新時期基建檔案整理與歸檔問題研究

劉丹

【摘要】基建檔案是指基本建設工程的規劃、設計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案。本文對新時期的基建檔案整理與歸檔的范圍進行描述，對在檔案整理和歸檔過程中遇到的難題和存在的問題做了研究探討，在此基礎上，對于如何解決檔案管理的問題提出了幾點策略。

【關鍵詞】基建檔案;整理;歸檔

新時期，基建檔案作為重要的信息資源，其整理與歸檔工作占據重要位置。但當前在基建檔案的整理與歸檔中存在的問題，制約著檔案管理工作的有效開展，本文針對具體的問題進行了探討，為找尋更好的基建檔案整理和歸檔方案作出一點貢獻。

一、基建檔案整理和歸檔的范圍

（一）基建檔案整理的范圍。基建檔案有基建項目類和房屋產權類，因此，基建檔案整理的范圍和內容應該是工程建設中存在的問題和相關的文件。例如，建設工程涉及的圖紙和視頻文件、工程審批和驗收等，將這些按照一定規范進行整理，以供后來者查閱參考。但在實際管理工作中，常常因為基建檔案整理混亂，資料內容不足等問題給相關人員帶來一些后續的辨識難的問題。

（二）基建檔案歸檔的范圍。每個單項基建工程可分為五個階段。前期準備階段的文件有項目建議書、上級下達的基建計劃等。設計階段的文件包括工程勘察、設計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。施工階段有施工組織設計、施工圖、檢驗記錄等文件。竣工驗收階段由竣工報告、竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結等文件組成。使用維護階段包含的文件。基建檔案涉及文件資料多，歸檔范圍廣，對開展基建檔案管理工作增加了難度。

二、基建檔案整理和歸檔存在的問題

（一）基建檔案的整理問題。1.基建檔案材料不完善。一項基建工程產生成千上萬的圖紙和紙質文件，因為紙張的易損壞性，在搬運、整理、存儲的過程中會有不可避免的缺少、損壞。另外，對于基建檔案的管理制度沒有進行統一，存放混亂也會增加材料丟失的可能性。2.檔案管理缺乏一致性。基建項目數量多、規模大，項目涉及的相關部門廣。同時，一個基建工程有五個階段，需要設計單位、施工單位、建設單位、監理單位等的協調運作，加大了檔案整理的難度。檔案管理沒有一個統一的標準，部門之間對項目的移交和對檔案的整理方面不一致，進而導致檔案的不規范性，給檔案的歸檔工作帶來困難。3.圖紙檔案的錄入困難。圖紙的繪制軟件種類較多，例如AutoCAD、UR、PRO/E、3Ds MAX、Solidworks，因為保存格式的不同，因此在進行圖紙錄入時可能會增加時間成本，而且，大部分基建檔案整理者是文職，圖紙檔案錄入的相關人才較少，對于繪制的圖紙錄入問題沒有解決能力。

（二）基建工程檔案歸檔過程存在的問題。1.基建工程的系統性與復雜性加大檔案的管理難度。基建工程的建設周期長、流程復雜、環節眾多，加上基建檔案管理本身不會帶來任何的經濟效益，但人力物力的投入成本卻很高，管理者對此的重視程度不夠，導致檔案管理人員對此消極怠工。基建檔案的收集工作與工程建設不同步，檔案歸檔時間跨度大，制約了檔案管理工作的長遠發展。2.檔案管理人員素質水平不高及管理意識薄弱。全員對基建檔案的歸檔管理缺乏一個充分統一的認識，換言之，對檔案的管理重視程度不足，管理工作者缺乏對檔案管理工作價值的深刻認知。基建檔案管理人員的知識儲備少，思想較為老舊，加上基建工程的工期長，各環節人員變動較大，使得基建檔案歸檔工作的開展較為緩慢。另外，檔案管理人員的職責劃分不明確，責任未落實到具體人員身上。基建檔案歸檔看似簡單，但對管理人員的能力、素質和知識水平要求較高，但目前的人員素質水平不高、態度消極、經驗不足等，使基建檔案歸檔工作的高效性和規范性無法實現，檔案管理的整體效果不佳。3.基建檔案管理缺乏完善的制度和統一的標準。基建檔案管理方面雖然有《檔案法》等相關法律法規，但在具體指導工作者進行基建檔案方面不夠詳細，統一高效的標準與流程尚未確立，而且基建工程檔案涉及部門眾多，沒有統一的歸檔標準將無法將各部門有效連接，為檔案管理的整體工作開展增添難度。

