費(fèi)用進(jìn)行墊付，倘若員工無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的報(bào)銷，會(huì)致使票據(jù)大量積累，甚至?xí)斐善睋?jù)丟失與違反企業(yè)資金安全管控的風(fēng)險(xiǎn)。再次，內(nèi)外部審計(jì)問(wèn)題頻發(fā)，例如個(gè)別企業(yè)存在差旅費(fèi)用報(bào)銷超標(biāo)、以虛假票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷或者是審批機(jī)制控制不嚴(yán)格等違規(guī)的情況，直接造成企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的不良影響。最后，當(dāng)企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)張時(shí)，差旅費(fèi)管理所涉及的范疇、業(yè)務(wù)量逐漸增加，倘若缺乏集中統(tǒng)一的差旅費(fèi)管控平臺(tái)支撐，很難實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)業(yè)務(wù)全過(guò)程的精細(xì)化管理。并且如果缺乏相應(yīng)的差旅費(fèi)財(cái)務(wù)分析過(guò)程，不利于及時(shí)地發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)管理當(dāng)中存在的問(wèn)題，無(wú)法進(jìn)行差旅費(fèi)管理水平的提升。

大部分企業(yè)只計(jì)算顯性成本，包括交通、住宿、餐飲以及財(cái)務(wù)部門的管理費(fèi)用。而隱性成本指的是預(yù)訂的時(shí)間消耗、審批環(huán)節(jié)、報(bào)銷流程票據(jù)核查、退改簽成本、未使用機(jī)票等。這些巨大的隱形成本無(wú)從統(tǒng)計(jì)，也往往容易被忽視。目前中國(guó)多數(shù)企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙張報(bào)銷手段，有些公司至今還采用傳統(tǒng)的預(yù)支現(xiàn)金的做法。所以出差人員每次回來(lái)都會(huì)帶來(lái)一堆發(fā)票，足以讓財(cái)務(wù)人員忙上大半天審計(jì)，而且還容易因某些發(fā)票能不能報(bào)銷發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。這種無(wú)序、凌亂的差旅管理方法，正是造成企業(yè)差旅成本居高不下的重要原因。另外就是企業(yè)職工對(duì)于差旅費(fèi)缺乏節(jié)約意識(shí)，無(wú)法從成本控制的角度出發(fā)積極主動(dòng)地進(jìn)行差旅費(fèi)用的節(jié)省。反而因?yàn)槭枪M(fèi)出差，大肆揮霍找公司報(bào)銷。比如在交通工具乘坐方面，沒(méi)有選擇性價(jià)比較高的交通方式。

企業(yè)差旅費(fèi)用管控問(wèn)題很多，想要解決，需要企業(yè)在財(cái)務(wù)信息化和管控模式工作上多下工夫。需要注意的是，這些公司都離不開(kāi)財(cái)務(wù)，所以不能忽視財(cái)務(wù)參與其中的重要作用。從財(cái)務(wù)分析的角度講，可以考慮這些分析方法，比如同期、不同期對(duì)比分析，因素分析，或者參數(shù)分析，還有環(huán)比分析，凈值分析，分項(xiàng)目分析，還有涉及成本方面有關(guān)的本量利分析等。差旅費(fèi)用管控的途徑可以考慮：財(cái)務(wù)信息化+各項(xiàng)費(fèi)用統(tǒng)一名目+關(guān)注關(guān)鍵項(xiàng)目+事前預(yù)測(cè)+事中分析+事后總結(jié)。

