電算化會計檔案管理

黨健儒

【摘要】隨著計算機技術的飛速發展，會計檔案管理也發生了很大變化，計算機的應用給會計檔案管理帶來飛躍發展。但在發展的同時也存在很多方面的問題，從管理角度探討會計檔案管理，將會提高會計檔案管理的效率。

【關鍵詞】會計檔案;檔案管理;電算化

一、電算化會計檔案的內涵

所謂的會計檔案，是企業的經濟活動和財務收支情況的產物，它反映了企業的經濟活動和財務收支在“質”上的變化，具有史料和查證的作用。它分為：

（一）機制檔案。從會計電算化系統打印輸出的會計憑證、會計賬簿以及財務會計報告等紙質檔案，也包括應當依法保存的移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機讀檔案。以計算機硬盤、軟盤等磁介質或光盤等存儲的、只能以電子數據狀態保存的會計數據，有會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等。

（三）計算機系統檔案。計算機硬件系統型號、存儲空間和外部設備類型及其變化狀況;計算機操作系統、網絡操作系統的型號;會計電算化軟件系統名稱、版本號，與之配套的光盤、磁盤、用戶服務卡等全套文檔資料。

二、電算化會計檔案的特點

和傳統的會計檔案相比較，電算化會計檔案有下列特點：

（一）大存儲范圍。電算化會計檔案內涵更廣泛，它除了紙質的記賬憑證、會計賬簿、會計報表之外，還有包括在電算化會計系統中運用的所有系統軟件、會計軟件程序及全套文檔資料。

（二）多形式存儲。電算化會計檔案的存儲形式一方面是紙質賬簿、報表、憑證;另一方面是磁性介質或光盤，同時也包括存儲在計算機硬盤，系統正在使用的電算化會計資料和存儲在軟盤、光盤等作為備份使用的電算化會計檔案資料。這種磁性化存儲介質的使用使會計檔案管理更加簡潔、快速和有效。

（三）存儲方式。因為電算化會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，所以其載體不僅傳統意義上的紙張，更主要是磁性介質或光盤等。而電子檔案容易被篡改的特點使得電子檔案的保存及質量以及對檔案的存放環境、存儲信息有了特殊要求。

（四）對檔案管理的要求嚴格。電算化會計檔案要求從事管理檔案的人員不僅要熟悉本專業——會計核算的專業知識，還必須同時掌握一定的計算機操作技能和計算機維護方面的知識;對系統安全性，則更因為隨著網絡與計算機行業的不斷發展，也對從事電算化檔案管理人員的安全操作及使用提出了新的需要。

三、目前企業電算化會計檔案管理存在的問題

（一）制度方面存在的問題。實行電算化會計后，檔案管理業務內容增加了不少，因此后續的收集、歸檔、管理、借閱等一系列工作也就增加了不少，因為不但要對會計內容進行歸檔整理，還要備份電算化相關的軟件和配套硬件的相關內容，相對應的，對存儲這些信息的環境、條件和人員也就有了要求，這些都需要新的制度和規定予以保障。很多單位還延續了以前的管理模式，認為會計電算化僅僅只是從數據處理工具有變化，大家只要稍稍培訓一下計算機知識就足夠了，沒有從思想上重視起來，很大一部分的工作和制度還是沿用以前手工階段的，也沒有對電算化會計信息系統檔案保管人員的職責做出相應的規定，適應于電算化會計檔案的環境和條件也配備不足。

（二）管理人員的問題。隨著電算化會計檔案管理工作的進一步發展，對于財務人員的知識儲備有很高的要求。不但要熟知本身財務專業的相關知識，還要對計算機相關知識有更深的了解。一般從事會計的人員，對會計知識了解的是比較全面的，而對電算化下的會計檔案管理知識了解不是很全面，因為業務的開發，電算化會計檔案管理不僅要涉及軟件使用、系統安裝，而且還需要熟悉系統維護一系列關于計算機方面的知識，這對于從業人員來說就是很大的難題。現在的電算化會計檔案的管理人員普遍年齡偏大，業務素質低，知識結構不合理。大部分人員對檔案管理知識了解較多，但對計算機知識懂的相對較少，這就在很大程度上制約著電算化會計檔案管理的發展。相對于工作能力，相關人員的電子檔案管理意識也是重要的?，F在實現會計電算化的單位很多，但投入時間都不是很長，大家還沒有從過去的管理模式和方式方法上轉變過來，因此在會計電算化過程中會出現很多不符合檔案管理的問題。如會計電子檔案的收集不完整、不齊全等問題。無論什么性質的檔案，其目的就是利用，若因為管理人員的電算化操作能力和認識不足而影響系統數據的丟失、破壞，或者假備份問題的發生，都將影響電算化系統的正常運行。

（三）電算化會計檔案的安全問題。隨著計算機及網絡的發展，信息易被竊取或泄露，非法增刪改等時有發生，而計算機黑客的入侵無疑是毀滅性的。同樣的，在電算化會計檔案管理上，也存在這些風險。由于電算化會計檔案受載體質量、存放環境、存儲信息和有效期等條件的影響，所以安全性要求較高，它必須借助一定的環境（特定的計算機硬件和軟件系統）才可以使用。而隨著電算化時間的延伸，其軟件的版本很多，這樣就對管理要求越來越高。

