新時期事業單位檔案數字化管理研究

鄭輝

【摘要】隨著我國科學技術的不斷提高，計算機技術得到了不斷完善和優化，計算機的強大功能已經使得我們的生活發生了巨大的改變，我國的各行各業領域均在享受著這一優秀成果。而本文主要探究在新時期事業單位下，如何對我國事業單位的檔案進行數字化管理。事業單位的檔案管理主要是圍繞檔案的安全性、信息的利用率、提升工作人員的效率而進行的。傳統式是使用一般檔案管理模式，其主要的管理模式較為落后和單一，然而在新時期際遇下對事業單位的檔案管理提出了更高的要求，因此衍生出了數字化管理模式，因此本文主要對兩種檔案管理模式進行分析和探討，從而選擇出最佳的檔案管理模式。本文重點探討了新時期事業單位檔案數字化管理研究。

【關鍵詞】新時期事業單位;檔案數字化管理;安全;利用率

目的：當今社會是信息化快速發展的時代，日常生活中的大部分事物均可以采用信息化管理，那么在此際遇下對新時期事業單位檔案數字化管理做出了要求。其中對于檔案管理安全和信息利用率做出了更高要求，只有確保檔案的安全才能維護各界人士的切身利益。信息化時代的出現則存在著兩面性：一方面是能夠更好地服務于我們的生活，而另一方面則易出現許多安全問題。許多黑客可以利用網絡技術對國家機密以及個人信息進行盜用和篡改。因此我們需要重點對檔案安全問題進行深入分析，提升信息利用率和工作人員的效率。本文則對新時期事業單位檔案數字化管理進行深入研究。方法：分別選取兩所事業單位，按照不同檔案管理模式，將其隨機分為兩組，對照組（50例，使用一般檔案管理模式），觀察組（50例，使用數字化管理模式）。對研究完成后的具體數據進行收集和分析。結果：觀察組使用數字化管理模式后信息的利用率、檔案工作人員的工作效率明顯提高了，其數值明顯高于對照組。差異明顯，表明有統計學意義，具有可比性。（P<0.05）結論：在信息化時代，對事業單位檔案進行數字化管理，有著便捷和規范化等優點，能夠提高信息的利用率，因此有較高應用價值，值得推廣使用。

一、研究對象和方法

（一）研究對象。分別選取兩所事業單位，按照不同檔案管理模式，將其隨機分為兩組，對照組（50例使用一般檔案管理模式，男性31名，女性19名平均年齡32.35±2.55歲），觀察組（50例，使用數字化管理模式男性28名，女性22名，平均年齡30.42±3.25歲）。對研究完成后的具體數據進行收集和分析。上述檔案管理人員均知情且同意參與研究。

（二）方法。1.使用一般檔案管理模式。（1）檔案管理方法：主要是人工對檔案進行登記、分類、入柜、保管等。此種模式是管理人員始用筆進行初步登記后使用電腦進行逐字錄入。（2）檔案管理人員的認識度：檔案管理人員通常會進行檔案管理知識，以及檔案管理的重要性和嚴謹性培訓，后正式上崗。（3）檔案管理人員的素養：通常是面試合格后直接錄取，未對員工素養進行調查及相應的培訓。（4）檔案管理人員的工作效率：始用筆進行初步檔案記錄后使用電腦進行逐一錄入以及進行檔案校對，后進行入箱保密等工作。易出現人員不充足以及檔案校對出錯。2.使用數字化管理模式。

（1）檔案管理方法：主要是通過電腦掃描、軟件備份、文檔上傳、資源共享等對檔案進行掃描、上傳后進行分類操作、檔案加密等操作。（2）檔案管理人員的認識度：管理人員會進行嚴格的檔案管理知識、檔案安全性、數字化操作模式等培訓，測試合格后正式上崗。（3）檔案管理人員的素養：通常是面試合格后進行多方考察，錄取人品優和信用好無犯罪記錄的人員。（4）檔案管理人員的工作效率：主要是用數字化設備進行掃描和傳輸以及校對，后進行備份加密等工作，最后再次進行重復檢查。

（三）觀察指標。實驗完成后需觀察兩組的信息利用率、檔案工作人員工作效率并對其進行分析。

（四）統計學分析。將數據納入SPSS20.0軟件并對其進行分析，計量資料用t和“x±s”表示，計數資料用卡方和%表示，P<0.05表示數據差異明顯，因此具有統計學意義。

二、結果

觀察組使用數字化管理模式后信息的利用率、檔案工作人員的工作效率明顯提高了，其數值明顯高于對照組。差異明顯，表明有統計學意義，具有可比性。（P<0.05）具體數據如下：

兩組信息利用率：觀察組信息的利用率（22.3±2.5）;對照組信息的利用率（10.2±3.1T=23.126，P=0.001，（P<0.05）。

兩組工作效率：觀察組工作效率（26.6±4.2）;對照組工作效率（14.1±2.2）T=20.314，P= 0.001，（P<0.05）。

三、討論

如今是信息化快速發展的時代，日常生活中的大部分事物均可以采用信息化管理，那么在此際遇下對新時期事業單位檔案數字化管理做出了要求。其中對于檔案安全和信息利用率提出了更高要求，只有確保檔案的安全才能維護各界人士的切身利益。本文則分別選取了兩所事業單位，隨機將其分為兩組，予不同的檔案管理模式進行深入探討，再分析兩組模式下的信息利用率、檔案工作人員的工作效率，并根據研究結果選出最佳的模式，具體分析如下。傳統的檔案管理模式下，首先是操作流程較為繁瑣同時易出現差錯。其次是對檔案管理人員的培訓未到位，以及并未對員工素養進行深度調查容易混入不良分子。而最為重要的一點則是整個檔案管理的操作方法較為落后，對于初步的檔案始用筆記錄后續用電腦中的EXCEL進行逐字錄入，因此容易出現誤錄、重錄等情況，且不易篩查。此外針對部分通過紙質記錄的檔案則會出現諸多缺點，例如不易保存、保密性較差、易被篡改和偽造，更重要的一點則是共享資源的難度較大且查找檔案的時間過長，對于查找相關檔案的準確性也較低。此外一旦相關工作人員離職或是退休后，檔案的交接工作則會出現許多問題，因此在種種因素下，仍然使用傳統的檔案管理模式顯然無法適應新事業單位的發展。且本文的研究數據也表明，在傳統檔案管理模式下，信息的利用率和工作效率均存在著較大問題，且研究數據明顯低于數字化管理模式。上述幾點情況都會進一步加重工作人員的負擔，導致信息利用率和工作效率較低。

本文對照組使用的則是數字化管理模式，操作流程較為簡潔同時機械化操作誤差小。此外對于檔案管理人員的綜合素質以及數字化操作流程都進行嚴格培訓，確保檔案的安全性。在操作過程中主要是以計算機為主要載體同時輔以高清晰的掃描設備進行檔案掃描。后進行資源遠距離傳輸以及資源共享，以及專業化人員對其進行加密操作。并對單位的硬件設備、軟件設備進行定期檢查以免黑客入侵。因此，一方面是使得檔案的利用率較高，另一方面是便于保存且安全性較高，此外資源共享較為便捷。且通過本文的研究數據也進一步印證了使用數字化管理模式對于提升信息的利用率以及工作人員的效率均存在著明顯優勢。綜上所述，在新時期下使用數字化管理模式對于維護檔案的安全、提升信息的利用率以及工作人員的效率有明顯優勢，值得推廣使用！

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