三、基建檔案整理與歸檔的解決策略

（一）基建檔案管理的優化策略。1.查漏補缺檔案材料。基建檔案的整理收集工作要做好，避免出現材料缺少丟失的情況發生。基建工程雖牽涉較多部門，但每一次的資料收集應與相關部門及時進行溝通協商，對資料的交接一定要與部門詳細確認，特別是專業資料和圖紙，確保收集整理的材料是齊全的。為避免材料的保存問題和方便日后的查閱，應將紙質資料分門別類用電腦錄入。2.積極建立健全基建工程檔案管理制度。健全完善的基建檔案管理機制是指導基建檔案整理與歸檔工作的關鍵，應結合基建工程建設的特殊性和基建工程檔案的管理要求，在各部門建立一個穩定的檔案管理機制，并在施工開展之前對檔案管理機制與具體的施工細則加以統一。強化工程管理人員與檔案管理者的溝通，完善基建工程項目檔案管理工作的規章制度，并將規章制度都與基建項目檔案管理要求匹配，符合部門的實際情況。另外，進一步細化基建檔案資料的保管、利用與整理、收集工作，落實到每個工作人員身上，確保資源的安全保管、及時歸檔與規范整理。3.基建檔案的排序和目錄。基建檔案內容較多，在整理檔案時按照順序排列，不僅歸檔的時候便捷，對于日后的查閱也有所幫助。基建檔案的錄入需要一定的理論知識和實踐經驗，這樣將有效縮短整理和歸檔的時間，更好地開展檔案管理工作。圖紙和資料要做好電子目錄，方便審核和查閱。檔案資料卷內排序要立卷成冊，做好附錄工作。

（二）提升基建工程檔案歸檔質量的策略。1.增強基建檔案管理人員的管理意識。首先，基建檔案管理人員應積極轉變傳統的檔案管理意識，立足于科學，明確自己工作的現實價值和社會意義，進而形成認真負責的工作態度。其次，檔案管理人員之間應加強學習交流，取長補短，共同進步。還有，要加強與施工、設計部門的交流于協調，提升相互之間的默契度。最后，做好基建工程檔案的管理宣傳工作，在全員中普及基建檔案整理與歸檔的重要性，為基建工程檔案管理水平的全面提升創造條件。2.全面落實基建檔案管理人員培訓與教育工作。基建檔案管理的效率高低關鍵在于管理人員的能力水平，因此，提升基建檔案管理人員的能力和素質的非常重要的。具體做法：首先，定期開展檔案管理專業培訓，樹立管理人員先進科學的檔案管理思想，通過講解高效科學的管理手段和方法，使檔案管理工作者對檔案管理形成全新的認識。其次，加強對管理人員的職業道德培訓，使他們具有崇高的愛崗敬業精神，以全新的姿態和面貌投入到基建檔案管理工作中。3.加快基建工程檔案信息化建設進程。信息技術的發展速度讓人瞠目結舌，基建檔案整理與歸檔工作也可以以先進信息技術為依托，實現檔案錄入的準確和快速。積極構建檔案信息管理平臺，全面提升工程檔案管理效果。在此基礎上，重視對檔案信息化基礎設施的資金投入，切實提高基建工程檔案的開發和利用效率。

四、結語

基建檔案整理與歸檔工作應立足于實際，提高基建工程檔案的管理工作質量。在新時期的，改變原有的檔案管理模式，借助信息技術，加強管理人員的素質和能力培養，形成科學高效的檔案管理機制，提升檔案整理與歸檔的質量，為基建工程實現穩定長遠發展提供堅實的保障。

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