醫(yī)院電子檔案管理存在的問題及解決方法

馬婕

【摘要】隨著電子檔案在醫(yī)院管理中的運用，其獨特的優(yōu)點給醫(yī)院的檔案管理帶來了極大的便利，也為其他工作的有效進行提供了良好的基礎(chǔ)。但是，電子檔案的管理存在著一些問題，亟待解決。本文分析了醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題，并提出了一些解決對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子檔案;解決辦法

檔案管理是醫(yī)院工作中必不可少的工作，在醫(yī)院工作中，往往因人員的大量流動而需要進行記錄。對記錄后的檔案進行有效的管理，能夠防止這些檔案的丟失，保障其他工作的順利開展。隨著科技的發(fā)展以及計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，檔案正在逐漸變?yōu)殡娮踊绕涫窃卺t(yī)院管理中，看病的一切流程正在向無紙化發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理電子化的好處

（一）順應(yīng)時代的發(fā)展。21世紀以來，借助于計算機的使用，檔案管理都在逐漸實施電子化的管理方式。電子化的檔案管理方式，是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是電子科技飛速發(fā)展的證明，是未來一段時間檔案管理的必然趨勢。與紙質(zhì)的檔案相比，電子檔案書寫更快，也更容易保存，不會像紙質(zhì)檔案那樣因亂放而丟失。電子檔案管理在醫(yī)院工作中的應(yīng)用能夠使醫(yī)生快速查詢到每一位患者的信息，從而提升醫(yī)生的工作效率，更好地對其進行醫(yī)治。還能將龐大的檔案數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)的管理，方便醫(yī)生和患者的查閱。

（二）實現(xiàn)資源的最大化利用。在醫(yī)院工作中，每天的人流量是巨大的，基本上每個人都需要建立檔案。累計起來用于建立檔案的紙張數(shù)量是巨大的，因此，需要大量的經(jīng)費支出。尤其是醫(yī)院，每天要接待的患者不計其數(shù)，只用于檔案的紙張開銷就無比巨大。如果省下這一部分開銷，把節(jié)省下來的資金用于購買醫(yī)療設(shè)備上，那么，就會極大地提升醫(yī)院的醫(yī)療水平。電子化檔案正是解決這一問題的有效途徑。另外，電子化檔案還能彌補紙質(zhì)檔案因年代久遠或保存不當字跡變得模糊的缺陷，因其具有電子信息的特性，可以進行拷貝工作，為防止遺失可進行備份。在查閱的時候，也可以進行拷貝，最大地體現(xiàn)出檔案工作者的勞動成果，也能夠使檔案管理工作服務(wù)的范圍更加廣泛，實現(xiàn)資源的利用最大化。

（三）加強檔案信息的實效性。紙質(zhì)的檔案具有較強的時效性，一旦封存起來就很難再進行更改，不能實現(xiàn)檔案的再次修正。若必須進行改正，只能重新再制定一份檔案。所以紙質(zhì)檔案不利于信息價值最大化的實現(xiàn)。與此相比，電子檔案就有很大的不同之處，對于一份已經(jīng)完成的檔案，人們可以根據(jù)需要隨時在計算機上進行二次修改，極大地實現(xiàn)了信息價值的最大化。

二、醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀。電子檔案在醫(yī)院中的應(yīng)用是檔案管理的巨大創(chuàng)新，電子檔案的應(yīng)用極大地改善了醫(yī)院就診的程序，提升了醫(yī)生的診治效率，為醫(yī)院各項工作的順利開展提供了保障。但是，醫(yī)院在使用電子檔案后，進行檔案管理的仍是原先的管理人員，他們?nèi)杂霉芾砑堎|(zhì)檔案的方法進行電子檔案管理，再加上對電腦操作不熟悉，所以，在電子檔案的管理上出現(xiàn)了很多問題。