四、管理措施

（一）制度的完善。會計電算化檔案管理是重要的基礎工作，對于電算化跨機檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應的管理方面的制度。1.建立電算化會計檔案管理制度。對初期開發會計電算化系統，以及在使用時的全套文檔資料和軟件程序都要進行管理。在打印紙質的會計檔案前，其形成的副本一定要保存好。另外，會計記賬的憑證、總分類賬以及現金、銀行存款記賬都要打印出來，還要以稅務審計部門的要求打印賬簿及報表，形成書面材料進行保管。2.建立電算化會計檔案歸檔制度。要歸檔，就得先確定歸檔的內容和范圍。一般的包括各種憑證、賬簿、報表、預算、財務計劃、經濟合同、源程序文件、操作規程、使用手冊、電算化會計科目及代碼表、會計報表的格式、會計計算公式及其他相關的資料等。還有會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序等。其次，在形成會計數據未打印成書面形式之前，要妥善保管并保留好副本，要按照要求及時打印相關的賬簿和各種報表。3.建立嚴格的借用手續。本單位有想要查閱本單位的會計檔案的人，必須經財務部門負責人批準才能查閱與自己相關的會計檔案，否則無權查閱。對于外單位人員想前來查閱的，首先要出示其單位的介紹信，而且還要得到本單位主管領導和財務部門負責人的批準才可以借閱，否則不予查閱。4.電算化會計檔案保管制度的建立。與手工檔案的保管方式一樣，電算化跨機檔案，也應按規定和流程進行立卷歸檔。按照國家檔案保管的要求和規定進行保管。并按分類和順序對數據光盤等建立電算化會計檔案保管制度。一般一年或兩年就應該對磁性介質檔案進行一次復制。實行會計電算化后，對檔案的管理也應不同。各單位要根據自身情況，制定符合本單位的電算化檔案管理的辦法，并形成有效的制約機制。

（二）提高會計檔案管理人員的素質。從事會計電算化工作的人員，不僅要求掌握會計專業知識，還要熟悉計算機操作的相關知識，以及網絡的運行與維護知識。所以，提高其各方面的素質十分必要。各單位的財務主管部門要定期對下屬分單位的電算化會計工作進行考核，根據考核情況，對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，進行分類培訓。尤其是提高會計人員的計算機操作能力方面的培訓，同時還需要開發維護正常使用的電算化會計軟件，以及網絡的安全運行的電算化會計軟件。只有這兩者完美配合，才能高效地保證會計電算化的正常運行。

（三）安全管理方面。配備專業計算機管理人員，建立防火墻，定期對系統進行安全性檢測，排除隱患，保障計算機硬件與軟件系統的安全運行。對電算化會計檔案易被修改且不留痕這一特點，對所有數據進行雙備份。在管理時應注意，要進行用戶識別及加密操作登記，并對備份好的數據注明形成的時間和操作員的姓名，并貼上寫保護封條存放在不同的地方。檔案應保存在具有保存要求的環境中;對磁介質檔案，還應定期進行檢查和復制，防止因消磁、損壞、丟失而造成無法挽救的損失。

五、對電算化會計檔案的利用

會計檔案是會計信息在系統的產物在時間維度上的積累，從企業角度看，它呈現了企業經營發展的歷史，為企業管理提供財務預測、決策的分析數據，而它的可利用價值卻往往被忽視。目前，會計檔案信息資源開發利用的相關規定不完善，深層次的開發電算化檔案信息資源沒有強有力的經濟支撐，只停留在檔案利用的本身上。隨著會計電算化的普及與深入，會計檔案在利用上有了一定便利與基礎。做好電算化會計檔案的利用，首先：1.做好數據收集和整理，及時采集動態數據。2.加強財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。3.促進財務檔案管理輔助決策系統的建設，做好定量分析與定性分析相結合。

隨著計算機軟件系統的不斷開發，會出現所調閱的會計檔案版本號與當前使用的會計檔案電算化系統的配套性問題，得根據情況做適當的調節和適配配套。做好電算化會計檔案信息資源的開發和利用，對企業經濟建設的發展有著極大的促進作用。能否做好會計檔案管理關系著企業檔案管理今后的發展，電算化會計檔案管理對于整個會計檔案管理來說在一定程度上凸顯其特色個性，它不僅代表著會計工作向著規范化以及現代化方向發展，還為企業會計檔案管理工作提供更多的保障。

【參考文獻】

[1]葉曉靜.電算化會計檔案開發利用問題研究[J].辦公室業務，2014（6）：61-65.

[2]程韜.電算化會計檔案利用淺析[J].黑龍江檔案，2009（4）：8-9.

[3]馬鴻燕.電算化會計檔案的管理與利用[J].山西財稅，2012（10）：43-44.

[4]李琦.電算化會計檔案開發利用工作探析[J].黑龍江檔案，2009（3）：78.

[5]王琪.電算化會計檔案開發利用工作芻議[J].黑龍江檔案，2011（4）：74.