文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

金玲 盧斌 盧奕名

【摘要】文書檔案管理是企事業(yè)單位、機關團體等運行過程中檔案管理部門的一項重要工作，直接關系到檔案資料是否真實、規(guī)范、安全、全面。因此，本文從不同角度入手客觀闡述了文書檔案管理工作的創(chuàng)新，在高效管理過程中最大化地提高文書檔案利用價值以及效率。

【關鍵詞】文書檔案;管理工作;創(chuàng)新

信息化時代，傳統(tǒng)文書檔案管理模式不斷受到沖擊，很難滿足新時代發(fā)展的客觀要求，文書檔案管理工作開展中需要應對全新的挑戰(zhàn)，要在與時俱進過程中不斷探索新思路、新路徑，不斷創(chuàng)新文書檔案管理，在工作效率提高、工作質量保障過程中促使應用到實踐中的文書檔案資料更具可靠性、安全性、準確性、有效性，在發(fā)揮效能過程中展現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的現(xiàn)實意義。

一、高度重視文書檔案管理，轉變文書檔案管理理念

隨著社會的不斷進步，不同行業(yè)領域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新的重要性不斷顯現(xiàn)。單位領導者要在緊隨時代步伐中深層次認識自身文書檔案管理工作的同時把握其呈現(xiàn)的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長遠戰(zhàn)略目標以及可持續(xù)發(fā)展實現(xiàn)同等重要的位置，借助現(xiàn)代化技術設備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現(xiàn)實意義等同時對檔案管理人員進行集中化、系統(tǒng)化教育，使其從思想上深化認識文書檔案管理，增強意識的同時將各項文書檔案管理工作落到實處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進的理念，單位要在高度重視基礎上轉變傳統(tǒng)單一、滯后的管理理念，將現(xiàn)代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時代產生的海量文書檔案信息數(shù)據(jù)在先進理念指引下更加準確、完整，促使文書檔案管理工作以及長遠發(fā)展戰(zhàn)略目標同步實現(xiàn)。

二、深化文書檔案管理制度，文書檔案管理責任分級

文書檔案管理工作效率以及效益提升離不開重要的制度保障，單位要深化分析文書檔案管理制度實施中呈現(xiàn)的問題，結合文書檔案管理工作開展中呈現(xiàn)的新問題、新情況，革新作用到文書檔案管理中的各項制度，比如，收集、分類、鑒定、存儲、查閱、銷毀，也包括監(jiān)督、檢查、評價等方面，在刪減與實際情況不吻合的制度內容的基礎上增加新的內容，確保其更加科學、規(guī)范、標準、全面。在此過程中，單位要在深化完善的基礎上將各項制度落到實處，以文書檔案管理為導向，在聯(lián)系實際過程中進一步完善各項制度內容，實時發(fā)揮多方面效能，確保開展的文書檔案管理工作具有鮮明的規(guī)范化、標準化、統(tǒng)一化等特征。此外，單位可以針對文書檔案管理中呈現(xiàn)的問題，制定責任制度的同時針對日常文書檔案管理工作性質、流程、內容以及對人員知識層次、業(yè)務能力、素質等方面要求，對文書檔案管理責任進行合理化分級，在和各項管理制度落實過程中解決崗位職責交叉或者重疊問題，確保文書檔案資料收集、整理、排列、借閱等方面權責更加明確化、科學化，促使內部相關崗位工作人員更好地履行職責，做好各項文書檔案管理工作的同時及時高效解決呈現(xiàn)的安全、質量等隱患問題，有效應對突發(fā)狀況，確保各類文書檔案資料都有著較高的精準度、完整性、安全性。單位要針對文書檔案管理工作存在的問題，依法追究相關崗位人員職責，使其深刻意識到文書檔案高效管理的重要性，避免同類問題再次發(fā)生，在源頭上保證文書檔案管理工作質量。

三、合理規(guī)劃文書檔案管理工作，各部門配合文書檔案管理工作

單位要在轉變理念、深化制度、責任分級等過程中堅持一切從實際出發(fā)的原則，合理規(guī)劃文書檔案管理工作，對文書檔案進行合理化分類，即人事檔案、公共資產檔案以及流動性檔案，各自包括不同方面的內容，人員編制、福利待遇等屬于人事檔案，常規(guī)會議記錄、工作中人員、物資調配等屬于流動性檔案，公共財物購進時間、功能作用以及應用狀況等屬于公共資產檔案，針對各類文書檔案特征、性質以及管理重難點，聯(lián)系日常開展的一系列業(yè)務活動，在合理規(guī)劃的基礎上開展針對性的文書檔案管理工作。在此過程中，單位要在創(chuàng)新文書檔案管理工作中加強檔案部門和其他部門之間的聯(lián)系，在互動、交流中借助全員力量，共同高效管理文書檔案資料，也可以通過文書檔案隨時全面、深入不同部門運行情況，加強內部控制的同時高效防控各類風險，優(yōu)化利用文書檔案資源，促使各項業(yè)務活動有序開展。