（二）醫(yī)院電子檔案管理存在的問題。1.電子檔案管理人員問題。檔案管理看似簡單，但是它是一個很難的工作，需要管理人員具有極強的檔案管理專業(yè)性知識。要做好檔案管理工作只具有專業(yè)性的知識是不夠的，還需要具有豐富的檔案管理經(jīng)驗。而電子檔案管理的要求更多，在此基礎(chǔ)上還要具有良好的計算機操作能力。然而，目前醫(yī)院的檔案管理人員大多是非科班出身，不具備良好的專業(yè)知識，還有一部分人員是從行政、后勤等部門調(diào)過來的，只是因為他們具有良好的計算機操作能力。因此，醫(yī)院電子檔案管理人員水平不一，幾乎沒有能夠完美勝任該工作的管理人員。電子檔案管理人員狹窄的知識面以及專業(yè)技能的欠缺，使電子檔案管理的質(zhì)量和效率受到了很大的影響。另外，醫(yī)院各部門之間人員調(diào)動的程度很大，存在電子檔案管理人員剛剛熟悉檔案的管理流程之后就被調(diào)走的情況，具有豐富經(jīng)驗的管理人員不能真正地發(fā)揮作用，在很大程度上造成了電子檔案管理的困難。有關(guān)調(diào)查顯示，醫(yī)院往往傾向于對科研的大力投入，對提升醫(yī)療人員的醫(yī)療水平上也投入很大。但是沒有重視對電子檔案管理人員的培養(yǎng)，也沒有投入大量資金建設(shè)完善的電子檔案系統(tǒng)。因此，電子檔案管理人員在缺乏專業(yè)培訓的基礎(chǔ)上，不可能提升管理水平，管理觀念落后導致的電子檔案管理落后的情況也就不足為奇。2.電子檔案管理方面的意識太過薄弱。在醫(yī)院的高層管理人員中，有很大一部分人堅持認為醫(yī)院的首要的工作就是提高醫(yī)療水平，注重科研工作，以此更好地造福于人民和提高醫(yī)院的效益，對于電子檔案的管理無關(guān)緊要，管理的好壞與醫(yī)院的直接利益沒有什么關(guān)系。在這種思想的誘導下，醫(yī)院電子檔案的管理工作缺乏足夠的重視，出現(xiàn)了大量的問題，不能對患者的檔案進行及時的保存，利用率也不高。殊不知，這種想法是錯誤的，電子檔案的管理至關(guān)重要，它是醫(yī)院管理工作中必不可少的一道程序。電子檔案管理不善，雖然不會造成醫(yī)院的直接損失，但是會間接的造成醫(yī)院的損失。此外，醫(yī)療人員的檔案意識不強，在記錄患者的病情時，草草幾句，不能進行完整的記錄，這就導致患者的電子檔案不完整。種種原因加大了管理人員對電子檔案管理的難度。3.管理制度、技術(shù)的落后。一方面，在醫(yī)院中，幾乎很少會制定針對性的電子檔案管理制度，即使制定了一些制度，也很久不進行更新。所以就很容易造成電子檔案管理上的疏忽;另一方面，醫(yī)院的電子檔案管理技術(shù)落后，有關(guān)管理人員對電子檔案管理技術(shù)不了解，對計算機系統(tǒng)的應(yīng)用也不了解，因此不能建立成熟的電子檔案管理技術(shù)。管理人員只是勉強能夠使用電腦進行檔案的檢索工作，不能進行檔案的儲存和精確查找。此外，電子檔案管理設(shè)備陳舊也是影響電子檔案管理的一個很重要的問題。所以，很有必要改進電子檔案的管理技術(shù)。

三、醫(yī)院電子檔案管理問題的解決對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著電子科技的發(fā)展，電子檔案管理涉及的知識越來越多，涉及的信息量也越來越大，相應(yīng)的對電子檔案管理人員的要求也越來越高。如今醫(yī)院的電子檔案管理不僅需要管理人員具有扎實的專業(yè)知識功底和豐富的管理經(jīng)驗，還需要掌握現(xiàn)代的管理技術(shù)，如電子檔案管理系統(tǒng)的運用、計算機的操作等。一些學者和管理大師經(jīng)過研究認為電子檔案管理員不但要具備良好的思想素質(zhì)和職業(yè)道德，還要具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和敬業(yè)精神。對此，要加強電子檔案管理員的培訓，強化專業(yè)知識的同時還要加強職業(yè)道德的培養(yǎng)。讓其能夠在日常的工作中注意搜集、整理醫(yī)院的檔案研究資料，提高整體的電子檔案管理水平。

（二）規(guī)避電子檔案管理工作中的風險。在醫(yī)院的電子檔案管理工作中，存在的管理風險問題就是檔案的泄漏，隨著電子檔案的使用，對電子檔案的安全風險問題更應(yīng)該引起足夠的重視。電子檔案是與計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)合的產(chǎn)物，因此它的安全性受到網(wǎng)絡(luò)的極大影響。醫(yī)院的電子檔案一旦泄漏，對醫(yī)院會造成極大的影響。所以，注重電子檔案管理中的安全風險工作，有著極其重大的意義。一方面，不斷完善適用于醫(yī)院的檔案管理機制。建立完善的管理機制對醫(yī)院電子檔案管理有效的管理很有必要。首先，醫(yī)院應(yīng)該找出專門的人員來負責電子檔案管理的安全問題，在電子檔案體統(tǒng)上設(shè)立一些防火墻。其次，還應(yīng)該對有關(guān)管理人員進行檔案安全問題的培訓，加強他們的安全意識;另一方面，要采用科學的檔案管理方法。采用科學的電子檔案管理方法能夠使檔案長期保留下來，充分發(fā)揮信息的可讀性和可用性，實現(xiàn)對電子檔案的全程管理。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院管理中，檔案管理是一項十分繁瑣且重要的工作，醫(yī)院每天巨大的人流量又給檔案管理工作帶來困難。隨著電子科技的發(fā)展，計算機系統(tǒng)與檔案管理相結(jié)合形成了電子檔案管理，把計算機操作的便利性充分的應(yīng)用到檔案管理上來，給醫(yī)院的檔案管理人員帶來了極大的便利。但是，計算機網(wǎng)絡(luò)的風險性導致電子檔案也存在著很大的風險，所以電子檔案管理仍有很長的路要走。

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