政府單位檔案管理的困境及破解對策

昝潤嬌

【摘要】隨著社會經濟的迅速發展，各種事業改革都在蓬勃發展，這給政府單位提出了更高的要求。檔案管理是日常工作中的基本內容，具有重要意義。所以，如何開展檔案管理工作迫在眉睫。本文就政府單位檔案管理困境及破解對策，展開具體探索，以供同行參考。

【關鍵詞】政府單位;檔案管理;破解對策;困境

隨著信息化水平的不斷發展，人們對信息需求量越來越大。為了滿足檔案管理的信息化需求，政府單位開始積極創新檔案管理工作，提升其工作質量以及效率。但是，檔案管理有很強的專業性，要想開展檔案管理工作并不容易。檔案管理工作是否順利開展，對其他職能部門的工作有直接影響。因此，檔案管理在政府單位工作中具有重要意義。在互聯網時代，傳統的檔案管理模式無法適應現今的工作要求。因此，要對單位檔案管理模式不斷創新，探究檔案管理工作的創新路徑，真正落實檔案管理工作，保障其他職能部門工作的開展。

一、政府單位檔案管理面臨的困境

政府單位檔案管理工作中存在很多問題，單位領導對檔案管理工作沒有充分重視，相比政府單位其他工作來講，檔案管理工作屬于單位工作中的冷門，所以，對檔案管理工作重視力度不夠，管理基礎比較薄弱，不利于檔案管理工作效率的提升。政府單位雖說職能劃分比較清晰，但是有些單位沒有成立專門的檔案管理部門，也沒有配置相關的檔案管理人員。這就造成在信息錄入、信息采集等方面不太規范。增加了檔案管理錯誤性的風險，比如檔案管理中的信息文字錯誤，在材料收集方面與收集整理信息不夠規范，經常會出現歸檔文件不全的情況。況且，沒有監督部門專門進行監督，或者定期抽查樣本、檢查是否規范等等。很多單位并不重視檔案管理工作，缺少檔案管理的意識。相關部門領導不夠重視檔案管理工作，沒有健全的檔案管理機制。檔案管理工作人員缺乏服務意識，認為檔案管理不是單位重要的職能部門，因此忽略了自己的本職工作。最后，檔案管理質量有待提升，很多單位沒有準確劃分檔案的保管期限，缺乏合理性，導致檔案工作的信息化程度不高，有的單位檔案信息化管理平臺基本搭建完成，但并沒有實現高效利用，不利于檔案管理工作的可持續發展。

二、創新單位檔案管理的模式及路徑

（一）加大檔案管理的宣傳力度，實行實名制管理。檔案管理工作在單位工作過程中具有重要意義，它是單位其他重要職能部門工作開展的重要物質基礎，是單位管理工作中的重要組成部分，真正落實檔案管理工作，可以讓領導加深對檔案管理工作的了解程度，可以幫助單位管理部門作出正確決策。做好信息化環境下的檔案管理工作，可以有效提升單位的核心競爭力。但是就如今的單位管理工作而言，單位領導對檔案管理工作重視力度不夠，沒有清醒認識到檔案管理工作的重要性，因此要強化檔案管理工作的宣傳力度。在實際檔案管理工作過程中，單位的決策者要重視檔案管理的相關工作。檔案信息工作管理是政府單位工作中的重要組成內容，為政府單位工作的順利開展提供了堅實的物質條件。傳統的檔案管理模式，已經無法適應信息化的要求，在檔案的收集、錄入等方面存在很大困難，造成檔案管理工作效率不高，不利于檔案管理工作水平的提升。互聯網普及之后，政府單位檔案管理工作的信息化水平不斷提升。實施檔案實名制管理之后，極大提升了檔案管理工作的效率。政府單位檔案管理的實名制信息化，也就是檔案管理的信息化，依靠計算機對政府單位的檔案信息進行錄入，這有效提升了檔案管理工作的效率。

（二）完善檔案管理機制，提升檔案管理的服務意識。健全檔案管理機制是政府單位管理工作中的重要內容，對單位其他工作的順利開展具有重要意義。所以，要按照單位工作的具體情況，滿足信息化環境的發展要求，不斷完善檔案管理工作的機制。在政府單位的檔案管理工作中，要創建監督部門對檔案管理工作進行不定時的抽查，檢查其工作是否符合相關管理規范。政府單位的管理者要真正落實工作細則，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，幫助檔案管理人員順利開展工作，真正落實檔案管理工作。相關領導要積極參與政府單位的檔案管理工作，為健全檔案管理工作機制提供重要的理論基礎。政府單位要加強檔案管理的服務意識，并將其作為政府工作體系的重要工作內容。政府單位要對工作中的責任進行明確，實施統一領導，促進檔案管理工作的規范化管理，保證檔案管理工作的準確性。檔案管理工作效率不高的重要原因，是檔案管理人員的管理意識不強，其管理意識不高主要是因為管理人員的文化水平不強、專業素養不突出。所以，要加強對管理人員個人素質的培養力度，幫助工作人員進行專業知識的學習，定期組織檔案管理人員進行培訓，提升檔案管理工作的效率。除此之外，還要加強專業法律法規的學習，真正做到有法可循、有法可依，積極借鑒優秀管理人員的成功經驗，實現檔案管理效率的最大化。

（三）建立線上檔案管理模式，提升檔案管理工作的實效性。要想提升檔案管理的現代化水平，就要創建信息化檔案管理模式。在傳統的檔案管理工作過程中，不僅效率低下，而且浪費了大量人力資源，造成管理水平不高。隨著信息化水平的不斷深化，傳統的管理模式逐漸被淘汰，因此要創建健全的線上檔案管理模式。大數據的誕生為檔案管理工作提供了更多的發展策略，確保檔案管理工作的準確性以及科學性。網絡信息化水平的深化有效提升了檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作業務水平的提升。線上管理模式的開展有效減少了檔案遺失問題，真正實現資源共享，提升資源利用率。有些單位在開展檔案管理過程中，沒有統一的格式，記錄信息沒有固定的標準，收集內容比較單一。在檔案管理過程中，要注重工作的實效性，根據不同檔案的具體特點，實行規范整理，為檔案管理工作提供了便利，提升了工作效率。與此同時，政府要加強資金的投入力度，改善檔案管理的工作環境，激發工作人員的工作熱情，為其提供良好的發展空間，減少其工作任務。

三、結語

綜上所述，通過提升檔案管理工作的效率來實現政府單位可持續發展，具有重要應用價值。在實施相關檔案管理工作的過程中，依舊存在很多不足。信息化水平的不斷升高，人們對信息的需求量不斷增加。單位領導要積極開展檔案管理工作，提升其工作質量以及效率。但是，檔案管理有很強的專業性，要想開展檔案管理工作并非易事。因此，在實際工作過程中，要深化管理意識，健全檔案管理機制，加強工作的實效性，提升檔案管理工作的效率，為政府單位的可持續發展，提供堅實的物質基礎。政府單位要加強檔案管理的服務意識，并將其作為政府工作體系的重要工作內容。政府單位要對工作中的責任進行明確，實施統一領導，促進檔案管理工作實施規范化管理，保證檔案管理工作的科學性以及完整性。除此之外，還要加強檔案管理人員專業法律法規的學習，積極借鑒優秀管理人員的成功經驗，實現檔案管理效率的最大化。

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