四、構建信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化文書檔案管理方法

在新時代，計算機、互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)等技術飛速發(fā)展的同時頻繁應用到我國教育、交通、金融、建筑等行業(yè)中，檔案管理信息化已成為一種必然趨勢。在此過程中，單位要在優(yōu)化利用現(xiàn)代技術過程中科學構建文書檔案信息化管理系統(tǒng)，將其和構建的業(yè)務活動管理系統(tǒng)協(xié)調統(tǒng)一，設置文書檔案收集、整理、統(tǒng)計、檢索、打印等模塊，包括預測預警、監(jiān)督檢查、風險防控、典型問題分析、評估等模塊，加強對文書檔案管理工作的事前、事中以及事后控制，動態(tài)跟蹤的同時反饋及時，實時自動化更新數(shù)據(jù)庫中海量的文書檔案信息數(shù)據(jù)，在發(fā)揮大數(shù)據(jù)關鍵性技術作用中深度挖掘、提取、篩選、整合重要的信息數(shù)據(jù)，持續(xù)改進文書檔案管理工作質量。在此過程中，單位要在管理系統(tǒng)構建資源分享平臺，加強內部各個部門在文書檔案管理層面的聯(lián)系，共同參與的同時優(yōu)化完善傳統(tǒng)檔案管理方法，采用線上、線下二者結合的方法，動態(tài)化、系統(tǒng)化、精細化管理文書檔案，在提高信息化水平過程中有著較高的實用價值。

五、落實人才培養(yǎng)與引進工作，強化檔案管理隊伍建設

文書檔案管理工作有效性的提高離不開重要的人才保障。單位要在創(chuàng)新文書檔案管理工作中落實人才培養(yǎng)以及引進工作，強化檔案管理隊伍建設，為文書檔案資源優(yōu)化利用提供重要的人才支撐力量。單位要通過崗位責任分級、績效考核等，全面、深入了解各層次檔案管理人員基礎知識、業(yè)務能力、綜合素質等，在反思、分析、總結中開展崗位人才培養(yǎng)工作，構建專門的學習班，針對文書檔案管理工作開展中呈現(xiàn)的典型問題，引領檔案管理人員探討、分析的同時集中學習最新檔案管理法律法規(guī)、規(guī)章條例、技術知識，學習檔案管理理論知識以及相關領域知識，在把握檔案管理新形勢、新方向等過程中完善已構建的知識結構體系，不斷夯實理論基礎，在學以致用過程中深化文書檔案管理各環(huán)節(jié)。在此過程中，單位要在檔案管理理論教育基礎上聯(lián)系各方面實際情況，深化崗位實踐培訓環(huán)節(jié)，借助專題講座、實戰(zhàn)演練、進修學習、分享交流等，讓檔案管理人員在多樣化的檔案管理實踐中將掌握的理論知識實時轉化為崗位工作實踐中必備的技能，在發(fā)展多方面能力過程中持續(xù)提升職業(yè)素養(yǎng)、崗位勝任力以及綜合素質。在此基礎上，單位要注重先進人才的引進，針對各階段文書檔案管理工作開展情況以及自身長遠發(fā)展戰(zhàn)略目標，加強和高等院校、相關社會機構等合作，在優(yōu)勢互補過程中構建穩(wěn)定的伙伴關系，引進大批高端檔案管理人才，填補內部文書檔案管理空缺，強化檔案管理隊伍建設，在調整人才結構體系中提高檔案人才穩(wěn)定性，確保文書檔案管理工作在人才優(yōu)勢發(fā)揮中得以高效創(chuàng)新，在源頭上最大化提高文書檔案管理整體效果。

六、結語

總而言之，文書檔案管理工作是對單位內部管理水平、現(xiàn)代化管理流程等的客觀折射，創(chuàng)新文書檔案管理勢在必行，要在實踐過程中全面、深入探究文書檔案管理工作開展具體情況，以問題為基礎，在優(yōu)化創(chuàng)新過程中持續(xù)提高文書檔案管理有效性，實時保證文書檔案安全以及質量，深化促進當下單位檔案管理革新，滿足其運營發(fā)展客觀要求，提升內部管理能力、效益的同時更好地朝著信息化、精細化、可持續(xù)等方向發(fā)展，全面推動我國相關行業(yè)領域發(fā)展進程。

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