3 差旅費(fèi)管理財(cái)務(wù)分析應(yīng)用具體策略

隨著公司收入的年年攀升，對(duì)外商務(wù)業(yè)務(wù)的增加，如何有效地降低差旅費(fèi)迫在眉睫，首先從預(yù)算角度考慮，公司的預(yù)算可以先細(xì)化到各部門，隨著以后項(xiàng)目增多應(yīng)強(qiáng)化預(yù)算的管控，做好事前預(yù)算、事中控制、事后分析，將預(yù)算控制落到實(shí)處，對(duì)于預(yù)算控制好的部門予以獎(jiǎng)勵(lì)、控制不好的部門予以節(jié)流，除部門業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)帶來(lái)正常的費(fèi)用增加，一般情況下不予調(diào)整預(yù)算，超預(yù)算不能報(bào)銷，將費(fèi)用控制的觀念傳導(dǎo)到各部門;其次降低差旅費(fèi)應(yīng)從往返交通費(fèi)和住宿費(fèi)入手，下面有以下三點(diǎn)建議。①樹(shù)立差旅費(fèi)節(jié)約意識(shí)，普及差旅費(fèi)管理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該掌握差旅費(fèi)管理的主動(dòng)權(quán)，便于財(cái)務(wù)部門對(duì)差旅費(fèi)管理進(jìn)行有效操作。可以采用隨機(jī)教育、專門學(xué)習(xí)等手段，樹(shù)立大家主人翁意識(shí)，節(jié)約差旅費(fèi)的管理和開(kāi)支不僅是財(cái)務(wù)管理部門一家的事，也是整個(gè)單位內(nèi)部全體人員共同的責(zé)任，必須依靠全員共同參與才能真正實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)的節(jié)約，提高大家無(wú)私奉獻(xiàn)的精神和為社會(huì)主義做貢獻(xiàn)的精神，自覺(jué)抵制一切不良之風(fēng)。要勤儉節(jié)約，為單位節(jié)約每一分資金，是大家必須要具備的責(zé)任。這樣才能確保國(guó)家和單位的絕對(duì)利益得到保障。②制定差旅費(fèi)管理制度。在進(jìn)行企業(yè)差旅管理時(shí)，建立一套符合企業(yè)自身發(fā)展和特點(diǎn)的差旅政策是首要問(wèn)題，要體現(xiàn)人性化和企業(yè)文化。其次要選擇專人負(fù)責(zé)差旅管理，對(duì)差旅費(fèi)支出進(jìn)行預(yù)分析與事后分析，做成月表。同時(shí)也可以選擇合適的差旅管理公司，進(jìn)行更好的差旅管理。首先企業(yè)要做好差旅費(fèi)的預(yù)算控制，員工在報(bào)銷差旅費(fèi)的時(shí)候必須在合理的范圍內(nèi)，這樣有助于企業(yè)進(jìn)行成本控制;其次要做到流程精簡(jiǎn)，盡可能高效率地完成報(bào)銷流程。③應(yīng)用差旅費(fèi)管理平臺(tái)。選擇應(yīng)用差旅費(fèi)管理平臺(tái)，比如攜程商旅。攜程商旅是國(guó)內(nèi)唯一集成自營(yíng)出票、航司官網(wǎng)、票代供應(yīng)商的機(jī)票采購(gòu)平臺(tái);同時(shí)支持企業(yè)航司協(xié)議產(chǎn)品，免協(xié)議企業(yè)尊享產(chǎn)品接入。實(shí)現(xiàn)多家渠道機(jī)票在線比價(jià)和自動(dòng)監(jiān)控機(jī)票采購(gòu)行為，簡(jiǎn)單有效地幫助企業(yè)進(jìn)一步下降機(jī)票采購(gòu)成本。機(jī)票之外產(chǎn)品，除火車票，均已實(shí)現(xiàn)類似機(jī)票的比價(jià)平臺(tái)效果，接入多渠道自動(dòng)為企業(yè)比價(jià)，實(shí)現(xiàn)酒店和用車（滴滴、神州、曹操、首汽）等產(chǎn)品的一體化自動(dòng)采購(gòu)和比價(jià)平臺(tái)。酒店資源全部直采合作，國(guó)內(nèi)和國(guó)外酒店均可提供月結(jié)服務(wù)，免協(xié)議企業(yè)尊享產(chǎn)品接入。多家渠道酒店在線比價(jià)，支持企業(yè)協(xié)議酒店托管。攜程商旅已通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接服務(wù)超過(guò)850家客戶，有與服務(wù)商成功對(duì)接的成熟經(jīng)驗(yàn)。可見(jiàn)攜程商旅平臺(tái)能夠?yàn)槠髽I(yè)差旅費(fèi)管理提供更加科學(xué)化的模式。專業(yè)的商旅服務(wù)可以緩解企業(yè)短期資金周轉(zhuǎn)，最大限度簡(jiǎn)化企業(yè)原有的差旅審批、差旅費(fèi)預(yù)借、報(bào)銷、記賬統(tǒng)計(jì)等工作流程，大幅度減輕人工工作量。規(guī)范財(cái)務(wù)憑證，統(tǒng)一提供票據(jù)，簡(jiǎn)化核銷出差費(fèi)用，減少不必要的非營(yíng)利性支出，最終提升整個(gè)企業(yè)的管理效率。

4 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)需要積極應(yīng)用差旅費(fèi)管理財(cái)務(wù)分析數(shù)據(jù)結(jié)果，通過(guò)前后比較分析選擇企業(yè)最合適的差旅費(fèi)管理流程。但是差旅費(fèi)管理對(duì)于企業(yè)成本控制來(lái)說(shuō)存在一定的挑戰(zhàn)，需要企業(yè)重視差旅費(fèi)成本管理工作，并且積極的落實(shí)，需要全體職工的積極配合。希望文章的拙見(jiàn)能為企業(yè)差旅費(fèi)管理財(cái)務(wù)分析應(yīng)用提供更多思路。

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